19/2009. (VI. 25.) Képviselő-testületi rendelet

Tárgy: A polgármesteri hivatal szervezeti és működési szabályzatáról

Göd Város Önkormányzatának 19/2009.(VI. 25.) ök. rendelete

Göd Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának

Szervezeti és Működési Szabályzatáról

Tartalom

I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. A hivatal jogállása, megnevezése

2. A hivatal irányítása, vezetése

3. A hivatal által ellátott tevékenységek

4. A hivatal jelzőszámai

II. A HIVATAL SZERVEZETE ÉS MŰKÖDÉSÉNEK RENDSZERE

A hivatal szervezeti tagozódása

1. Osztályok

2. Közvetlen jegyzői irányítás, vagy felügyelet alatt álló szervezeti egységek

3. Közvetlen polgármesteri irányítás alatt álló szervezeti egységek

4. A hivatal működése, munkakörök

5. Munkaidő, ügyfélfogadás

6. A képviselet rendje

7. Hivatali eljárások szabályozása és az ügyintézési határidők megállapításának rendje

8. Az önkormányzati testületek feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek előkészítésével összefüggő hivatali feladatok

9. A kisebbségi önkormányzat működésével összefüggő hivatali feladatok

III. A HIVATAL GAZDÁLKODÁSÁVAL KAPCSOLATOS ELŐÍRÁSOK

1. A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírások, feltételek

2. A gazdálkodás folyamatában gyakorolt hatáskörök, kötelezettségek és jogok

3. Elemi beszámoló felülvizsgálatának rendje

4. Időközi költségvetési jelentés és mérlegjelentés

5. Pénzügyi Osztály

IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

1. sz. melléklet: A belső szervezeti egységek által ellátott feladatokat meghatározó jogszabályok

2. sz. melléklet: Göd Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Költségvetési Ellenőrzési Szabályzata

Göd Város Képviselő-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 9. § (2) bekezdésében, 35. § (2) bekezdés a), c) pontjaiban foglalt felhatalmazás, továbbá az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 13/A.§-ban meghatározottak figyelembe vételével a 2009. május 28-án kelt, a 120/2009. (V.28.)sz. ök. határozattal jóváhagyott alapító okiratban foglaltak részletezésére Göd Város Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban: hivatal) Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban: SZMSZ) az alábbiak szerint hagyja jóvá:

I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. A hivatal jogállása, megnevezése

(1) A Hivatal Göd Város Önkormányzat Képviselő-testületének 10/1990. (X.29.) sz. Ök. határozatával alapított, önállóan működő és gazdálkodó, teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerve, jogi személy.

(2) A Hivatal egységes szerv, amely a helyi önkormányzatokról szóló törvény alapján ellátja az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével, végrehajtásával és a kisebbségi önkormányzatokkal kapcsolatos, a mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezések lapján a feladat és hatáskörébe utalt feladatokat.

Hatályos alapító okiratának száma, kelte: 120/2009. (V.28.) sz. határozat

(3) A hivatal megnevezése: Göd Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala

(4) A hivatal nemzetközi kapcsolataiban az alábbi megnevezéseket használja:

- angolul: Mayor’s Office of Göd

- németül: Bürgermeisteramt der Stadt Göd

- franciául: La Mairie de Göd

(5) A hivatal rövidített megnevezése: Polgármesteri Hivatal.

(6) A hivatal működési területe: Göd város közigazgatási területe.

A kiemelt építésügyi hatósági feladatok tekintetében az illetékességi terület a 343/2006. (XII.23.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint, a Városi Gyámhivatal a feladatkörébe tartozó gyámhatósági feladatok a 331/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet mellékletében meghatározottak szerint, az Okmányiroda működési területe a 256/2000. (XII. 26.) Korm. rendelet mellékletében meghatározottak szerint: Göd város közigazgatási területe.

(7) A hivatal székhelye: 2131 Göd, Pesti u. 81.

(8) A hivatal telephelye: Okmányiroda, 2131 Göd, Pesti u. 60/A.

(9) Internetes elérhetősége, honlapja: www.god.hu

2. A hivatal irányítása, vezetése

(1) A polgármester a képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a hivatalt.

(2) A polgármester munkáját az alpolgármesterek segítik, feladataikat a polgármester által meghatározottak szerint látják el. A polgármestert az általános helyettesítéssel megbízott alpolgármester helyettesíti, az ő tartós akadályoztatása esetén a polgármester által, végső esetben a képviselő-testület által kijelölt alpolgármester helyettesíti.

(3) A hivatalt a jegyző vezeti, gondoskodik a hivatal munkájának megszervezéséről. A jegyzőt a képviselő-testület – pályázat alapján - a jogszabályban meghatározott képesítési követelményeknek megfelelően nevezi ki határozatlan időre. A jegyző tekintetében az egyéb munkáltatói jogokat a polgármester gyakorolja.

(4) A jegyzőt távollétében az aljegyző helyettesíti, egyben ellátja a jegyző által meghatározott feladatokat, valamint a birtokvédelmi ügyekben teljes körűen eljár. Az aljegyző az osztályvezető útján ellátja a közterület-felügyelet közvetett irányítását. A jegyző és aljegyző egyidejű tartós távolléte esetén a jegyzőt az Okmányiroda osztályvezetője helyettesíti.

(5) Az osztályvezetők a polgármesterrel, az alpolgármesterekkel, a jegyzővel és az aljegyzővel együtt a hivatal szakvezetői karának tagjai. Az osztályvezetők a képviselőkkel és a bizottságokkal szoros együttműködésben az önkormányzat egészének érdekeivel összhangban koordinálják a hozzájuk rendelt feladatok ellátását. Gondoskodnak arról, hogy az osztály munkájának ellátásához a megfelelő feltételek rendelkezésre álljanak. Folyamatosan ellenőrzik, elemzik és értékelik a munkatársak által végzett munkát, javaslatot tesznek, illetve önállóan gondoskodnak az erőforrások ésszerű felhasználásáról. Az osztályvezetők gondoskodnak az osztály hatáskörébe tartozó jogszabályok naprakész ismeretéről úgy maguk, mint munkatársaik vonatkozásában. Rendszeres vezetői értekezleten folyamatos kapcsolatot tartanak a polgármesterrel és a jegyzővel. Az osztályvezetők felelnek az általuk irányított belső szervezeti egység működéséért, az ott dolgozók munkájáért. Az osztályvezetők szükség szerint részt vesznek az osztály munkájával összefüggő önkormányzati szakbizottság ülésén. Az osztályvezetők tanácskozási joggal részt vesznek az önkormányzat testületi ülésein. A testületi ülésen való részvétel alól rendkívül indokolt esetben a jegyző adhat felmentést. Feladatkörükbe tartozó jogszabályok változásairól tájékoztatják az érintett bizottságok elnökét.

3. A hivatal által ellátott tevékenységek

A hivatal alaptevékenysége

(1) A hivatal az alapító okiratban, valamint jelen szabályzatban meghatározott, társadalmi közös szükségletek kielégítését szolgáló, jogszabályokon alapuló állami feladatokat alaptevékenységként, nem haszonszerzés céljából, feladatvégzési és ellátási kötelezettséggel végzi, az alapító általános felügyelete mellett.

(2) Alaptevékenysége szakágazati besorolása:

841105 Helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége

Alaptevékenysége szakfeladat szerinti bontásban 2009. december 31-ig:

631211 Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása

751142 Területi körzeti igazgatási szervek tevékenysége

751153 Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége

751164 Települési és területi helyi kisebbségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége

751175 Országgyűlési képviselőválasztással kapcsolatos feladatok végrehajtása

751186 Önkormányzati képviselőválasztással kapcsolatos feladatok végrehajtása

751670 Polgári védelmi tevékenység

751999 Finanszírozási műveletek elszámolása

751922 Önkormányzatok elszámolásai

901116 Szennyvízelvezetés- és kezelés

902113 Települési hulladékok kezelése, köztisztasági tevékenység

751878 Közvilágítási feladatok

853311 Rendszeres szoc. pénzbeni ellátás

853322 Rendszeres gyerm.v. pénzbeni ellátás

853333 Munkanélküliek ellátása

853344 Eseti pénzb.szoc.ell.

853355 Eseti gyerm.véd. pénzbeni ellátás

A hivatal kiegészítő és kisegítő tevékenységet nem folytat.

(3) A hivatal belső szervezeti egységei által ellátott feladatokat meghatározó jogszabályok megjelölését az SZMSZ 1. sz. melléklete tartalmazza. A hivatal feladatrendszerének teljes körű nyilvántartásáért, naprakészségéért a jegyző felelős.

(4) A hivatal vállalkozási tevékenységet nem végez.

(5) A feladatok ellátásának forrását Göd Város Képviselő-testületének hatályos jogszabályok keretei között összeállított mindenkori éves költségvetési rendelete tartalmazza.

4. A hivatal jelzőszámai

A Hivatal az alábbi jelzőszámokat használja:

(1) Fejezetszám: 13

(2) Számlaszámok:

Göd Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala számlavezető pénzintézetül a CIB Bank Nyrt-t választotta.

Fenti pénzintézetnél vezetett bankszámlák:

Elnevezése	Száma
Költségvetési elszámolási számla	10700323-42056506-51100005
Állami támogatás számla	10700323-42056506-52000001
Magánszemélyek kommunális adó számla	10700323-42056506-52500006
Termőföld bérbeadásából származó jöv. adó számla	10700323-42056506-53300005
Elkülönített célelszámolási számla	10700323-42056506-54700006
Egyéb bevételek beszedési számla	10700323-42056506-53400002
Bírság számla	10700323-42056506-529 00004
Késedelmi pótlék számla	10700323-42056506-53200008
Iparűzési adó számla	10700323-42056506-52800007
Gépjárműadó beszedési számla	10700323-42056506-53500009
Társadalmi összefogással megvalósuló közműfejlesztés	10700323-42056506-53700003
Letéti számla	10700323-42056506-52200005
Lakásépítési számla	10700323-42056506-54100004
Eljárási illeték számla	10700323-42056506-53600006
Idegen bevételek számla	10700323-42056506-53100001

A költségvetési év során pályázati feltételekhez kötődően újabb alszámla nyitható.

(3) Költségvetési intézményi törzsszám: 394-019

(4) Adóazonosító szám: 15394019-2-13

(5) Statisztikai számjel: 15394019-8411-321-13

A Hivatal az általa ellátott, illetve szerződésben meghatározott feladatainak számlázásához a szolgáltatások jegyzéke számait (SZJ) és a vámtarifaszámokat (VTSZ) használja.

II. A HIVATAL SZERVEZETE ÉS MŰKÖDÉSÉNEK RENDSZERE

A hivatal szervezeti tagozódása

(1) A hivatal a feladatok ellátásához szükséges munkamegosztás céljából az alábbi egységekből áll:

1. Osztályok

a./ Építéshatósági Osztály

b./ Pénzügyi Osztály

c./ Beruházási Osztály

d./ Hatósági Osztály

e./ Okmányiroda

f./ Titkársági- Jogi- Informatikai Osztály

g./ Adóosztály

2. Közvetlen jegyzői irányítás, vagy felügyelet alatt álló szervezeti egységek

a./ Aljegyző

b./ Gyámhivatal

c./ Ügyvéd (közigazgatási ügyek)

d./ Jogtanácsos

e./ Belső ellenőrzés

3. Közvetlen polgármesteri irányítás alatt álló szervezeti egységek

a./ Ügyvéd (polgári ügyek)

b./ Főépítész

(2) A hivatal a feladatait az (1) bekezdésben meghatározott szervezeti egységekben, az alábbi belső tagozódásban látja el.

1. Osztályok

a./ Építéshatósági Osztály

Az Építéshatósági Osztály szervezeti felépítése:

Szervezeti egység vezetője: osztályvezető

építéshatósági ügyintéző I.

építéshatósági ügyintéző II.

telephely-működési engedély ügyintéző

építéshatósági adminisztrátor

Az Építéshatósági Osztály feladatai:

- építéshatósági feladatok ellátása, építési engedélyezési eljárás, környezetvédelmi hatósági feladatok ellátása, vállalkozói engedélyek ügyintézése

- bontási-, építési-, használatbavételi-, fennmaradási-, ingatlan átminősítés, eltérő használat engedélyezési eljárás, művelési ág változás-, telekalakítás-, engedélyezési eljárás,

- a kommunális szennyvíz elhelyezésével kapcsolatos hatósági feladatok, ipari hulladékok elhelyezésével kapcsolatos hatósági feladatok.,

- játékautomatákkal kapcsolatos építéshatósági engedélyezés,

- építésrendészeti feladatok ellátása: - építkezések folyamatos ellenőrzése, engedély nélküli építkezések felderítése, bontások elrendelése, végrehajtása, bírságok kiszabása,

- építésfelügyeleti feladatok: - építkezések ellenőrzése, tervszerűség, beépített anyagok, munkafolyamatok szempontjából. Esetenként építési napló ellenőrzése.

- panaszügyek kivizsgálása, építéshatósági kérdésekben tájékoztatás, adatszolgáltatás.

- folyamatos kapcsolattartás a földhivatallal, a térinformatikai rendszer adatfeltöltése, a térképállomány aktualizálása.

- műemlékvédelem, természetvédelmi és üdülőterületek védelme, földügyi, mezőgazdasági tevékenység,- állattartással, valamint a polgárvédelemmel kapcsolatos feladatok.

- helyi környezetvédelmi rendelet megalkotásában való közreműködés, belvízvédelemmel kapcsolatos feladatok, környezetszennyezések felderítése, azzal kapcsolatos hatósági feladatok. Környezetvédelemmel kapcsolatos pályázatok figyelemmel kísérése, pályázati anyagok készítése,

- hatósági igazolások kiadása, helyszíneléseken való részvétel,

- előkészíti az iroda működésével összefüggő testületi határozati javaslatok és rendelet-tervezetek előterjesztését,

- vállalkozások ügyintézése.

b./ Pénzügyi Osztály

A Pénzügyi Osztály szervezeti felépítése:

Szervezeti egység vezetője: osztályvezető

Irodavezető

pénzügyi ügyintéző I-III.

pénzügyi ügyintéző /pénztáros/ I-II.

A Pénzügyi Osztály feladatai:

- döntésre előkészíti az önkormányzat éves költségvetését, annak önkormányzati rendeletét az önállóan gazdálkodó intézmény vezetőjének bevonásával,

- vezeti a költségvetés módosítását és figyelemmel kíséri annak végrehajtását,

- elkészíti a költségvetési beszámolókat, az adott költségvetési év teljesítésének zárszámadási rendeletét,

- részt vesz az egyéb pénzügyi gazdálkodási tervek kialakításában, elkészítésében,

- végzi az önkormányzatokra háruló, jogszabályokban meghatározott egyéb pénzügyi feladatokat,

- elkészíti a költségvetést illető pénzügyi-gazdasági jellegű előterjesztéseket. Részt vesz azok végrehajtásában,

- ellátja az éves költségvetési törvény által az önkormányzatra háruló feladatok teljes körű szervezését, koordinálását,

- figyelemmel kíséri a költségvetési bevételek előírását, gondoskodik a számlázásról és a behajtásról,

- figyelemmel kíséri a kötelezettségvállalásokat, gondoskodik a kiegyenlítések végrehajtásáról,

- analitikusan és szintetikusan könyveli a bevételeket és kiadásokat,

- működteti a házipénztárt,

- vezeti az ÁFÁ-val kapcsolatos nyilvántartásokat, adatokat szolgáltat az APEH felé,

- ellátja az elkülönített számlák vezetését (bank, letéti, közmű, hitel, lakásépítési alap),

- ellátja az intézmények finanszírozását,

- ellátja a bérgazdálkodási feladatokat, intézményi bérek számfejtését, szociális juttatások analitikus nyilvántartását, kifizetését,

- vezeti a Polgármesteri Hivatal könyv szerinti vagyon nyilvántartását,

- ellátja a jogszabályokban előírt adatszolgáltatást a MÁK felé (költségvetés, beszámolók, mérlegjelentések, bérjellegű kifizetések, állami támogatások igénylése, céltámogatások, központi költségvetéstől pályázatra kapott pénzeszközökkel történő elszámolás),

- közműfejlesztési hozzájárulások kiutalása,

- elvégzi az önkormányzati beruházások pénzügyi adminisztrációját,

- elkészíti a jogszabályban meghatározott statisztikát, jelentéseket,

- elkészíti az osztály tevékenységi köréhez kapcsolódó szakmai előterjesztéseket bizottsági, illetve testületi megtárgyalásra, döntésre,

- ellátja a Polgármesteri Hivatal többi belső szervezeti egységét szakmai és egyéb, az osztály feladatkörével összefüggő információkkal,

- folyamatosan kapcsolatot tart az önkormányzat Pénzügyi Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottságával, valamint szükség szerint az önkormányzat egyéb bizottságaival.

c./ Beruházási Osztály

A Beruházási Osztály szervezeti felépítése:

Szervezeti egység vezetője: osztályvezető

beruházási ügyintéző

beruházó – pályázatíró

beruházó mérnök

műszaki ügyintéző I.–II.

Beruházási Osztály feladatai:

- önkormányzati beruházások gazdasági előkészítése, gazdaságossági számítások elkészítése,

- fejlesztési programok, pályázatok előkészítése,

- ellátja a vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatokat (licitálási eljárás, ingatlanfelmérés), vezeti az ingatlanvagyon-kataszternyilvántartást,

- a település területén saját beruházásban történő közműépítések előkészítése, szerződéskötések lebonyolítása, egyeztetés a közreműködő felekkel, esetenként műszaki ellenőrzés,

- a település területén idegen és saját beruházásban létesülő közművekhez szakhatósági nyilatkozatok és engedélyek beszerzése, közútkezelői hozzájárulások elkészítése tervezési, kivitelezési munkálatokra ajánlatok bekérése, ajánlatok elbírálásának előkészítése, szakbizottsági, illetve testületi előterjesztések készítése,

- szakhatósági egyeztetések és engedélyek megszerzése,

- tervezési- kivitelezési szerződések előkészítése,

- kivitelezési időszakban tervezői, üzemeltetői egyeztetések megszervezése, kivitelezői munkák ütemezése,

- műszaki átadás- átvételi, üzembe helyezési eljárások lebonyolítása, használatbavételi engedély beszerzése,

- munkák szerződés szerinti teljesítésének ellenőrzése, mennyiségi és pénzügyi elszámolása.

d./ Hatósági Osztály

A Hatósági Osztály szervezeti felépítése:

Szervezeti egység vezetője: osztályvezető

Szociális feladatok

Ügyfélszolgálat

Iktatás

anyakönyvvezető

szociálpolitikai ügyintéző I-III.

ügyfélszolgálati ügyintéző

ügyfélszolgálati és szoc. pol. ügyintéző

állattartási-telephely engedélyezési ügyintéző

iktató-irattáros I.

iktató irattáros II.

A Hatósági Osztály általános feladatai:

- jegyzői gyámhatósági és gyermekvédelmi feladatok,

- családi jogállás rendezésével kapcsolatos feladatok, védelembe vétel,

- szociális segélyek iránti kérelmekkel kapcsolatos ügyintézés,

- önkormányzati lakás- és helyiséggazdálkodással kapcsolatos feladatok,

- anyakönyvvezetői feladatok,

- ügyfélszolgálati, tájékoztatási feladatok,

- polgármesteri hivatal ügyiratainak iktatása, irattározás.

Szociális feladatok:

- szociális segélyek döntésre előkészítése,

- lakásfenntartási támogatás előkészítése,

- átmeneti és rendszeres szociális segélyek döntés-előkészítése,

- a közgyógyellátási igazolvány kiadásának és az ápolási díj megállapításának döntés-előkészítésénél a hatósági helyszínelések elvégzése,

- társhatósági megkeresésre helyszínelések elvégzése,

- időskorúak és elmebetegek szociális otthonába való beutalásával kapcsolatos feladatok ellátása,

- egészségügyi gyermekotthonba való beutalással, társadalombiztosítási kártya érvényesítésével kapcsolatos feladatok ellátása,

- munkanélküliekkel kapcsolatos hatósági feladatok ellátása,

- temetési segély, köztemetés ügyeinek intézése,

- az iroda működésével összefüggő testületi határozati javaslatok és rendelet-tervezetek előterjesztése,

- anyakönyvvezetés, házasságkötéssel, polgári temetkezéssel kapcsolatos feladatok ellátása,

- állampolgársági ügyek intézése

- hagyatéki eljárás lefolytatása,

- gyámügyi ügyintézés, gyámsági, gondnoksági ügyek intézése,

- kiskorúak védelembe vételi eljárása,

- ideiglenes intézeti elhelyezés.

Ügyfélszolgálati feladatok:

- ellátja az általános ügyfélszolgálati jellegű tájékoztatást,

- nyomtatványokkal látja el az ügyfeleket, szükség szerint segítséget ad ezek kitöltéséhez,

- ügyfélfogadási időn kívül hivatalos iratokat vesz át,

- a jogszabályokban meghatározott egyszerű és gyorsan kiadható igazolásokat és hatósági bizonyítványokat kiadja és nyilvántartja,

- információs anyagokat értékesít, kezel és nyilvántart,

- a talált tárgyakat átveszi és nyilvántartja,

- ellátja a hivatal postázással összefüggő teendőit,

- rögzíti a gyepmesteri és inszeminátori feladatokkal összefüggő bejelentéseket és továbbítja a szakhatóságok felé,

- ellátja a telephely-engedélyezéssel kapcsolatos hatósági ügyeket,

- ellátja a helyi állattartással kapcsolatos ügyintézési feladatokat,

- kezeli a telefonközpontot.

Iktatási feladatok:

Polgármesteri Hivatal iratainak nyilvántartása, iktatókönyv vezetése, irattári anyagok kezelése.

e./ Okmányiroda

Az Okmányiroda szervezeti felépítése:

Szervezeti egység vezetője: osztályvezető

Közterület-felügyelet

Okmányiroda

közterület-felügyeletvezető

közterület-felügyelő I-III.

okmányügyintéző I. /irodavezető/

okmányügyintéző II. – IX.

iktató irattáros

ügyfélszolgálati ügyintéző

Az Okmányiroda jogállása, feladatai:

Az Okmányiroda szervezeti besorolását tekintve osztálynak minősülő szervezeti egység.

Az okmányiroda általános feladatai:

Az iroda feladatai körébe tartozik a jogszabályban előírt hatósági ügyintézés, a személyi és gépjármű okmányok kiállítása, kezelése, vállalkozói igazolványok kiadása, ügyfélszolgálati teendők elvégzése, hivatali információ, ügyfelek tájékoztatása.

Az Okmányiroda különös feladatai:

- népesség-nyilvántartás,

- lakcím igazolványok kiadása,

- anyakönyvi változások rögzítése,

- vállalkozói igazolványok kiadása,

- nyilvántartások gépi rögzítése,

- személyi igazolvány kiadása,

- útlevél ügyintézés,

- gépjármű okmányok kiállítása, kezelése, forgalmi engedély-, jogosítvány-, törzskönyvkészítés,

- az osztályvezető alkalmanként szakmai segítséget nyújt a birtokvédelmi feladatok megoldásában,

- az osztályvezető ellátja a szabálysértési eljárással kapcsolatos ügyintézést.

A Közterület-felügyelet különös jogállása, feladatai és hatáskörei:

A Közterület-felügyelet a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységeként, az Okmányiroda részeként működik. A közterület-felügyelő munkáját közvetlenül a csoportvezető irányítja, felügyeletet és közvetett irányítást a jegyző és az Okmányiroda osztályvezetője gyakorol. A felügyelő feladatait az önkormányzat illetékességi területén, közterületen látja el. A feladatkörében eljáró felügyelő hivatalos személy. A felügyelő a szolgálatot országosan egységes egyenruhában teljesíti. Szolgálata teljesítésekor egyenruhájára kitűzve viseli az országosan egységes, egyedi azonosító számmal ellátott felügyelői jelvényt, karjelzésként viseli a város jelképét.

A felügyelet feladata:

- a közterületek jogszerű használatának, a közterületen folytatott engedélyhez, illetve útkezelői hozzájáruláshoz kötött tevékenység szabályszerűségének ellenőrzése,

- a közterület rendjére és tisztaságára vonatkozó jogszabály által tiltott tevékenység megelőzése, megakadályozása, megszakítása, megszüntetése, illetve szankcionálása,

- a város közterületein folytatott - engedélyhez kötött - tevékenységek (közterület - foglalás, építés, útburkolatbontás, árusítás, fakivágás, égetés, stb.) szabályszerűségének vizsgálata, közterület foglalásra irányuló kérelmek engedélyezés előtti véleményezése,

- közreműködés a közterület, az épített és a természeti környezet védelmében,

- közreműködés a közrend, a közbiztonság védelmében,

- közreműködés az önkormányzati vagyon védelmében,

- közreműködés a köztisztaságra vonatkozó jogszabályok végrehajtásának ellenőrzésében,

- közreműködés állategészségügyi és eb-rendészeti feladatok ellátásában,

- közreműködés az építésrendészeti ellenőrzésekben,

- közreműködés vízügyi igazgatással kapcsolatos, jegyzői, polgármesteri hatáskörbe tartozó ellenőrzésekben.

A felügyelő intézkedési jogköre:

- felügyelő a jogszabályban meghatározott feladatainak ellátása érdekében rendszeres, illetőleg folyamatos hatósági ellenőrzést végez illetékességi területén,

- a felügyelő intézkedés előtt köteles felügyelői minőségét szóban közölni, magát szolgálati igazolvánnyal és egyedi azonosító számmal ellátott felügyelői jelvénnyel igazolni. A szolgálati igazolvány tartalmazza a felügyelő arcképét, nevét, a munkáltató szerv megnevezését és címét, továbbá a felügyelői jelvény sorszámát,

- a felügyelő az intézkedéssel érintett személyről, az intézkedés vagy az eljárás szempontjából lényeges környezetről és körülményről, tárgyról kép- és hangfelvételt készíthet, amely kizárólag az adott eljárásban, jogszabály előírásai szerint használható fel,

- ha a kép- és hangfelvételen rögzített cselekmény miatt nem indult eljárás, a kép- és hangfelvételt legkésőbb a felvétel készítésétől számított hat hónap elteltével meg kell semmisíteni,

- felügyelő köteles intézkedni vagy intézkedést kezdeményezni, ha a feladatkörébe tartozó jogszabálysértő tényt, tevékenységet, mulasztást észlel vagy olyan tényt, tevékenységet, mulasztást hoznak tudomására, amely a feladatkörébe tartozó ügyben beavatkozást tesz szükségessé,

- a felügyelő intézkedése nem okozhat olyan hátrányt, amely nyilvánvalóan nem áll arányban az intézkedés törvényes céljával,

- több lehetséges intézkedés közül azt kell választani, amely az intézkedéssel érintettre a legkevesebb korlátozással, sérüléssel vagy károkozással jár,

- a felügyelő köteles a hozzáfordulóknak a tőle elvárható segítséget, illetve felvilágosítást megadni.

f./ Titkársági- Jogi- Informatikai Osztály

Titkársági- Jogi- Informatikai Osztály szervezeti felépítése:

Szervezeti egység vezetője: osztályvezető

Titkársági Iroda

Jogi Iroda

Informatikai Iroda

jogi asszisztens

titkársági ügyintéző I.

szervezési ügyintéző

titkársági ügyintéző II.-III.

közművelődési ügyintéző

informatikai irodavezető

informatikai ügyintéző

A Titkársági- Jogi- Informatikai Osztály feladatai:

- a képviselő-testületi, bizottsági, polgármesteri, alpolgármesteri, jegyzői, aljegyzői feladatok ellátásával kapcsolatos szervezési és adminisztratív feladatok ellátása,

- ügyvédek, jogtanácsos munkájának adminisztratív támogatása,

- titkársági feladatok ellátása,

- az önkormányzat és a polgármesteri hivatal működésével kapcsolatos szervezési és igazgatási információk biztosítása,

- választási eljárásokkal kapcsolatos feladatok ellátása,

- az önkormányzat, a polgármesteri hivatal működésével kapcsolatos információk elektronikus továbbítása, nyilvánosságra hozatala, elektronikus információs rendszer működtetése,

- jegyzőkönyvvezetés (képviselő-testület, bizottságok, polgármester, alpolgármester, jegyzői, aljegyzői feladatok ellátása tekintetében),

- előterjesztések készítése, összegyűjtése a képviselő-testületi valamint bizottsági munkák tekintetében,

- meghívók, testületi, bizottsági anyagok összeállítása, képviselőkhöz juttatásának előkészítése, szervezése,

- jegyzőkönyvi kivonatok elkészítése, a hivatal szervezeti egységeinek való megküldése,

- személyügyi feladatok ellátása,

- a közoktatási törvényben meghatározott jegyzői hatósági feladatok ellátása,

- önkormányzati rendezvények szervezése.

Informatikai Iroda

Az Informatikai Iroda szervezeti felépítése:

informatikai irodavezető

informatikai ügyintéző

Informatikai Iroda feladatai:

- az önkormányzat és a polgármesteri hivatal működésével összefüggő közérdekű adatok elektronikus formában történő nyilvánosságra hozatala,

- önkormányzati honlap folyamatos frissítése,

- a bizottsági és testületi anyagok elektronikus úton történő továbbítása,

- elektronikus ügyintézési rendszer kialakításának elősegítése,

- a polgármesteri hivatal informatikai és számítástechnikai rendszerének, gépparkjának karban tartása, fejlesztése, szoftverek frissítése.

g./ Adóosztály

Az Adóosztály szervezeti felépítése:

Szervezeti egység vezetője: osztályvezető

irodavezető

adóügyi ügyintéző I- V.

Adóosztály feladatai:

- ellátja a törvényekben, jogszabályokban és a helyi önkormányzat által meghatározott adóügyi tevékenységet,

- biztosítja a központi jogszabályok által meghatározott adók nyilvántartását, kivetését, beszedését és behajtását valamint továbbítását az állami költségvetés felé,

Ellátja a központi és a helyi adók tekintetében azok:

- kivetését- beszedését

- esetleges behajtásának foganatosítását,

- nyilvántartását,

- kezelését,

- közbenső intézkedések megtételét,

- egyes méltányossági hatáskörök gyakorlását,

- az adóüggyel összefüggő pénzügyi jellegű feladatok végrehajtását,

- az adók könyvelését,

- fellebbezések, kifogások továbbítását az elbírálásra illetékes felé,

- adó- és értékbizonyítvány kiállítását,

- idegen helyről behajtásra átadott adók, adó jellegű tartozások nyilvántartását, behajtását és utalását,

- társhatóságokkal és egyéb szervekkel kapcsolatot tart, hatósági és társhatósági helyszíneléseket végez,

- elkészíti a jogszabályokban meghatározott statisztikákat, jelentéseket,

- elvégzi az Adóosztályhoz érkező iratok érkeztetését, iktatását, irattározását,

- elkészíti az osztály tevékenységi köréhez kapcsolódó szakmai előterjesztéseket bizottsági, illetve testületi megtárgyalásra, döntésre,

- ellátja a polgármesteri hivatal többi belső szervezeti egységét szakmai és egyéb az osztály feladatkörével összefüggő információkkal,

- folyamatosan kapcsolatot tart az önkormányzat Pénzügyi Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottságával, valamint szükség szerint az önkormányzat egyéb bizottságaival.

2. Közvetlen jegyzői irányítás, vagy felügyelet alatt álló szervezeti egységek

a./ Aljegyző

A Képviselő-testület a jegyző javaslatára – a jegyzőre vonatkozó szabályok szerint – aljegyzőt nevez ki határozatlan időre a jegyző helyettesítésére, a jegyző által meghatározott feladatok ellátására (Ötv. 36.§ (1) bek., Ktv. 8.§). Az aljegyző felelősséggel tartozik a jogszabályokban és helyi szabályzatokban meghatározott feladatok ellátásáért, valamint a hivatal más felelős tagjai által vezetett munkaterületek felügyeletéért.

b./ Gyámhivatal

A Gyámhivatal szervezeti felépítése:

Szervezeti egység vezetője: Gyámhivatal-vezető

gyámügyi ügyintéző

A Gyámhivatal, jogállását tekintve, a Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatal Szociális és Gyámhivatalának dekoncentrált szerve.

A Gyámhivatal feladatai:

- gyermekvédelmi gondoskodással,

- szülői felügyeleti joggal,

- kiskorúak családi jogállásával, kapcsolattartással,

- gyámsággal,

- örökbefogadással,

- vagyonkezeléssel,

- gondnoksággal kapcsolatos feladatok ellátása.

c./ Ügyvéd (közigazgatási ügyek)

Ellátja a megbízási szerződésben ráruházott feladatokat. Közreműködik a jegyző által hatáskörébe utalt szerződések elkészítésében. Tájékoztatást nyújt a polgármesteri hivatal munkatársainak ügyintézésével, valamint a képviselő-testület munkájával összefüggésben felmerülő jogi kérdésekben.

d./ Jogtanácsos

Ellátja a jegyző által hatáskörébe utalt közigazgatási jogi feladatokat, valamint a polgármesteri hivatal államigazgatási ügyeivel kapcsolatos bírósági szakaszban lévő peres és nem peres ügyeket.

e./ Belső ellenőrzés

A belső ellenőrzési feladatellátás szervezeti felépítése:

Szervezeti egység vezetője: Belső ellenőrzési vezető

belső ellenőr

A belső ellenőrzés feladatai:

- átfogó szabályszerűségi-, pénzügyi-, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági-, és informatikai-rendszer ellenőrzést végez az önkormányzat és intézményei tekintetében,

- kockázatelemzési eljárást követően elkészíti és évente aktualizálja a költségvetés szerv stratégiai ellenőrzési tervét,

- elkészíti a következő évre szóló operatív ellenőrzési tervét; továbbá azokat jóváhagyás céljából átadja a költségvetési szerv vezetőjének,

- összeállítja az éves ellenőrzési és éves összefoglaló jelentést,

- az ellenőrzési terven felüli, soron kívüli vizsgálatokat is végezhet,

- szakmai kapcsolatot tart a könyvvizsgálóval, a szakbizottsággal és a hivatal szervezeti egységeivel.

3. Közvetlen polgármesteri irányítás alatt álló szervezeti egységek

a./ Ügyvéd (polgári ügyek)

Ellátja a megbízási szerződésben ráruházott feladatokat, közreműködik az önkormányzat polgári peres és nem peres ügyeinek intézésében. Közreműködik a polgári jogi szerződések elkészítésében.

b./ Főépítész

Feladatát a Környezetvédelmi és Területfejlesztési Miniszter 9/1998. (IV.3.) KTM rendeletének 5.-6. §-ában rögzítettek határozzák meg, a működés egyéb feltételeit illetően a hivatkozott rendelet egyéb előírásai az irányadóak. Az önkormányzati főépítész tervezési jogosultsága az összeférhetetlenségi szabályok figyelembevételével egyéb szerződések tekintetében Göd város területére nem terjed ki.

4. A hivatal működése, munkakörök

(1) A köztisztviselők tekintetében a jegyző gyakorolja a munkáltatói jogokat. Kinevezéshez, vezetői megbízáshoz, felmentéshez, a vezetői megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz - a polgármester által meghatározott körben - a polgármester egyetértése szükséges.

(2) A polgármester az alpolgármesterek, a jegyző, aljegyző és az osztályvezetők részvételével havonta értekezletet tart, meghatározza a munkavégzés fő irányait.

(3) A polgármester és a jegyző a hivatal dolgozói részére szükség szerint, de legalább félévenként munkatársi értekezletet tartanak.

(4) Az osztályvezetők, az ügyintézők, illetőleg az ügyviteli dolgozók részére szükség szerint tartanak munkamegbeszélést.

(5) A jegyző rendszeres tájékoztatást ad a hivatal működéséről a polgármesternek.

(6) A hivatali szervezet alapegységei a munkakörök. A munkakörök ellátására vonatkozó előírásokat a munkaköri leírások tartalmazzák, melyek elkészítéséért, naprakészségéért és az abban meghatározott feladatok ellátásáért az osztályvezetők felelősek. A szervezeti egységek vezetőinek és az aljegyző munkaköri leírásának elkészítéséért és naprakészségéért a jegyző felelős. A munkaköri leírás tudomásul vételét a munkakört betöltő dolgozó aláírásával igazolja.

(7) Az aktuális feladatrendszer és a munkaköri leírások tartalmi összhangjának biztosításáról a jegyző gondoskodik.

5. Munkaidő, ügyfélfogadás

(1) A munkarend

A hivatal dolgozóinak munkarendje:

Hétfőn 8.00-tól 18.00 óráig

Keddtől Csütörtökig 7.30-tól 16.00 óráig

Pénteken 7.30-tól 12.00 óráig tart.

A hivatal vezetői (polgármester, alpolgármesterek, jegyző, aljegyző, osztályvezetők) rugalmas munkaidő-beosztásban látják el feladataikat. A munkaidő az ügyfélfogadás rendjéhez, a bizottsági és testületi ülésekhez igazodik. A törzsidőben valamennyi vezető köteles a munkahelyén tartózkodni, illetve feladatai ellátása érdekében a munkahelyi vezető engedélyével távozhat. A törzsidő megegyezik a hivatal ügyfélfogadási idejével.

(2) Az ügyfélfogadás rendje

a./ A hivatal ügyfélfogadási rendje:

Hétfőn 13.00-tól 18.00 óráig

Szerdán 8.00-tól 12.00 óráig, 13.00-tól 16.00 óráig

Pénteken 8.00-tól 12.00 óráig tart.

b./ Az Okmányiroda ügyfélfogadási rendje:

Hétfőn 8.00-tól 12.00 óráig, 13.00-tól 18.00 óráig

Szerdán 8.00-tól 12.00 óráig, 13.00-tól 16.00 óráig

Csütörtökön 8.00-tól 12.00 óráig, 13.00-tól 16.00 óráig

Pénteken 8.00-tól 12.00 óráig tart.

c./ A polgármester és a jegyző ügyfélfogadási rendje:

polgármester: minden hónap negyedik hétfőjén tart ügyfélfogadást 13.00-tól 18.00 óráig,

jegyző: minden hónap első hétfőjén,

alpolgármester (általános): minden hónap második hétfőjén,

aljegyző: minden hónap harmadik hétfőjén tart ügyfélfogadást.

A képviselőket soron kívül, munkaidőben bármikor, az önkormányzat intézményeinek vezetőit ügyfélfogadási időn kívül is - lehetőleg előre egyeztetett időpontban - fogadni kell.

6. A képviselet rendje

(1) A hivatal képviseletét a jegyző, akadályoztatása esetén az aljegyző látja el. Eseti képviselettel a hivatal dolgozóját is megbízhatják.

(2) A képviseleti jogot a feladat ellátása során viselt döntési, illetve végrehajtási felelősség körében

- a törvény, kormányrendelet és önkormányzati rendelet által telepített saját hatáskör,

- az átruházott hatáskör,

- a kiadmányozási jogkör

gyakorlója látja el a tevékenység gyakorlásával kapcsolatos feladatokban.

A kiadmányozás rendjét a munkaköri leírások szabályozzák.

(3) A belső szervezeti egység vezetője képviseleti joggal rendelkezik az általa irányított szervezet szakmai munkájával összefüggő munkakapcsolatokban, helyettesítését a munkaköri leírások szabályozzák.

(4) A hivatal perbeli képviseletét a jegyző vagy az általa megbízott személy – pl.: jogtanácsos, ügyvéd - látja el.

7. Hivatali eljárások szabályozása és az ügyintézési határidők megállapításának rendje

(1) A hivatali munkafolyamatok szabályozása, munkatechnológiák kidolgozása - az érintettek közreműködésével - a jegyző feladatköre.

(2) A munkafolyamatok szabályozásának szükségességét jogszabály vagy a jegyző írja elő. A jegyző évente egyszer értékeli a hivatal munkáját.

(3) Az önkormányzati hatósági ügyintézési folyamatok szabályozása keretében a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló mindenkor hatályos törvény előírásaihoz képest rövidebb ügyintézési határidőt önkormányzati rendelet állapíthat meg.

(4) Az ügyiratok kezelésének rendjét a hivatal Iratkezelési Szabályzata tartalmazza.

8. Az önkormányzati testületek feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek előkészítésével összefüggő hivatali feladatok

(1) A polgármester és a jegyző közösen határozzák meg azokat a hivatali feladatokat, amelyek az önkormányzat munkájának szervezéséhez, a képviselő-testület döntéseinek megfelelő előkészítéséhez, végrehajtásához szükségesek.

(2) A hivatal illetékes szervezeti egysége igény és szükség szerint köteles adatokat szolgáltatni, jelentést, tájékoztatót, előterjesztést stb. készíteni a képviselő-testületnek.

9. A kisebbségi önkormányzat működésével összefüggő hivatali feladatok

(1) A hivatal a jogszabályokban meghatározott módon és mértékben köteles segíteni a városban működő helyi kisebbségi önkormányzat munkáját.

(2) A kisebbségi önkormányzat működésének segítésével összefüggő feladatok koordinálását, szervezését, a kisebbségi önkormányzat szervezeti és működési szabályzatának, illetve határozatainak kihirdetésével kapcsolatos feladatokat a Titkársági- Jogi- Informatikai Osztály látja el.

(3) A hivatal osztályvezetőinek – a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben – kötelessége a kisebbségi önkormányzat munkáját segíteni, a kisebbségi önkormányzat elnökét, elnökhelyettesét, képviselőjét soron kívül fogadni és részükre a szükséges felvilágosítást, szakmai tájékoztatást, segítséget megadni.

(4) A hivatal érintett szervezeti egysége a kisebbségi önkormányzat működéséhez felkérésre tájékoztatót tart, adatot szolgáltat, megállapodás szerint ügyviteli közreműködést végez.

(5) A kisebbségi önkormányzat költségvetésével, gazdálkodásával, vagyonjuttatásával kapcsolatos feladatok előkészítését és végrehajtását a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztálya külön jogszabályban meghatározottak szerint látja el.

III. A HIVATAL GAZDÁLKODÁSÁVAL KAPCSOLATOS ELŐÍRÁSOK

1. A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos

különleges előírások, feltételek

A költségvetés tervezésével kapcsolatos különleges előírásokat, feltételeket a képviselő-testület által jóváhagyott költségvetési koncepció, a költségvetés végrehajtásával kapcsolatos különleges előírásokat, feltételeket az éves költségvetési rendelet tartalmazza.

2. A gazdálkodás folyamatában gyakorolt hatáskörök, kötelezettségek és jogok

Az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 217/1998. (XII. 30.) kormányrendeletben foglaltak alapján Göd Város Polgármesteri Hivatala költségvetésében szereplő kiadási és bevételi előirányzatok vonatkozásában a kötelezettségvállalás és ellenjegyzésének, továbbá a kiadás teljesítésével, a bevétel beszedésével összefüggő szakmai igazolás, érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés rendjét a hivatal Pénz- és Értékkezelési Szabályzata tartalmazza.

3. Elemi beszámoló felülvizsgálatának rendje

(1) Az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 217/1998. (XII. 30.) kormányrendelet 149. § (2) bekezdése a. és c. pontjai alapján az önkormányzat felügyelete alá tartozó intézmények részéről az évközi és éves beszámolók, valamint az egyéb adatszolgáltatások elkészítése és az önkormányzathoz történő beküldésének határideje az alábbiak szerint történik:

(2) Az önkormányzat és intézményei gazdálkodásáról féléves és éves költségvetési beszámolót kell készíteni, a Pénzügyminisztérium honlapján közzétett, központilag előírt nyomtatvány formában és tartalommal. A központilag előírt nyomtatványokon túl, a költségvetési beszámoló összeállításához szükséges, számszaki és szöveges beszámolók további mellékletét képező adatszolgáltatás űrlapjait a polgármesteri hivatal megküldi az intézmények részére.

(3) Féléves költségvetési beszámoló:

- a költségvetési év első félévéről június 30-ai fordulónappal féléves költségvetési beszámolót kell készíteni legkésőbb július 31-ig,

- a féléves költségvetési beszámoló a pénzforgalmi jelentést és a pénzforgalom egyeztetést tartalmazza.

Az I. félévi elemi beszámoló átvételének időpontja értekezlet keretében ütemezésre kerül a Magyar Államkincstár által meghatározott átvételi időpontok és az átvételhez szükséges számítógépes szoftver rendelkezésre bocsátása függvényében.

(4) Éves költségvetési beszámoló:

- A költségvetési évről december 31-i fordulónappal, legkésőbb a következő költségvetési év február 28-ig éves költségvetési beszámolót kell készíteni.

- Az éves költségvetési beszámoló részei:

- könyvviteli mérleg,

- pénzforgalmi jelentés,

- pénzmaradvány-kimutatás,

- eredmény kimutatás, kiegészítő melléklet,

- kiegészítő mellékletek

(5) Az éves elemi beszámoló átvétel időpontja értekezlet keretében ütemezésre kerül a Magyar Államkincstár által meghatározott átvételi időpontok és az átvételhez szükséges számítógépes szoftver rendelkezésre bocsátása függvényében.

(6) A féléves, éves beszámolót az intézmény igazgatója, a polgármesteri hivatal beszámolóját a polgármester és a jegyző, valamint a beszámoló elkészítéséért felelős személy, az intézmény beszámolóját a főkönyvelő, polgármesteri hivatal beszámolóját a pénzügyi osztályvezető, az összevont beszámolót a kötelező aláírókon felül az irattári példányon azt elkészítő is köteles aláírni.

(7) Az intézmények kötelesek az önkormányzat részére a féléves beszámolót a további adatszolgáltatás űrlapjaival együtt július 31-éig, az éves költségvetési beszámolót a tárgyévet követő év február 28-áig megküldeni. A polgármesteri hivatal a beszámoló benyújtásának időpontjának a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósághoz történő leadásának ütemezése ismeretében indokolt esetben későbbi időpontot is meghatározhat. A beszámoló átvételéről és ellenőrzéséről a pénzügyi osztályvezető gondoskodik.

(8) A beszámolókat az önkormányzatnak a határidő lejártát követő 8 munkanapon belül, de legkésőbb az átvételről szóló értesítésben foglalt időpontban kell benyújtani a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához.

(9) Az intézményi beszámolót a felügyeleti szerv az átvételkor, de legkésőbb a beszámoló Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához történő leadását megelőzően felülvizsgálja, a felülvizsgálat

- a feladatok szakmai teljesítésének értékelésére,

- a pénzügyi teljesítés és a feladat megvalósítás összhangjára,

- eredeti – módosított terv – és tényadatok eltérésére és

- a számszaki beszámoló belső, illetve a felügyeleti szerv által kért adatok összhangjára terjed ki.

(10) A zárszámadási rendelettervezet elkészítését megelőzően az intézményi számszaki beszámolók összeállításához szükséges, a beszámolók további mellékletét képező adatszolgáltatás űrlapjainak összhangját, a pénzmaradványok kimutatásának szabályszerűségét felül kell vizsgálni.

(11) Az éves beszámolóval egyidejűleg be kell beszámolni a FEUVE rendszer működtetéséről. A beszámolás és értékelés szempontjainak meghatározásáért a beszámolók átvételéért és feldolgozásáért a jegyző felelős.

(12) A polgármesteri hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatához a költségvetési ellenőrzéssel kapcsolatos szabályokat az SZMSZ 2. sz. mellékletében határozza meg.

A szabályozás az alábbiak szerint történik:

- az I. részben találhatóak a FEUVE szabályzathoz kapcsolódó, a FEUVE szabályzat részeként is kezelendő dokumentumok,

- a szabálytalanságok kezelésének szabályzata, valamint

- az ellenőrzési nyomvonalak,

- a II. részben kerülnek meghatározásra a belső ellenőrzési tevékenységgel kapcsolatban az SZMSZ szintű szabályozást igénylő területek, így

- a belső ellenőrzési kötelezettség, és

- a belső ellenőrzést végzők jogállása és feladatai.

4. Időközi költségvetési jelentés és mérlegjelentés

(1) Az önkormányzat költségvetési gazdálkodásának alakulásáról – intézményeket is magába foglaló – időközi költségvetési jelentést köteles összeállítani. Az időközi költségvetési jelentést az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) kormányrendeletben meghatározott módon kell összeállítani.

Az önkormányzati szinten összesített adatokat a tárgyév

- I-III. hónapjáról április 20. napjáig,

- I-IV hónapjáról július 20. napjáig,

- I-IX. hónapjáról október 20. napjáig,

- I-XII. hónapjáról tárgyévet követő január 20. napjáig, kell megküldeni a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához.

(2) Az önkormányzat intézményei 5 munkanappal a fenti időpontokat megelőzően kötelesek a költségvetési jelentésüket leadni.

(3) A polgármesteri hivatal költségvetési jelentésének elkészítéséért, költségvetési jelentések átvételéért és az ellenőrzésért a pénzügyi osztályvezető felelős.

(4) A polgármesteri hivatal eszközeinek és forrásainak alakulásáról negyedévenként, a főkönyvi kivonat állományi számláinak adataiból, illetve az azt alátámasztó nyilvántartásokból összeállított mérlegjelentést kell készítetni.

(5) Az intézmény évközi mérlegjelentését a tárgynegyedévet követő hónap 20. napjáig, a negyedik negyedévre vonatkozóan az éves beszámoló benyújtásának határidejével egyezően kell benyújtani.

(6) A Polgármesteri Hivatal a mérlegjelentéseket a tárgynegyedévet követő hónap 25. napjáig, a negyedik negyedévre vonatkozóan az éves beszámoló leadásának határidejével megegyezően juttatja el feldolgozásra a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához.

(7) A Polgármesteri Hivatal mérlegjelentésének elkészítéséért, a mérlegjelentések átvételéért, az ellenőrzésért és a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságához történő továbbításáért a pénzügyi osztályvezető felelős.

5. Pénzügyi Osztály

(1) Göd Város Polgármesteri Hivatala önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv. Vezetője a jegyző, általános pénzügyi-gazdasági feladatait a Pénzügyi Osztály, a működtetéssel, beruházással, a vagyon használatával kapcsolatos feladatokat a Beruházási Osztály, a munkaerő és bérgazdálkodással kapcsolatos feladatokat a személyügyi referens és a Pénzügyi Osztály látja el.

(2) A Pénzügyi Osztály pénzügyi-gazdasági feladatai az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet alapján a Göd Város Önkormányzatának Szervezeti és Működési Szabályzata, a Göd Város Polgármesteri Hivatalának Ügyrendje előírásait figyelembe véve az alábbiak:

- az éves költségvetés tervezése,
- az előirányzat felhasználás, módosítás,

- üzemeltetés, fenntartás, működtetés,

- önkormányzati beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatos feladatok,

- vagyongazdálkodással, vagyonüzemeltetéssel kapcsolatos feladatok,
- munkaerő- és bérgazdálkodással kapcsolatos feladatok,

- pénzkezelés,

- pénzellátás,
- könyvvezetés,

- beszámolási kötelezettség teljesítése,
- adatszolgáltatás,

- a helyi kisebbségi önkormányzat gazdálkodási feladatainak ellátása.

IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

(1) Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat 2009. július 1-jén lép hatályba.

(2) A Szervezeti és Működési Szabályzat mellékletei:

1. sz. melléklet: A belső szervezeti egységek által ellátott feladatokat meghatározó jogszabályok

2. sz. melléklet: Göd Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Költségvetési Ellenőrzési Szabályzata

Markó József Dr. Szinay József

polgármester jegyző

Kihirdetési záradék:

A rendeletet kihirdettem: 2009.év június 25. napján

Jegyző

1. sz. melléklet

A belső szervezeti egységek által ellátott feladatokat

meghatározó jogszabályok

1949. évi XX. tv. a Magyar Köztársaság Alkotmánya
1952. évi IV. tv. a házasságról, a családról és a gyámságról
1957. évi IV. tv. az államigazgatási eljárás általános szabályairól
1959. évi IV. tv. a Polgári Törvénykönyvről
1988. évi I. tv. a közúti közlekedésről
1989. évi XXXIV. tv. az országgyűlési képviselők választásáról
1990. évi LXIV. tv. a helyi önkormányzati képviselők és polgármesterek választásáról
1990. évi LXV. tv. a helyi önkormányzatokról
1990. évi C. tv. a helyi adókról
1991. évi XX. tv. a helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségű szervek feladat- és hatásköreiről
1992. évi XXII. tv. a Munka Törvénykönyvéről
1992. évi XXIII. tv. a köztisztviselők jogállásáról
1992. évi XXXVIII. tv. az államháztartásról
1992. évi LXIII. tv. a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról
1993. évi III. tv. a szociális igazgatásról és a szociális ellátásokról
1993. évi LXXVII. tv. a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól
1993. évi LXXVIII. tv. a lakások és helyiségek bérletére, valamint az elidegenítésükre vonatkozó egyes szabályokról
1993. évi LXXIX. tv. a közoktatásról
1993. évi XCIII. tv. a munkavédelemről
1994. évi LIII. tv. a bírósági végrehajtásról
1995. évi LIII. tv. a környezet védelmének általános szabályairól
1995. évi LXVI. tv. a közokiratokról, a közlevéltárakról és magánlevéltári anyag védelméről
1995. évi CXVII. tv. a személyi jövedelemadóról
1996. évi XXI. tv. a területfejlesztésről és a területrendezésről
1996. évi XXXI. tv. a tűz elleni védekezésről, a műszaki mentésről és a tűzoltóságról
1996. évi XXXVII. tv. a polgári védelemről
1997. évi XXXI tv. a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról
1997. évi LXXVIII. tv. az épített környezet alakításáról és védelméről
1997. évi C. tv. a választási eljárásról
1997. évi CXL. tv. a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről
1997. évi CXXXV. tv. a helyi önkormányzatok társulásairól és együttműködéséről (a továbbiakban: Társulási törvény).
1999. évi LXIX. tv. a szabálysértésekről
2000. évi XCLV. tv. a sportról
2000. évi C. tv. a számvitelről
2003. évi XCII. tv. az adózás rendjéről
2003. évi CXXIX tv. a közbeszerzésekről
2004. évi CXL tv. a közigazgatási hatósági eljárások és szolgáltatások általános szabályairól
2005. évi XC. tv. az elektronikus információszabadságról
2005. évi CLXIV. tv. a kereskedelemről
2006. évi IV. tv. a gazdasági társaságokról
2006. évi XLIX. tv. a lobbi-tevékenységről
2006. évi LII. tv. a polgárőrségről
2007. évi CXXVII. tv. az általános forgalmi adóról
29/1993. (II. 17.) Korm. rendelet a személyes gondoskodást nyújtó szociális ellátások térítési díjáról
20/1995. (III.03.) Korm. rendelet a kisebbségi önkormányzatok költségvetésének, gazdálkodásának, vagyonjuttatásának egyes kérdéseiről
4/1997. (I.22.) Korm. rendelet az üzletek működéséről és a belkereskedelmi tevékenység folytatásának feltételeiről
149/1997. (IX.10.) Korm. rendelet a gyámhatóságokról, valamint a gyermekvédelmi és gyámügyi eljárásról
217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről
218/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az egyes szabálysértésekről
249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól
133/2007. (VI.13.) Korm. rendelet az üzletek működésének rendjéről, valamint az egyes üzlet nélkül folytatható kereskedelmi tevékenységek végzésének feltételeiről
38/1998. (IX.04.) BM rendelet a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról, a Magyar Köztársaság tárgyévi költségvetéséről szóló törvények, önkormányzati rendeletek, továbbá a Magyar Köztársaság Európai Unióban való tagságából adódóan egyes, közvetlenül hatályos elsődleges és másodlagos közösségi jogforrások.

2. sz. melléklet

Göd Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának

Költségvetési Ellenőrzési Szabályzata

(mellékletben)

3. sz. melléklet ^(*1)

Szabályzat A Szabálytalanságok Kezelésének Eljárásrendjéről

Bevezető rész

Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet 161. § alapján a költségvetési szerv vezetője köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely a Szervezeti és Működési Szabályzat mellékletét képezi.

A szervnél előforduló szabálytalanságok kezelésére – figyelembe véve a PM által a szabálytalanságok kezeléséhez kiadott útmutatóját – az itt meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni.

A Szabályzat célja

A szabályzat célja, hogy elősegítse a szabálytalanságok kezelését, ezáltal

- a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének megelőzését, megakadályozását,

- a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálását,

- a felelősség megállapítását.

A Szabályzat hatálya

Ezen szabályzat a kiadás napján lép hatályba és vonatkozik a Polgármesteri Hivatal valamennyi szervezeti egységének teljes személyi állományára.

1. Értelmező rendelkezések

1.1. E szabályzat alkalmazásában

(a) szabálytalanság: valamely létező szabálytól való olyan eltérő cselekmény, mulasztás, hiányosság az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, mely büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására ad okot;

A szabálytalanság valamely létező szabálytól:

- központi jogszabályi rendelkezéstől,

- helyi rendelettől,

- egyéb belső szabályzattól, utasítástól való eltérést, ott megfogalmazott elvárás be nem tartását jelenti.

A szabályok be nem tartása adódhat

- nem megfelelő cselekményből,

- mulasztásból,

- hiányosságból.

(b) csekély kockázattal járó szabálytalanság: valamely létező szabálytól való olyan eltérő cselekmény, mulasztás, hiányosság az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, mely büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására nem ad okot;

1.2. A szabálytalanságok típusai

A szabálytalanságoknak alapvetően két típusát kell megkülönböztetni:

- a szándékosan okozott szabálytalanságokat, valamint

- a nem szándékosan okozott szabálytalanságokat.

A szándékosan okozott szabálytalanságok közé az alábbiakat kell sorolni:

- félrevezetés,

- csalás,

- sikkasztás,

- megvesztegetés,

- szándékosan eszközölt szabálytalan kifizetés.

A nem szándékosan okozott szabálytalanságok közé kell sorolni a következőket:

- figyelmetlenségből elkövetetett szabálytalanság,

- nem megfelelő módon és tartalommal vezetett nyilvántartásokból származó szabálytalanság,

- hanyag munkavégzésből, magatartásból származó szabálytalanság,

- határidő elmulasztása miatti szabálytalanság.

2. A szabálytalanságok megelőzése

2.1. A szabálytalanságok megelőzése érdekében működtetett FEUVE rendszer

A szabálytalanságok megelőzése érdekében a költségvetési szerv vezetője az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet 155. § (1) bekezdése alapján a költségvetési szerv működésének folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a szervezet belső kontrollrendszerét, ezen belül folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzéseket (FEUVE) működtetni.

Ennek során kiemelt figyelmet kell fordítania a következőkre:

- a szervezet megfelelően szabályozott legyen, s a szabályzatok folyamatosan felülvizsgálatra kerüljenek,

- a szerv a szabályzatok szerint működjön, a működés e tekintetben is folyamatosan ellenőrzött legyen,

- a szabálytalanság esetén történjen intézkedés a szabálytalanság

- megszüntetésére,

- a szabálytalanság helyesbítésére, korrigálására.

2.2. A szabályozottság biztosítása

A szabályozottság biztosítása a szerv vezetőjének feladata. A szerv vezetőjének kell gondoskodnia – belső utasítási rendszerének megfelelően – arról, hogy a szerv valamennyi kötelező, illetve a működést egyébként segítő belső szabályozással rendelkezzen.

A szabályozottság biztosítása nemcsak a szabályzatok rendelkezésre állását jelenti, hanem azt is, hogy a szabályok mindig naprakészek, a jogszabályokhoz, illetve a belső szervezeti elvárásokhoz igazodóak legyenek, tartalmukban segítséget nyújtsanak a szerv feladatainak ellátásához, végső soron a szerv célkitűzés rendszerének eléréséhez, megvalósításához.

A költségvetési szerv működése tekintetében a legfontosabb szabályzatok, utasítások jegyzékét a FEUVE részét képező szabályzati album tartalmazza, melyben a vonatkozó jogszabályi hivatkozások, valamint a szabályzatok aktualizálásáért felelős személyek is meg vannak jelölve.

3. A szabálytalanságok kezelési rendje

3.1. A szabálytalanságok kezelésének fogalma

A szabálytalanságok kezelése: az eljárásrend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, az intézkedések hatásának nyomon követése, a nyilvántartási tevékenység, mely közvetlenül a szerv vezetőjének a feladata.

3.2. Felelősségi szabályok

A szabálytalanságok kezelése feladatainak ellátásába a szerv vezetője – az 1. számú mellékletében meghatározott rendben – más személyeket is bevonhat, így a szabálytalanságok nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat a belső ellenőrzési tevékenység ellátásáért felelős személy köteles ellátni, valamint a szabálytalanságokkal kapcsolatos jelentést köteles negyedévente a Jegyző elé terjeszteni.

3.3. A szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja

A szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja a szabálytalanságok (újbóli) előfordulásának megelőzése. A megelőzés érdekében a szabálytalanságok kiküszöbölésére, megakadályozására a FEUVE rendszerbe új elemeket kell beépíteni, hogy az előzetes, a folyamatos, valamint az utólagos vezetői ellenőrzés eszközével a szabálytalanság előfordulása, illetve ismételt felmerülése kivédhető legyen. A FEUVE rendszerben az ellenőrzési pontok kialakításakor figyelembe kell venni a független belső ellenőrzés érintett területre vonatkozó megállapításait, különös tekintettel a mulasztások, hiányosságok, helytelen cselekmények tényére, okaira, körülményeire, illetve a felelősökre. A FEUVE rendszer karbantartása, fejlesztése során a független belső ellenőrzési tapasztalatokat úgy kell hasznosítani, hogy az adott területre meghatározott részletes szabályozással, a szabályozás megismertetésével, betartatásával, illetve a közvetlen felelősök meghatározásával az újabb szabálytalanságok kivédhetőek legyenek.

3.4. Általános elvek

A költségvetési szerv vezetőjének (aki egyben felelős a FEUVE rendszer kialakításáért) gondoskodnia kell arról, hogy az első szintű pénzügyi irányítási és kontroll rendszer megfelelőségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságokat elkerüljék. A FEUVE rendszer kielégítő működését biztosítani kell a szerv minden tevékenysége vonatkozásában. A szerv azon tevékenységeire, működési folyamataira, ahol a szabálytalanságok előfordulásának kockázata magas, külön figyelmet kell szentelni. A FEUVE rendszer ezen területekhez kapcsolódva olyan feladatokat határoz meg, amelyek végrehajtásával a szabálytalanságok kiküszöbölhetők, illetve az okozott kár mértéke korlátozható.

3.5. A szabálytalanságok kezelési rendjébe tartozó feladatok

A szabálytalanságok kezelési rendjébe az alábbi feladatok ellátása tartozik:

- a szabálytalanságok észlelése,

- intézkedések, eljárások meghatározása,

- intézkedések, eljárások nyomon követése,

- a szabálytalanságok és a szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartása.

3.5.1. A szabálytalanságok észlelése

A szabálytalanságok észlelése több módon is történhet. Ilyen észlelési pontok, helyzetek lehetnek:

- a FEUVE rendszerben történő észlelés, ahol a konkrét észlelő lehet

- az a dolgozó, aki közvetlenül részt vesz az adott munkafolyamatban, illetve

- a szerv különböző szintű vezetője,

- belső ellenőrzési rendszer,

- külső ellenőrző szervezet.

A dolgozó által észlelt szabálytalanság esetén követendő eljárás

Ha a szerv valamely – nem vezető beosztású – dolgozója észleli a szabálytalanságot, akkor a szabálytalanság észlelésével kapcsolatban tájékoztatási kötelezettsége keletkezik. Tájékoztatási kötelezettségének az alábbiak szerint kell eleget tennie:

- értesítenie kell a közvetlen felettesét,

- ha a közvetlen felettese is érintett a szabálytalanságban, akkor a felügyeleti szervet kell értesítenie.

A dolgozó által értesített személynek meg kell vizsgálnia az észlelés tartalmát, s ha az észlelt szabálytalanságot tényleges szabálytalanságnak tartja, akkor értesítenie kell a költségvetési szerv vezetőjét. A költségvetési szerv vezetője köteles megvizsgálni a szabálytalanságot, intézkedést hozni, illetve megindítani a szükséges eljárást.

Vezetői szinten észlelt szabálytalanságok esetén követendő eljárás

Ha vezetői szinten észlelik a szervnél, hogy valamely területen szabálytalanság történt, az érintett vezetőnek kell a szabálytalanságot kivizsgálnia, intézkedést elrendelnie, és szükség esetén az eljárást megindítania.

A belső ellenőrzési rendszer által észlelt szabálytalanságok esetén követendő eljárás

Ha a belső ellenőrzés a szervnél szabálytalanságot tapasztal, akkor a vonatkozó jogszabály – azaz a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet – szerint kell eljárni. A szerv vezetőjének gondoskodnia kell a szabálytalanságok megszüntetése céljából intézkedési terv kidolgozásáról és annak végrehajtásáról.

A külső ellenőrző szervezet által észlelt szabálytalanságok esetén követendő eljárás

A külső ellenőrző szervezet által tapasztalt szabálytalanságokat a külső ellenőrző szervezet az általa készített ellenőrzési jelentésben írja le. Ezen ellenőrzések esetében az adott szervezet működésére vonatkozó jogszabályi előírások szerint kell eljárni. Az ellenőrzési jelentés alapján az ellenőrzött szerv elsősorban észrevételt tesz, vagy elfogadja az abban foglaltakat. Amennyiben az ellenőrzési jelentés véglegezésre kerül, annak alapján intézkedési tervet kell kidolgozni, majd pedig az illetékes vezető által történt jóváhagyás után végrehajtani. (A külső ellenőrző szervezetnek joga van arra, hogy a szabálytalanságokkal kapcsolatban saját maga indítsa meg az eljárást, illetve, hogy a felügyeleti szervnél kezdeményezze egyes eljárások megindítását.)

3.5.2. Intézkedések, eljárások meghatározása

A feltárt szabálytalanságok megszüntetése, illetve a szabálytalanságok orvoslása, a hibák kijavítása, a hiányosságok pótlása mind-mind intézkedést, illetve valamilyen eljárást tesz szükségessé. Az intézkedések megtételéért, az eljárások meghatározásáért elsősorban a szerv vezetője tartozik felelősséggel, aki e felelősségét megoszthatja más területek vezetőivel.

Az intézkedések alapvetően két csoportra oszthatók:

a) külső szerv bevonását indokoló intézkedések (pl.: feljelentés büntetőügyben, szabálysértési ügyben stb.)

b) szerven belül megoldható intézkedések.

A szerven belül megoldható intézkedések azok, amelyek nem zárulnak le egyszerűen, hanem tényleges, többrétegű feladatellátást indokolnak.

A szerven belüli intézkedések sora a következő:

- tényállás tisztázása (ez történhet akár fegyelmi ügy keretében is),

- a tényállás megállapítása alapot adhat további vizsgálatok megindítására és elvégzésére,

- a tényállás teljes tisztázása és az esetleges további vizsgálatok eredményeképpen a szükséges válaszintézkedések meghatározása,

- a válaszintézkedések hatásának, hatékonyságának áttekintése, majd

- a megfelelő intézkedés megtétele.

Az egyes eljárásokra irányadó – különösen a büntető, szabálysértési, kártérítési, fegyelmi eljárásokra vonatkozó – jogszabályok rendelkezéseit minden esetben maradéktalanul be kell tartani a szabálytalanságok kezelése során.

3.5.3. Intézkedések, eljárások nyomon követése

A költségvetési szerv vezetőjének már említett feladata az intézkedések elrendelése, valamint azok megtétele. Az adott intézkedést azonban nem elegendő elrendelni és a megtételéről gondoskodni, folyamatosan figyelemmel kell kísérni az elrendelt feladatok végrehajtását, az egyes eljárások helyzetét. Kiemelt feladat az, hogy az észlelt, feltárt szabálytalanságok ismételt előfordulási lehetőségét kiküszöböljék, azaz felderítsék azokat a körülményeket, helyzeteket, amelyek hasonló szabálytalanságok előfordulását lehetővé teszik. Az ilyen helyezetek kiküszöbölésére a folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzés rendszerében kiemelt hangsúlyt kell fektetni. Indokolt esetben a szerv vezetője elrendelheti a feltárt szabálytalansággal kapcsolatos belső ellenőrzés végrehajtását is, melynek tapasztalatait közvetlenül felhasználhatja a FEUVE rendszer fejlesztése során.

3.5.4. Nyilvántartási feladatok

A költségvetési szerv vezetőjének a szabálytalanságok kezelése során nyilvántartási feladatai keletkeznek. A főbb feladatok a következők:

- a szabálytalanságok észlelésével, a szabálytalanságokkal kapcsolatos tényállás tisztázásával, illetve a szabálytalansággal kapcsolatban keletkezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni,

- a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratokat az egyéb iratoktól elkülönített rendszerben külön iktatni kell,

- nyilván kell tartani a szabálytalanságok kezelése érdekében elrendelt, illetve megtett intézkedéseket, valamint az intézkedésekhez kapcsolódó határidőket,

- indokolt esetben figyelembe kell venni más vonatkozó jogszabályok rendelkezéseit is.

4. A nagyobb kockázatot rejtő feladatok, folyamatok során a szabálytalanságok megelőzése és kezelése

A szervnél nagyobb kockázatot rejtő feladatok, folyamatok különösen a következők:

- a tervezési folyamatok egyes területei,

- az illegális pénzügyi cselekmények viszonylag nagy lehetőségét rejtő folyamatok, tevékenységek,

- a szerv belső eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek,

- a pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek.

4.1. A tervezési folyamatok esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő:

a) megelőzési feladatok

1. A korábbi évek tapasztalatai alapján - a költségvetési beszámolók adatait is figyelembe véve - meg kell keresni a különösen kényes területeket (elsősorban olyan területek, ahol nagyobb mennyiségű készpénz, illetve készletmozgás van).

2. Gondoskodni kell a nagyobb, egyösszegű kiadások teljesítésével járó területek (pl.: beruházások, rendszeres intézmény-finanszírozások) fokozott ellenőrzési rendjének meghatározásáról.

3. Biztosítani kell egyes – az elmúlt évek tapasztalatai alapján, illetve a megváltozott szabályozások miatt megnőtt jelentőségű – területek fokozott ellenőrzését, a szabályosság kontrollálását.

4. Figyelembe kell venni a külső ellenőrzés által tett észrevételeket, melyek kihatnak a tervezési tevékenységre is.

b) észlelés

A szabálytalanság észlelése esetében az általános eljárásrendnek kell érvényesülnie.

c) intézkedések, eljárások meghatározása

1. Ha a szabálytalanság központi támogatással kapcsolatos, és a szerv számára jelentős anyagi kárt okozott, fegyelmi eljárást kell indítani.

2. Minden esetben ki kell vizsgálni az ügyet, a tényállásról írásos jegyzőkönyvet kell felvenni.

3. Vizsgálni kell a belső szabályok és a szabálytalanság előfordulása közötti kapcsolatot, azaz hogy a belső szabályok hiányossága, avultsága stb. okozta-e a tévedést, szabálytalanságot – mivel a tervezési folyamat szabálytalanságai ritkán feltételeznek szándékos szabálytalanságot.

d) intézkedések, eljárások nyomon követése

1. Vizsgálni kell, hogy az intézkedések hatására a szabálytalanságok kiigazításra kerültek-e, a belső szabályozási rendszerbe bekerültek-e a területre vonatkozó előírások.

2. Ellenőrizni kell más hasonló területek, hasonló feladatok ellátását, illetve a jövőben az adott szabálytalanság ismételt előfordulását.

e) nyilvántartás

A szabálytalanságról a vizsgálat során készült valamennyi írásos dokumentumot iktatni kell.

4.2. Az illegális pénzügyi cselekmények viszonylag nagy lehetőségét rejtő folyamatok, tevékenységek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő:

a) megelőzés

1. Meg kell határozni, írásban rögzíteni kell olyan belső rendet, politikát, melyek az illegális pénzügyi cselekmények megelőzését célozzák.

2. Gondoskodni kell arról, hogy a szerv dolgozói számára ismert eljárásrend legyen arra az esetre, ha illegális pénzügyi cselekmény gyanúja merül fel. Tisztában kell lenniük az ilyen esetek bejelentési, illetve vizsgálati szabályaival.

3. Tájékozódni kell az illegális pénzügyi cselekmények előfordulási típusairól, területeiről, feladathoz, intézményhez, esetleg személyhez köthetőségéről.

b) észlelés

A szabálytalanság észlelése esetében az általános eljárásrendnek kell érvényesülnie.

c) intézkedések, eljárások meghatározása

1. Gondoskodni kell a szükséges felelősségre vonásról, indokolt esetben a feljelentések megtételéről.

2. Kisebb összegű illegális pénzügyi cselekményeknél, különösen ha az nem szándékosan történt, törekedni kell arra, hogy a cselekmény pénzügyi következményei orvoslásra kerüljenek. (Ennek legcélszerűbb eszköze a kártérítésre kötelezés.)

d) intézkedések, eljárások nyomon követése

1. Kiemelt figyelmet kell fordítani annak ellenőrzésére, hogy a hozott intézkedések valóban végrehajtásra kerültek-e.

2. A szerv hatáskörén kívül eső ügyeknél, eljárásoknál is figyelemmel kell kísérni a történéseket.

e) nyilvántartás

Az általános szabályok szerint történik.

Az illegális pénzügyi cselekmények külön figyelmet igénylő területeit, folyamatait az alábbi ismérvek alapján kell meghatározni:

- az adott terület költségvetési terv, illetve tényszám adatai költségvetési főösszeghez viszonyított nagyságrendjét kell vizsgálni (azt a százalékot, melytől a terület jelentős tételnek számít, a szerv a vizsgálat során írásban rögzíti),

- az adott terület ellenőrzéssel, közvetlen irányítással való kapcsolatának vizsgálatával, azaz annak ellenőrzésével, hogy a terület milyen mélységig szabályozott, a szabályozást az érintettek megismerték-e, a szabályok betartását a tevékenység során ellenőrzik-e, utólag mikor történik ellenőrzés, illetve, hogy a területet érintette-e a független belső, illetve külső ellenőrzési tevékenység. Az a terület lesz figyelmet érdemlő, mely az ellenőrzés szempontjából a legkevésbé lefedett.

A fenti szempontok együttes értékelésével kell meghatározni azokat a területeket, melyek a legnagyobb figyelmet igénylik.

4.3. A szerv belső eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő:

a) a megelőzés során:

- rendszeresen át kell tekinteti a szerv belső eljárásrendjét, különös tekintettel a belső szabályozottságra, és az ott szabályozott folyamatokra,

- vizsgálni kell a tényleges folyamatok és a folyamatleírások közötti összhangot, eltérés esetén meg kell keresni az okokat, és a szabályosság követelményének megfelelően gondoskodni kell a szabályok módosításáról, illetve a betartatás ellenőrzéséről.

b) a többi eljárási elem megegyezik az általános szabályoknál leírtakkal.

4.4. A pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek esetében a szabálytalanságok megelőzésének, kezelésének eljárásrendje:

a) a megelőzés keretében

- a valódiság és hitelesség érdekében egyes pénzügyi tranzakciók folyamatában való teljes végigkísérése történik meg.

Ilyen pénzügyi tranzakció csoportok lehetnek pl.:

- dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomon követése,

- a rendszeres és nem rendszeres személyi juttatások köre,

- a beruházások pénzügyi lebonyolítása stb.

A dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomon követésekor a tényleges ellenőrzési feladatok például a következők lehetnek:

- a beszerzés kezdeményezése körülményeinek, dokumentumának vizsgálata,

- a beszerzés kezdeményezésének ellenőrzése, áttekintése jogosság, célszerűség szempontjából,

- a megrendelés áttekintése az alábbi szempontokból:

- a megrendelő jogosult volt-e a megrendelésre, mint kötelezettségvállaló,

- megtörtént-e a megrendelésnek, mint egyfajta kötelezettségvállalásnak az ellenjegyzése,

- az ellenjegyzést az ellenjegyzésre jogosult végezte-e,

- gazdaságosság elvét szem előtt tartották-e;

- a megrendelés nyilvántartásának ellenőrzése (megfelelő, átlátható rendszerben történik-e),

- a megrendelés beérkezésekor a szakmai teljesítés igazolása körülményeinek áttekintése,

- a készlet jellegű termékek beérkezést követő nyilvántartásba vételének, tárolásának vizsgálata,

- a pénzügyi teljesítés előtt az érvényesítői feladatok ellátásának teljes ellenőrzése – a feladat valamennyi mozzanatára kiterjedően,

- a pénzügyi teljesítés előtt az utalványozás körülményeinek, megalapozottságának áttekintése,

- az utalvány ellenjegyzésének ellenőrzése,

- a tényleges pénzügyi teljesítés dokumentumainak vizsgálata,

- a pénzügyi teljesítést követő számviteli folyamatok nyomon követése.

b) A szabálytalanságok kezelése

Az általános szabályokkal megegyezően kell végrehajtani, de a pénzügyi tranzakciókkal kapcsolatban felmerülő szabálytalanságok kezelésének rendjét indokolt esetben külön, írásban lehet meghatározni.

5. A költségvetési szerv vezetőjének értékelési feladata a szabálytalanságok megakadályozása érdekében

A szerv vezetője a szabálytalanságok megakadályozása érdekében legalább évente egy alkalommal értékeli a szerv egyes működési folyamatait. Az értékelési feladatok ellátásába más személyeket, különösen a folyamatgazdákat is bevonja.

Az értékelés során át kell tekinteni legalább a következőket:

- a szervnél, illetve annak tevékenységeinél, feladatellátásánál mennyire tudatos a FEUVE tevékenység,

- a FEUVE rendszer fejlesztése, javítása megfelelő ütemben történik-e, kellő rugalmassággal válaszol-e a feltárt szabálytalanságok kezelésére,

- az ellenőrzési tapasztalatok nem utalnak-e olyan területekre, ahol a FEUVE rendszer még nem került kialakításra,

- a FEUVE rendszerhez kapcsolódóan megfelelőek-e a kialakított ellenőrzési nyomvonalak,

- a FEUVE szabályzata elkészült-e, annak betartására kellő figyelmet fordítanak-e.

A költségvetési szerv vezetője a FEUVE tevékenységet köteles értékelni

- a független belső ellenőr, valamint

- a külső ellenőri szervezet

megállapításai alapján is.

6. A szabálytalanságok kezelésének belső szervezeti rendje

A szerv vezetője köteles bevonni más személyeket is – az 1. számú mellékletében meghatározottak szerint – a szabálytalanságok kezelési feladataiba, beleértve a megelőzési tevékenységet is. A szerv vezetője rendelkezik arról, hogy a szabálytalanságok kezelésére szabálytalanság kezeléssel foglalkozó felelőst jelöl ki. A szabálytalanság kezelésével foglalkozó felelős esetében a főbb feladatokat az érintett dolgozó munkaköri leírásában is szerepeltetni kell.

1. számú függelék

A szabálytalanságok kezelésébe bevont más személyek

A szervnél a szabálytalanság kezelési feladatokban az alábbi személyek kötelesek közreműködni – a felelősségi terület meghatározásával:

Szervezet

(szervezeti egység)

Terület

Közreműködő személy

neve/beosztása

Titkársági- Jogi- Informatikai Osztály