2016. április 25-i ülésére
| Tárgy: | Előterjesztés Fonyód Város Önkormányzat 2015. évi belső ellenőrzési tevékenységéről szóló beszámoló elfogadására | |
| Készítette: | Kahó Ildikó belső ellenőr, Nagyné Horváth Gabriella irodavezető | |
| Előterjesztő: | Hidvégi József polgármester | |
| Véleményező bizottság: | Jogi Bizottság, Pénzügyi Bizottság |
Tisztelt Képviselő-testület!
A belső ellenőri éves ellenőrzési jelentés összeállítását a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Bkr.) tartalmazza.
A Bkr. 3. fejezete a költségvetési szervek belső kontrollrendszerét szabályozza.
A 3.§ értelmében a költségvetési szerv vezetője felelős a belső kontrollrendszer keretében - a szervezet minden szintjén érvényesülő, megfelelő -
- kontrollkörnyezetet,
- kockázatkezelési rendszert,
- kontrolltevékenységeket,
- információs és kommunikációs rendszert,
- monitoring rendszert
működtetni és fejleszteni.
A törvényi előírás szerint az államháztartási kontrollok alapvető célja az államháztartási pénzeszközökkel, vagyonnal történő szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás biztosítása. Az államháztartás kontrollja – mely kiterjed az államháztartás valamennyi alrendszerére – külső ellenőrzés és államháztartási belső kontroll rendszerek keretében történik.
A költségvetési szerv vezetője köteles kialakítani az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzési rendszert.
A Bkr. 49.§ (1) bekezdése értelmében az éves ellenőrzési jelentés elkészítéséért a belső ellenőrzési vezető felelős, amelyet jóváhagyásra megküld a költségvetési szerv vezetőjének.
A Bkr. 49.§ (3) bekezdése pedig kimondja, hogy helyi önkormányzati költségvetési szerv esetén a belső ellenőrzési vezető az éves ellenőrzési jelentést megküldi a jegyzőnek a tárgyévet követő év február 15-ig.
A belső ellenőrzési vezető ezen kötelezettségének határidőben eleget tett, mely összefoglaló éves belső ellenőrzési jelentést ezen előterjesztés melléklete tartalmazza.
Tájékoztatom a tisztelt Képviselő-testületet, hogy a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény hatályon kívül helyezésével 2013. év január 1-től megszűnt a jogszabályi kötelezettsége az éves ellenőrzési jelentés képviselő-testület elé terjesztésének.
Ez azt jelenti, hogy megszűnt az éves ellenőrzési jelentés beterjesztésének kötelező jellege, azonban a tisztelt Képviselő-testület megfelelő tájékoztatása érdekében – a közpénzek felhasználása átláthatóságának biztosítására – a 2015. évi belső ellenőrzési jelentést előterjesztem.
A Belső ellenőrzési feladattevékenységet Fonyód Város Önkormányzata 2015. évben a Fonyód Többcélú Kistérségi Társulása keretében, 1 fő belső ellenőrrel biztosította az önkormányzat és költségvetési szervei számára.
A belső ellenőr határidőben teljesítette a 2015. évről szóló éves ellenőrzési összefoglaló jelentéstételi kötelezettségét, valamint a 2016. évre szóló ellenőrzési tervet is határidőben elkészítette.
A társulásos formában történő feladatellátás miatt az érintett települések mindegyike egységes Belső Ellenőrzési Kézikönyvet alkalmaz. 2015. évben a Kézikönyvet a belső ellenőrzési vezető felülvizsgálja. Szükség esetén módosítja, majd arról az önkormányzatot tájékoztatja.
A belső ellenőr a jogszabály által előírt engedélyhez kötött regisztrációval rendelkezik. Az ABPE II. kötelező képzéseinek folyamatosan eleget tesz.
ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS
2015.
Balatonfenyves, 2016. február 11.
Készítette:
Kahó Ildikó sk.
belső ellenőrzési vezető
ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS
Fonyód Város Önkormányzatánál és Intézményeinél 2015. évben elvégzett ellenőrzések tapasztalatairól
VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ
A belső ellenőrzés lényegében egy független, tárgyilagos, bizonyosságot adó tanácsadó tevékenység, melynek alapvető rendeltetése és célja, hogy rendszerszemléletű megközelítéssel, módszeresen vizsgálja és értékelje az ellenőrzött szervezetet (szervezeti egységet, tevékenységet, stb.), annak működését, ellenőrzési és irányítási eljárásait annak érdekében, hogy a lehető legkisebb kockázattal biztosítsa a legjobb eredményességet.
Összességében megállapítható, hogy a 2015. évi feladatok végrehajtásához a Fonyódi Polgármesteri Hivatal és az Intézmények rendelkeztek a megfelelő forrásokkal, és rendelkeztek a megfelelő szakképzettségű munkaerővel. A munkatársak szakismerete és áldozatkész hozzáállása hosszútávon képes biztosítani a megfelelő színvonalú működést.
Az éves ellenőrzési jelentés elkészítését és annak tartalmi követelményét, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Bkr.) 48.§-a határozza meg.
A 2015. évről készített ellenőrzési jelentés készítésénél a Bkr.48.§ előírásainak kifejtése, részletezése során, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatóban foglaltak alkalmazásra kerültek.
Az említett változások azt eredményezték, hogy a költségvetési szerv vezetője felelős az éves ellenőrzési jelentés teljes körű elkészítéséért.
Az ellenőrzések végrehajtásáról készített éves ellenőrzési jelentés célja kettős:
Egyrészt, átfogó képet adjon az ellátott független belső ellenőrzési feladatellátás folyamatáról, továbbá átfogó képet nyújt a belső ellenőrzési rendszer működtetése során a helyi önkormányzat képviselő-testülete részére, a tárgyévben felügyeletük alá tartozó önállóan működő költségvetési szervnél a belső ellenőrzés megszervezéséről.
Másrészt segítséget kíván nyújtani az önkormányzat költségvetési szervei vezetőinek, Képviselő-testületének abban, hogy az éves ellenőrzési jelentésből nyert tájékoztatások alapján 2015. évben, hogyan gondoskodott az önkormányzat jogszabályban előírt – költségvetési gazdálkodásra vonatkozó- belső ellenőrzés során a revizor által tett ajánlások, javaslatok és megállapítások hasznosításáról, nyomon követéséről.
Az összefoglaló éves belső ellenőri jelentés a belső ellenőr adott évi tevékenységének önértékelésen alapuló bemutatását, a belső kontrollrendszer működésének értékelését, valamint az intézkedési tervek, megvalósulását tartalmazza.
Tartalmi összefoglaló
Az ellenőrzési tevékenységet az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban Áht.), és a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet, a Fonyód Kistérség Többcélú Társulása Belső Ellenőrzési Kézikönyve előírásai szabályozzák.
Az ellenőrzési feladatok tartalmát elsősorban az éves költségvetési törvény, az Áht., az államháztartásról törvény végrehajtásáról 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet, az államháztartási számvitelről szóló 4//2013. (I.11.) Kormányrendelet és a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény határozzák meg.
A Bkr. 49.§ (1) bekezdése értelmében az éves ellenőrzési jelentés elkészítéséért a belső ellenőrzési vezető felelős, amelyet jóváhagyásra megküld a költségvetési szerv vezetőjének. A Bkr.49.§ (3) bekezdése pedig kimondja, hogy helyi önkormányzati költségvetési szerv esetén a belső ellenőrzési vezető az éves ellenőrzési jelentést megküldi a jegyzőnek a tárgyévet követő év február 15-ig.
Fonyód Város Önkormányzat Képviselő-testülete a Fonyód Város Önkormányzat 2015. évi belső ellenőrzési ütemtervét, a 2014. november 27-i ülésen, a 181/2014. (XI.27.) KT határozattal fogadta el. Fonyód Város Önkormányzat Képviselő-testülete a 2015. év során hét esetben kérte belső ellenőrzés végrehajtását.
Az aktuális ellenőrzési szempontok kialakítása során, a Fonyódi Polgármesteri Hivatal Jegyzőjének javaslatát figyelembe véve, a belső ellenőrzés által összeállított terv,
- A Fonyódi Kulturális Intézmények gazdálkodásának ellenőrzését,
- Az operatív gazdálkodási jogkörök érvényesülését az Önkormányzatnál és Intézményeknél,
- Korábbi években lefolytatott ellenőrzések megállapításai alapján készített intézkedési tervek végrehajtása tárgyában,
- A beruházások, felújítások nyilvántartása,
- A civil szervezetek támogatása,
- Az ellenőrzési nyomvonalak kialakítása, valamint az
- Előirányzatok, kötelezettségvállalások nyilvántartása tárgyában határozott meg ellenőrzési feladatokat.
A 2015. évben végzett ellenőrzési tevékenység, a Belső Ellenőrzési Kézikönyv előírásainak megfelelően, az éves ellenőrzési jelentésben került összefoglalásra.
A 2015. évre tervezett feladatok végrehajtása, maradéktalanul megtörtént.
Belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása
A belső ellenőrzés tevékenységét a vonatkozó jogszabályi előírásoknak, a Belső Ellenőrzési Kézikönyvnek megfelelően és a Képviselő-testület által jóváhagyott éves belső ellenőrzési terv alapján végezte. A 2015. évi munkaterv az önkormányzat igényeit felmérve és kockázatelemzésre alapozva került összeállításra. A munkaterv összeállítása során a polgármester, a jegyző és közgazdasági irodavezető javaslatait, illetve a belső ellenőrzési kapacitást kellett összehangolni.
Jelen esetben a belső ellenőrzés tevékenysége kiterjed Fonyód Város Ön kormányzatára és általa alapított költségvetési szervekre, különösen a költségvetési bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának és elszámolásának, valamint az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásnak a vizsgálatára.
Ki kell azonban emelni a belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenységét is, mely körben a legfontosabb ellátandó feladata:
Ø elemezni, vizsgálni és értékelni a belső kontrollrendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, valamint működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét;
Ø elemezni, vizsgálni a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások megfelelőségét, a beszámolók valódiságát;
Ø a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében, valamint az Önkormányzat működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében;
Ø nyilvántartani és nyomon követni a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket.
A belső ellenőrzés tanácsadó tevékenysége keretében különösen fontos feladataként biztosította a vezetők támogatását az egyes megoldási lehetőségek elemzésével, értékelésével, vizsgálatával, kockázatának becslésével, amennyiben arra igényt tartottak.
Javaslatok megfogalmazása az Önkormányzat működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, illetve a belső szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetően.
A belső ellenőrzés független, tárgyilagos, bizonyosságot adó tanácsadó tevékenység. Célja, hogy fejlessze az ellenőrzött szervezet működését, növelje eredményességét úgy, hogy rendszerszemléletű megközelítéssel és módszerrel vizsgálja, értékelje az érintett szervezet kockázatkezelési, ellenőrzési, irányítási eljárásait.
Az ellenőrzések között kiemelt szerephez jut a kialakított és működtetett belső kontrollrendszer gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálata.
A) Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése
A belső ellenőrzési feladatellátásról szóló megállapodás alapján a Fonyód Kistérség Többcélú Társulása Tanácsa határozatban fogadta el a 2015. évi belső ellenőrzési ütemtervét –a rendelkezésre álló kapacitás-felosztás alapján- a településre jutó belső ellenőrzési napok számát 49 napban határozta meg.
A belső ellenőr az ellenőrzéseket a 2015. évben Fonyód Város Önkormányzat Képviselő-testülete által jóváhagyott ellenőrzési tervben foglaltak szerint végezte.
Az ellenőrzés a tervezettnek megfelelő időben zajlott, tervtől való eltérés nem volt. Soron kívüli ellenőrzés elrendelésére nem került sor.
A 2015. évben végzett ellenőrzések során a belső ellenőr arra törekedett, hogy megalapozott javaslatokkal segítse az ellenőrzött szervezetben, rendszerekben, folyamatokban rejlő kockázatok feltárását és kiküszöbölését, a szabályszerűség érvényesülését, a hatékonyság javítását.
A belső ellenőrzés, Fonyód Város Önkormányzatára vonatkozóan, 2015. évben, hét vizsgálatot tervezett.
A belső ellenőri munkafolyamatokat, az ellenőrzési munka szakaszaihoz tartozó feladatokat, lépéseket, a Belső Ellenőrzési Kézikönyv részletesen szabályozza. A dokumentációk iratminták alapján készülnek, amelyek használata maradéktalanul biztosítja az alkalmazandó nemzetközi standardok, és a Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott módszertanok betartását.
Az ellenőrzési terv végrehajtása a Belső Ellenőrzési Kézikönyv vonatkozó előírásait figyelembe véve történt. A vizsgálatok lefolytatására, minden esetben ellenőrzési program és megbízólevél alapján került sor.
A szükséges előkészületek és a helyszíni vizsgálatok lefolytatását követően, az ellenőrzések megállapításai tervezet formájában, záradék kíséretében, megküldésre kerültek. Az ellenőrzött szervezetek az ellenőrzési jelentésben megfogalmazott megállapításokat, javaslatokat elfogadták.
A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése
A tervhez képest az ellenőrzések végrehajtása megfelelőnek mondható.
Fonyód Város Önkormányzata esetében tervezett és végrehajtott ellenőrzések az ellenőrzés típusa alapján:
|
Tervezett vizsgálatok száma a 2015.évi elfogadott munkaterv szerint |
Ellenőrzés Típusa |
Végrehajtott 2015 évi munkaterv szerint |
|
2 |
Rendszer-ellenőrzés |
2 |
|
1 |
Pénzügyi-szabályszerűségi ellenőrzés |
1 |
|
3 |
Szabályszerűségi ellenőrzés |
3 |
|
1 |
Utóellenőrzés |
1 |
|
Elvégzett ellenőrzések |
||
|
Tárgy |
Cél |
Módszer |
|
Intézmény gazdálkodása |
működés megbízhatóságának szabályszerűségének értékelés
|
dokumentum alapú, interjú |
|
Kötelezettségvállalás, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítésigazolás
|
működés megbízhatóságának szabályszerűségének értékelése, az operatív gazdálkodási jogkörök érvényesülése,
|
dokumentumok szúrópróba szerű vizsgálata |
|
Beruházások, felújítások nyilvántartása, elszámolása |
a vonatkozó jogszabályok szerinti gyakorlat megítélése, a folyamat szabályszerűségének értékelés
|
dokumentumok szúrópróba szerű vizsgálata |
|
Civil szervezetek támogatása |
Támogatási szerződésben rögzítettek betartásának értékelése
|
dokumentum alapú ellenőrzés |
|
Kialakított ellenőrzési nyomvonalak
|
Belső kontrollok kialakításának értékelése
|
dokumentum alapú ellenőrzés |
|
Előirányzatok, kötelezettségvállalások nyilvántartása
|
a vonatkozó jogszabályok szerinti gyakorlat megítélése, a folyamat szabályszerűségének értékelés
|
dokumentum alapú ellenőrzés |
|
Belső ellenőrzés megállapításainak realizálása
|
ellenőrzési javaslatok, intézkedési terv megvalósulása |
Utóellenőrzés |
Az ellenőrzés során összefoglalóan az alábbi megállapítások és javaslatok megtételére került sor:
A részletes megállapításokat és javaslatokat az egyes ellenőrzési jelentések teljes terjedelemben tartalmazzák.
Végrehajtott ellenőrzések
Fonyódi Kulturális Intézmények 2014. évi gazdálkodásának értékelése során megállapítást nyert, hogy a Fonyódi Kulturális Központ 2014. évi működése és gazdálkodása részben felelt meg a vonatkozó jogszabályi feltételeknek. A szabályzatok egy része és a Polgármesteri Hivatallal kötött együttműködési megállapodás aktualizálásra nem került, a belső kontrollrendszer teljes körűen nem volt kiépített. A munkaköri leírások kiegészítésre szorultak, a dolgozói minősítéseket gyakoribbá kell.
A szolgáltatások számlázása, valamint a nyilvántartások vezetése nem volt megfelelő, a térítési díjak megállapítása nem költségkalkuláción alapult.
Javaslatok voltak:
- A 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről- foglaltaknak megfelelően, az intézmény igazgatója alakítsa ki az intézmény minden szintjén érvényesülő kontrollrendszert, vizsgálja felül annak jelenlegi működését, és a szükséges intézkedéseket tegye meg a kontrollok megfelelő működése érdekében.
- Ezért javasolt többek között:
- a szabályzatok, együttműködési megállapodás felülvizsgálata, módosítása
- a munkaköri leírások felülvizsgálata
- a dolgozói minősítések feltételrendszerének kidolgozása, az értékelések gyakoriságának növelése.
- A költségvetés készítésnek szakaszában, kerüljenek felülvizsgálatra a szolgáltatási díjak összegei, figyelemmel a tényleges költségekre. Amennyiben szükséges változtatása, azt a Képviselő-testület a decemberi hónapban, a többi szolgáltatási és bérleti díjjal együtt határozza meg.
- Ügyelni kell arra, hogy a szolgáltatási díjak, a fogyasztóvédelmi előírásoknak megfelelően továbbra is kifüggesztésre kerüljenek, illetve az intézmény honlapján megjelenjenek. A listán szerepeljen mikortól érvényes és a Képviselő-testület milyen határozattal fogadta el.
- Elégedettségi kérdőíveket és szolgáltatás igény felmérő lapokat célszerű készíteni, amelyet egyrészt nyomtatott formában személyesen az ügyfélnek oda lehet adni, vagy a honlapról le lehet tölteni.
- Javasolt a munkahelyi értekezletekről rendszeresen emlékeztetőt készíteni.
- Az intézmény igazgatója, szúrópróba szerűen ellenőrizze adott tevékenységek folyamatait. Az ellenőrzésekről készítsen feljegyzést, hiányosság esetén az érintett dolgozóval beszélje meg.
Mivel a számlázással, nyilvántartások vezetésével kapcsolatos megállapításokra az intézkedések azonnal megtörténtek, ezért az ellenőrzés erre vonatkozóan, külön javaslatot nem fogalmazott meg.
Beruházások, felújítások nyilvántartása
A Fonyódi Polgármesteri Hivatal rendelkezett a gazdálkodás alapjául szolgáló szabályzatokkal, azonban a 2014. évben nem követték a jogszabályváltozásokat, aktualizálásukra nem került sor, a szabályzatokról nyilvántartást nem vezettek.
(A 2014. évi zárás során felmerülő analitikus, könyvelési és technikai problémákra való tekintettel, a belső ellenőrzés nem vizsgálta a 2014. évi leltárt, vagyonkataszter kimutatást.)
A gazdálkodással összefüggő szabályozottság a 2014. évben, összességében nem volt megfelelő, nem biztosított megfelelő alapot, a szabályos és pontos pénzügyi és számviteli tevékenység ellátásához. Vélhetően nem működött, hiányzott a rendszerből a középvezetői rendszeres kontroll, és felmerül az esetleges kommunikáció hiányának kérdése. Rendszeres osztályos konzultációkkal, értekezletekkel, a felmerült problémák egy része kiküszöbölhető lett volna.
A szabályzatok aktualizálása, a vonatkozó jogszabályoknak megfelelő átdolgozása, csökkenti a hibák előfordulásának lehetőségét, hozzájárul a szabályos, pontos, hatékony munkavégzéshez.
A 2015. évben a gazdálkodással összefüggő szabályzatokat aktualizálták, azok tartalma A számvitelről szóló, módosított 2000. évi C. törvényben és az Államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet előírásainak és a helyi sajátosságoknak megfelelnek.
Javaslatok voltak
- A szabályzatokról megfelelő tartalmú és formájú nyilvántartást kell vezetni.
- A jogszabályi változás esetén a változásokat annak hatálybalépését követő 90 napon belül a szabályzatokon keresztül kell vezetni.
- A szabályzatokban pontosan meg kell határozni a felelősségi és hatásköröket. Ügyelni kell arra, hogy a szabályzatok összhangja biztosított legyen. A szabályzatokban meghatározott feladatok, a dolgozók munkaköri leírásaiba kerüljenek rögzítésre.
- A szabályzatok mellékleteként a megismerési záradékot minden esetben csatolni kell, ahol az érintett dolgozók aláírásukkal igazolják annak tényét, hogy az abban foglaltakat megismerték, és napi munkájuk során betartják.
- Gondoskodni kell arról, hogy a 2015. évi beszámoló elkészítéséhez, pontosan, egyeztethető módon rendelkezésre álljanak a vagyonkataszter és a CT-EcoSTAT „Tárgyi eszköz” modul adatai.
- Az egyezőség megalapozásához, javasolt a tényleges leltározás elvégzése, mind az Önkormányzatnál, mind pedig az összes intézményénél.
Az operatív gazdálkodási jogkörök vizsgálata során, az alábbi megállapítások kerültek megfogalmazásra:
A 2014. évi államháztartás új szabályozásának bevezetése után, a Hivatal és Intézmények közötti együttműködési megállapodásban foglaltak aktualizálása nem történt meg. Az együttműködési megállapodás iktatásra nem került.
Fonyódi Polgármesteri Hivatal elkészítette Gazdálkodási Szabályzatát, 2014. 01.01-i hatállyal, amely tartalmazta a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módját, eljárási és dokumentációs részletszabályait, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjéről szóló szabályozást. A szabályzat mellékletei hiányosak, aktualizálásukról nem gondoskodtak.
A pénzügyi folyamatokban, megfelelő helyre beépítésre kerültek a kontrollpontok (hatáskör és felelősségi elhatárolások), azonban a szabályozottság ellenére, részben működtek megfelelően a kontroll eljárások (kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás). A banki átutalások esetében, több helyen hiányzott az érvényesítő aláírása, valamint a mintavételezéssel kiemelt bizonylatok esetében gyakorta hiányoztak az aláírások dátumai.
A Fonyódi Polgármesteri Hivatal, a gazdálkodás folyamatára vonatkozó szabályzattal rendelkezik. A szabályzatok tartalma, valamint a napi gyakorlat között, néhány esetben eltérés mutatkozott a 2014. évben. Aktualizálás után, 2015. évben a szabályozottság és a napi gazdálkodási folyamatokban az aláírási jogkörök érvényesülése megfelelő.
A pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő kontrollok működése korlátozottan megfelelőnek ítélhető az ellenőrzéssel érintett időszakban. A pénzgazdálkodási jogkörrel kapcsolatos megállapítások bizonyítják, hogy a Fonyódi Polgármesteri Hivatalban, kisebb hiányosságokkal folyamatosan működött e jogkörök egymásra épülő rendszere a gazdálkodás folyamatában, mivel az aláírásokhoz kapcsolódó keltezés, az Ávr. követelményei szerint, nem került feltüntetésre. Mindezek alapján, az aláírási sorrendek jogszabály szerinti betartása, nem volt igazolható a 2014. évben.
A belső ellenőrzés az ellenőrzött kifizetésekkel összefüggésben a rendelkezésre bocsátott dokumentumok alapján jogosulatlan kifizetést nem tárt fel, azonban a gazdálkodásban kulcsszerepet betöltő kontrollok működésében feltárt hiányosságok miatt, fennállt a hibák bekövetkezésének kockázata. A nem megfelelően működtetett belső kontrollok, kockázatot jelentenek. A megállapított szabályozásbeli és működésbeli hiányosságok, magukban hordozták a szabálytalan működés kockázatát.
A folyamatba épített ellenőrzések ellátása rendszerszerűnek minősíthető annak ellenére, hogy találkozott az ellenőrzés hiányosságokkal is. Ezen hiányosságokat a jelentés korábbi részei tartalmazzák. Mindezek nagyobb odafigyeléssel, és a pénzgazdálkodási jogkörök jogszabály szerinti működtetésével rövid időn belül megszüntethetők.
A megállapítások alapján megfogalmazott javaslatok
Ø Továbbra is figyelemmel kell lenni a 2000. évi törvény a számvitelről vonatkozó bekezdésére, ami szerint a szabályzatokat a jogszabályváltozást követő 90 napon belül, aktualizálni kell.
Ø Soron kívül felül kell vizsgálni az Együttműködési Megállapodások tartalmát, gondoskodni kell a Képviselő-testület általi jóváhagyásról és iktatásról.
Ø Az érvényesítő a kifizetéseket megelőzően a teljesítésigazolás alapján – az Ávr. 57.§(3) bekezdése szerinti esetben, annak hiányában is- az összegszerűségnek, a fedezet meglétének és a megelőző ügymenetben az Áht., az Áhsz, az Ávr. előírásai és a belső szabályzatokban foglaltak betartásának az ellenőrzése, -az Ávr. 58.§(1) bekezdése szerint történjen.
Ø Folyamatosan figyelemmel kell kísérni, és ellenőrizni az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 52. § - 60.§ betartását, a feladatok ellátására felhatalmazott munkatársaktól, annak végrehajtását, meg kell követelni.
Ø A kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolására, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyekről és aláírás-mintájukról naprakész nyilvántartást kell vezetni, amelyet a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdésében foglalt előírásokkal összhangban 8 évig meg kell őrizni.
Ø A kontrollokat biztosító aláírások esetében ügyelni kell arra, hogy az aláírás dátuma minden esetben feltüntetésre kerüljön, az Ávr.ben leírtaknak megfelelően.
Gazdálkodási területhez tartozó ellenőrzési nyomvonalak vizsgálata során, az alábbiak kerültek megállapításra:
A Fonyódi Polgármesteri Hivatalban, a kontrollstratégiák és módszerek keretében meghatározták az érvényesítés rendjét, a szakmai teljesítés igazolásának módját, és kijelölték az érvényesítésre, illetve szakmai teljesítésigazolásra jogosultakat, valamint biztosították a feladatellátás folytonosságát. A kontrolltevékenységek keretében kialakították tevékenységeire vonatkozó beszámolási eljárásokat.
Az ellenőrzés során szerzett tapasztalatok alapján megállapítható, hogy a Fonyódi Polgármesteri Hivatal belső kontrollrendszer keretén belül a kontrollok működése megfelelő volt annak ellenére, hogy a FEUVE szabályozás és az ellenőrzési nyomvonalak konkrét kidolgozásáról nem gondoskodtak. A Hivatal Belső Kontroll szabályozása ugyan nem készült el, de a részterületek szabályozottsága, valamint a kontrollok gyakorlatban történő működése, megfelelő volt. (Folyamatosan működött a kontrollok egymásra épülő rendszere a gazdálkodás folyamatában.)
A kontrollstratégiák és módszerek keretében meghatározták az érvényesítés rendjét, a szakmai teljesítés igazolásának módját, és kijelölték az érvényesítésre, illetve szakmai teljesítésigazolásra jogosultakat, valamint biztosították a feladatellátás folytonosságát. A kontrolltevékenységek keretében kialakították és érvényesítették a tevékenységeikre vonatkozó beszámolási, beszámoltatási eljárásokat.
A belső kontrollrendszer hiányosságai, kockázatot jelentenek a működés szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes végrehajtása tekintetében.
A 2016. költségvetési évben, a belső kontroll szabályozás kidolgozása keretében, a figyelmet kell fordítani a FEUVE Szabályzat megfelelő tartalommal történő elkészítésére is.
Mindezen feladatokhoz elvégzéséhez kíván segítséget adni a következő évi belső ellenőrzési ütemtervben, már szereplő tanácsadói tevékenységével a belső ellenőr.
A megállapításokkal kapcsolatban az alábbi javaslat került megfogalmazásra:
Javasolt a Belső Kontroll szabályozás rövid időn belüli elkészítése. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben foglaltakat figyelembe véve egy szabályzatba célszerű foglalni mindazon szabályokat, amely a helyi sajátosságokat is szem előtt tartva határozzák meg a kontrollkörnyezetre, ezen belül a FEUVE, ellenőrzési nyomvonalak, valamint a szabálytalanságok eljárásrendjére, a kockázatkezelés, kontrolltevékenységek, információs és kommunikáció, valamint monitoring rendszerre vonatkozó előírásokat.
Javasolt felhívni az intézményvezetők és egységek vezetőnek figyelmét arra, hogy saját területükre vonatkozóan részletesen dolgozzák ki a FEUVE rendszer gyakorlatát. Az ellenőrzések tényét dokumentálható módon igazolják.
Minden tárgyévet követő év január 31-ig, az intézményvezető önértékelés formájában írásban számoljon be saját területe kontrolltevékenységének működéséről.
Civil szervezetek támogatása
A civil szervezetek támogatási rendjét a Képviselő-testület az átláthatóság érdekében a 9/2015. (III. 26.) önkormányzati rendeletben határozta meg.
A Képviselő-testület az önként vállalt feladatként az éves költségvetési rendeletében forrást biztosított a feladatra.
A civilek támogatási rendszere kellően biztosítja az átláthatóságot.
Az említett rendelet tartalmazza az egyedi döntések meghozatali-, és részletezi a pénzbeli támogatásokra vonatkozó döntések eljárásait, és a döntéshozóinak kijelölését, a támogatás elszámoltatásért felelősöket, az elszámolás szabályait, és a pénzügyi támogatás nyilvánosságával kapcsolatos szabályt.
Megkövetelik a támogatások felhasználásáról készített beszámolót, valamint az elszámolási határidők betartását a támogatási szerződésben foglaltak szerint.
A pénzbeli támogatások eljárási és elszámolási rendje az átláthatóság követelményének megfelel.
A reál folyamatban a beépített kontrollok működtek, a 2015. évben.
A támogatásokról a kötelező tájékoztatást az önkormányzat honlapján a Hivatal megtette.
Minden esetben pályázat, illetve dokumentált kérelem benyújtásával került sor a támogatásra, a képviselő testület, illetve átruházott hatáskörben a polgármester, Pénzügyi Bizottság erre irányuló döntése után.
Az ellenőrzés időszakáig benyújtott civil szervezetek beszámolója, és/vagy pénzügyi elszámolása az előírt követelményeknek megfelelt, ezért a nyomon követést végző Hivatal pénzügyi osztályvezetője dokumentáltan nem kért hiánypótlást és nem kezdeményezett visszafizetési eljárást sem.
Mindenesetben a döntésre kijelöltek döntése alapján került sor a támogatottakkal a szerződés megkötésére, amelyre a támogatás odaítéléséről szóló határozatban a polgármester kapott felhatalmazást.
A civil szervezetek támogatására Fonyód Város Önkormányzat Képviselő-testültének 4/2015. (II.12.) önkormányzati rendeletében, a civil szervezetek részére 4.000 e Ft, a Sportegyesületek részére pedig 18.000 e Ft-ot különített el.
A helyszíni ellenőrzés időpontjáig, a civil szervezet részére 3.015 e Ft, a sportszervezetek részére 15.268 e Ft került kiutalásra. (az előirányzat 83 %-a) felhasználás történt, 27 pályázó 21 db támogatási szerződése alapján. (hat civil szervezet kérelmét a Pénzügyi Bizottság elutasította).
A támogatás felhasználásról a támogatott civil szervezetek beszámolása és az elszámolásaik alapján lehet a hasznosulást értékelni.
A 2015. évben leadott elszámolások alapján megállapítható volt, hogy a kapott támogatás hasznosítását és a nem pénzbeli juttatások felhasználást is részletesen bemutató és szabályos pénzügyi elszámolást készítettek a támogatásba részesült civil szervezetek képviselői.
A támogatások többségében bizonyítottan a támogatott célokhoz igazodóan, megfelelően hasznosultak.
Megállapítást nyert továbbá, hogy a 2015. évben csak olyan szervezetek pályázata került elfogadásra, akik az előző évi támogatás összegével határidőben, szabályszerűen, teljes mértékben elszámoltak
A Képviselő-testület 8/2015. (II. 12.) KT határozattal elfogadta a Hivatal pénzügyi osztályvezetője által készített a civil szervezetek 2014. évi támogatásáról szóló összesítő beszámolót.
A támogatási szerződés mindegyike iktatásra, irattárolásra került.
A támogatási szerződéseken minden esetben szerepel, a pénzügyi ellenjegyző aláírása.
Az ellenőrzés, intézkedésre okot adó megállapítást nem tesz, csupán célszerűségi javaslatot kíván tenni az alábbiak szerint:
Ø Javasolt előírni, hogy minden pályázat elszámolásának lezárása csak az elszámolást végző felelősségi nyilatkozatával lehet, amelyben nyilatkozik az elszámolás teljességéről, szabályosságáról és az ellenőrzés elvégzéséről.
Ø A beszámolást a támogatott szervezet a legfelsőbb szerve (közgyűlési) jóváhagyásával nyújtsa be, amellyel egyben elősegíthetné a hasznosulás javulását is, a külső kontroll biztosítását.
Előirányzatok nyilvántartása
Megállapítást nyert, hogy a helyszíni ellenőrzés időpontjáig, előirányzat módosításra nem került sor, ezért az előirányzatok nyilvántartása csak a megállapított, jóváhagyott eredeti előirányzatokat tartalmazta, rovatrend szerinti megbontásban.
A kötelezettségvállalásokat az CT-Eco-STAT integrált rendszer kötelezettségvállalási moduljával tartják nyilván. Kifizetésekkor az utalványrendeleteken és pénztárbizonylatokon a kötelező elemeket feltüntették.
A kötelezettségvállalások nyilvántartása tartalmazta:
- a kötelezettségvállalás sorszámát,
- a tanúsító dokumentum megnevezését, iktatószámát, keltét,
- a pénzügyi ellenjegyzésre vonatkozó adatokat, kivéve, ha a pénzügyi ellenjegyzés nem volt szükséges,
- a jogosult azonosításához és a pénzügyi teljesítéshez szükséges adatokat, amennyiben azok ismertek voltak,
- a kötelezettségvállalás tárgyát, összegét az egységes rovatrend rovatai szerint,
- a kötelezettségvállalás évek szerinti megoszlását, a költségvetési évben a pénzügyi teljesítési határidőket dátum szerint, - abból az Áht. és Ávr. szerinti finanszírozási, likviditási terv összeállítható volt.
- a pénzügyi teljesítések dátumát, összegét, egységes rovatrend szerint besorolását, az utalványozás Ávr. 59. § (2) bekezdése szerinti dokumentumának azonosításához szükséges adatokat,
- a kötelezettségvállalás, végleges vagy nem végleges jellegét, végleges kötelezettségvállalás, a pénzügyi teljesítési adatok könyvviteli számlákon történő elszámolásának időpontjait és a könyvviteli számlák megnevezését.
Egyes sajátos kötelezettségvállalások, kötelezettségek esetén külön adatokat is nyilvántartottak a jogszabályokban előírt kötelezettségek teljesítéséhez, így pl: közbeszerzési kötelezettség esetén a közbeszerzési dokumentációk megnevezését, iktatószámát, keltét, termék vagy szolgáltatás beszerzése esetén a kapott számlák adatait oly módon, hogy abból az általános forgalmi adó bevallási kötelezettségnek eleget lehessen tenni.
A függő kötelezettségekről külön nyilvántartást vezettek mindaddig, amíg az végleges kötelezettségvállalássá nem változott, vagy nem szűnt meg.
A belső ellenőrzés, intézkedésre okot adó megállapítást nem tett.
Utóellenőrzés
Az állami Számvevőszék által Fonyód Város Önkormányzata pénzügyi gazdálkodási helyzetének, szabályszerűségének 2014. évi utóellenőrzése során tett megállapításai szerint, hat esetben kerültek megállapításra olyan hiányosságok, amelyek további intézkedést igényeltek.
Fonyód Város Önkormányzat Képviselő-testülete az 5/2015. (II.12.) számú határozatával elfogadta az utóellenőrzés megállapításai alapján tett javaslatoknak megfelelő intézkedési tervet.
A vállalt határidőket követően, az intézkedési tervben foglaltak végrehajtásáról Fonyód Város Polgármestere, valamint a Fonyódi Polgármesteri Hivatal Jegyzője, a Képviselő-testületnek beszámolt.
Az intézkedési terv végrehajtásáról szóló beszámolót Fonyód Város Önkormányzat Képviselő-testülete 64/2015. (IV.29.) számú KT. határozatával elfogadta.
A beszámoló a Képviselő-testületi határozattal együtt, 2015. május 12-én az Állami Számvevőszék Elnöke részére megküldésre került.
A belső ellenőrzés megállapításai alapján szükségessé váló intézkedési tervek elkészültek, végrehajtásukról folyamatosan gondoskodnak.
Tárgyi és technikai feltételek, az ellenőrzéseket befolyásoló tényezők
Az ellenőrzésekhez alapvetően szükséges tárgyi feltételek biztosítottak voltak.
B) Bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők, ellenőrzések minősítése, személyi és tárgyi feltételei (önértékelés alapján)
A belső ellenőrzési egység humánerőforrás-ellátottsága
2015. évben 1 fő egyéni vállalkozó belső ellenőr, megbízási szerződés alapján látta el a belső ellenőrzés feladatait az önkormányzatnál és intézményeinél. aki egyben a belső ellenőrzési vezetői feladatokat is ellátta.
Az ellenőrzési munkaterv összeállítása során a rendelkezésre álló 1 fő figyelembevételével maghatározásra került a munkanapok száma, ami csökkentésre került a szabadsággal, az adminisztratív munkával, de nem számolt a továbbképzésre és betegséggel járó munkaidő kieséssel.
A belső ellenőr képzettsége, megfelel a vonatkozó kormányrendeletben szereplő általános és szakmai feltételeknek. Adatai a Nemzetgazdasági Minisztérium nyilvántartásában szerepel.
A belső ellenőrzés funkcionális függetlenségének biztosítása
A belső ellenőr, mint egyéni vállalkozó funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlensége biztosított volt a 2015. évben. Az ellenőrzések tervezése, végrehajtása és a módszerek kiválasztása során a belső ellenőr önállóan járt el.
A belső ellenőrzési vezető tekintetében az ellenőrzés tárgyilagos lefolytatására vonatkozó jogszabályi előírás szerinti összeférhetetlenség 2015. évben nem állt fenn.
A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások
Az éves terv végrehajtása során, a belső ellenőr munkáját akadályozó tényező, nem volt. Az ellenőrzött területek dolgozói, aktívan hozzájárultak az ellenőrzés megfelelő színvonalon történő végrehajtásához.
Az ellenőrzések lefolytatásakor az ellenőr az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó valamennyi ügyirathoz hozzáfért. Az ellenőrzött személyhez, szervezethez, hozzáférést engedtek.
A belső ellenőr képzettségi szintje és gyakorlata
A belső ellenőrzési vezető szakmai képzettsége és szakmai gyakorlati elvárása megfelel a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló kormányrendeletnek. A belső ellenőrzési vezetőt 2009-ben a Pénzügyminisztérium Országos jegyzékében 5112683 számon bejegyezték.
A belső ellenőr képzései
A szakmai fejlesztési igények között elvárt, hogy a belső ellenőrök a kötelező szakmai továbbképzéseken részt vegyenek, illetve a központilag szervezett továbbképzések tekintetében a szükséges intézkedések megtörténjenek. A belső ellenőrzési vezető regisztrált tagja a Belső Ellenőrök Nemzetközi, és Magyarországi Szervezetének (BEMSZ) is. Államháztartási szakellenőri vizsgát tett önkormányzati szakirányon.
A Nemzetgazdasági Minisztérium államháztartásért felelős államtitkársága hozta létre a Belső Ellenőrök Magyarországi Fórumát (BEMAFOR), melynek a belső ellenőrzési vezető 2011. óta tagja. A szervezet célja az, hogy a Magyarországon államháztartási belső ellenőrzési tevékenységet végzők első kézből értesüljenek a jogszabály-módosításokról, véleményezhessék az egyes módszertani segédleteket, emellett személyesen és/vagy a létrehozott internetes fórumon megoszthassák egymással és a Nemzetgazdasági Minisztériummal véleményüket, tapasztalataikat és a legjobb gyakorlatokat.
A belső ellenőrök kötelesek a már megszerzett ismereteiket naprakészen tartani, fejleszteni, a változásokból eredő követelményekkel összhangba hozni.
A belső ellenőr folyamatosan részt vesz az Államháztartási Belső Pénzügyi Ellenőrzési Módszertani és Képzési Központ szervezésében lebonyolított, és az államháztartási tréningeken, kötelezően előírt képzésen, eleget téve a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről szóló jogszabályi előírásnak.
Sikeres vizsgát tett a közbeszerzés, UNIÓS támogatások felhasználásának pénzügyi ellenőrzése, valamint az informatikai ellenőrzés tárgyában. Külön minősítő vizsgát tett az államháztartási számvitel és a belső kontrollrendszer kialakítása témakörében.
2015-ben a növekvő szakmai követelményeknek megfelelő felkészültségét, folyamatos továbbképzésekkel biztosította.
Az éves képzési tervben foglaltak, az alábbiak szerint kerültek végrehajtásra:
- folyamatosan figyelemmel kísérte a jogszabály módosításokat
- a különböző szakfolyóiratokban megjelenteket
- tanulmányozta a Nemzetgazdasági Minisztérium szakmai honlapját
- figyelemmel kísérte a kistérségi ellenőrzés sajátosságait
- részt vett a mérlegképes oktatáson, a BEMSZ által szervezett továbbképzéseken, és a belső ellenőrök nemzetközi szervezete által meghirdetett képzéseken
- résztvevője volt az országos adó és közigazgatási konferenciáknak
- a belső ellenőrök nyilvántartásában, bejegyzése továbbra is fennáll.
Az ellenőrzési jelentések általános minősége
Az ellenőrzési tevékenység, próbált szervesen illeszkedni az önkormányzat által jóváhagyott ágazati stratégiák célkitűzéseihez, valamint megfelelt az ellenőrzési koncepcióban rögzítetteknek.
A belső ellenőrzés alapdokumentumai (megbízólevél, vizsgálati program, vizsgálati jelentések) megfelelnek a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendeletben foglalt előírásoknak. A belső ellenőrzési jelentések kivétel nélkül tartalmaztak minden olyan lényeges tényt, megállapítást, hiányosságot és ellentmondást, melyek biztosították a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés teljességét.
A 2015 évi ellenőrzések során feltárt hiányosságokra, mulasztásokra, készültek intézkedési tervek. A javaslatok alapján tett intézkedésekről, szóban beszámoltak a belső ellenőr részére.
Az ellenőrzések végrehajtásával, realizálásával kapcsolatban, vitás kérdések nem merültek fel. A vizsgálatok megállapításait a Hivatal Vezetője, az ellenőrzöttek elfogadták.
Az ellenőrzések nyilvántartása
A belső ellenőrzési vezető a belső ellenőrzéssel kapcsolatos nyilvántartásokat elkészítette, és elkülönült formában, elektronikus módon tartja nyilván. Gondoskodik az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, szabályszerű, biztonságos tárolásáról. A jogszabályban rögzített feltételekkel összhangban kialakított nyilvántartás tartalmazza az ellenőrzések azonosító számát (iktatószám), az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését, az ellenőrzés tárgyát, az ellenőrzés kezdetének és lezárásának időpontját, az ellenőrzést végző nevét, a vizsgált időszakot, valamint az intézkedési terv készítésének szükségességét.
A tanácsadó tevékenység bemutatása
A belső ellenőrzés tanácsadói tevékenysége, szakértői támogatásának szerepe és jelentősége az elmúlt évhez képest egyre nagyobb szerepet játszik. A jogszabályi környezet folyamatos változása és a szervezeti változások a kockázati tényezők növekedésével járt. A kockázatok csökkentése, a működés zavartalansága, a problémák gyors megoldása érdekében szükséges, hogy a felmerült kérdésekre gyors és pontos választ kapjanak az érintettek.
Ehhez a 2015. évben több alkalommal igénybe vették a belső ellenőrzés tanácsadói kapacitását.
Ezen kívül a helyszíni vizsgálatok kapcsán – de telefonos megkeresés esetében is – számos szakmai kérdésben fogalmazta meg a belső ellenőrzés szakmai véleményét, melyek dokumentálása nem, illetve kapcsolódó anyagok esetén részben történt meg. Az ellenőrzések nyomán szerzett tapasztalatokat egy-egy terület vonatkozásában folyamatosan megosztotta a belső ellenőr az érintettekkel egy-egy feladat megoldása során.
Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás, vagy hiányosság gyanúja nem merült fel.
A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján
A társadalmi tudatosság növekedésével egyre inkább erősödött az igény, hogy a közpénzeket, a közvagyont használók – akár személyek, akár intézmények – tevékenységükről elszámoljanak. Ennek a jogos igénynek az érvényesítéséhez azonban meg kell teremteni azokat a folyamatokat, rendszereket, amelyek nélkülözhetetlenek az elszámoltatáshoz. Az elszámoltatás eredményes működtetéséhez szükség van a megfelelő információs, kontroll-, értékelési és beszámolási rendszerek kialakítására. A jogszabályi keretek megteremtése a törvényhozó szerv és a kormányzat feladata, az adott szervezeten belül pedig a szervezet vezetője köteles a rendszerek kialakítására és működtetésére, beleértve a pénzügyi beszámolók és egyéb információk formájának és tartalmának helyességéért és elégségességéért való felelősséget is.
Olyan pénzügyi és ellenőrzési rendszert kell működtetni, mely biztosítja a helyi önkormányzat rendelkezésére álló források szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.
A megváltozott jogszabályi környezet és kormányzati elvárásoknak való megfelelés többségében jónak mondható.
Fonyódi Polgármesteri Hivatal kontrollrendszerének kialakítása és működése a 2015. évben, részben volt megfelelő. A lefolytatott belső ellenőri vizsgálatok, ezzel kapcsolatban állapítottak meg hiányosságokat. Folyamatosan törekedni kell a kockázati tényezők folyamatos, dokumentált módon történő meghatározására, és a kockázatok megfelelő kezelésére. A szabályozások és eljárásrendek felülvizsgálata 2015. évben folyamatos volt, tartalmukban a vonatkozó előírásoknak megfeleltek.
A belső kontrollrendszer hatékonyabb működésének megvalósulását kívánja segíteni a 2016. évben a belső ellenőr, tanácsadó tevékenysége során.
A Polgármesteri Hivatalban a folyamatszabályozás alapján az egyes szakmai területek tényleges munkavégzését a belső ellenőrzéssel, részben ellenőriztették.
A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése
A Fonyódi Polgármesteri Hivatal kontrollrendszerének szabályozása nem került kidolgozásra. Folyamatosan törekedni kell a kockázati tényezők, dokumentált módon történő meghatározására.
Kontrollkörnyezet
A költségvetési szervek célkitűzéseinek hierarchikus rendjét, azaz a stratégiai célokat az 5 évre szóló ciklusprogram tartalmazza. A gazdasági programban megfogalmazott célkitűzések alapján az évenkénti munkatervek készítésével biztosított a célmeghatározás hierarchiájának felülről lefelé történő kiépítése. Az önkormányzati célok területi lebontása mindenki számára egyértelmű.
A kontrollkörnyezet működésének részeként a Polgármesteri Hivatalban kiépült egy világos, átlátható szervezeti struktúra, a felelősségi és hatásköri viszonyok pontos behatárolásával. A szakmai felelősség és irányítás megoszlik a polgármester és alpolgármester között, a jegyző pedig a vezetésért felel.
A feladat és felelősségi körök kijelölése megtörtént, a hatásköri viszonyok meghatározottak, az SZMSZ-ben és ahhoz tartozó szervezeti ábrán jól elkülöníthetően jelennek meg.
A jogszabályok által előírt, még esetleg hiányzó belső szabályzatokat folyamatosan készítik el. A szabályozások és eljárásrendek felülvizsgálata 2015. évben is folyamatos volt, tartalmukban a vonatkozó előírásoknak megfeleltek.
A humánerőforrás kezelés átlátható, a munkaköri leírások naprakészek, a jogszabályok szerint érvényesül a pályáztatási, javadalmazási és jutalmazási rendszer.
A folyamatleírásokból pontos munkaköri leírások készíthetők, amely a szükséges munkaerő meghatározás lehetőségét rejti magába, és alapja az optimális munkaerő gazdálkodásnak.
A jogszabályi változások szintén szükségessé teszik a kontrollkörnyezetbeli változásokat.
Kockázatkezelési rendszer
A FEUVE rendszén belül az Önkormányzat rendelkezik kockázatkezelési szabályzattal, szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjével, és a tevékenységeket leszabályozó ellenőrzési nyomvonalakkal. Aktualizálásuk szükséges, indokolt.
A konkrét tevékenységek vonatkozásában meghatározták a magas kockázatot jelentő folyamatokat. Mindazon kötelező szabályozások elkészítéséről gondoskodtak, amelyben foglaltak betartásával megelőzhető a csalás, korrupció. A szabályzatokban foglaltak betartásának ellenőrzése, adott területi vezetők feladata.
A kockázatkezelés folyamatát bizonyító dokumentációk hiányoznak.
Az ellenőrzési ütemtervek kialakítása során kockázatelemzés történt. A kockázatkezelés során két módszert, a szabályozási környezet módosítását, illetve egyes kockázatos tevékenységek belső ellenőrzését alkalmazták.
Kontrolltevékenységek
A kontrolltevékenységek jelen vannak a szervezetek egészében, annak minden szintjén különböző intenzitással, gyakorisággal és mélységben.
A kontrolltevékenység kialakítása folyamatos, ennek keretében a FEUVE rendszer évek óta a gyakorlatban is működik. A működésben kiemelt szerepet jelent a kötelezettségvállalás, a pénzügyi ellenjegyzés, a teljesítés igazolás kontroll tevékenységek feladatköri szétválasztása.
A költségvetési gazdálkodás során érvényesül az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerű jóváhagyása folyamatosan megtörténik, és biztosított a független munkatárs általi pénzügyi ellenjegyzés is. A Gazdálkodási Szabályzat maradéktalanul tartalmazza a kötelezettségvállalások, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítésigazolás rendjét. A könyvelés kontrollját a pénzügyi osztályvezető, külső szakértőként a könyvvizsgáló végzi. Az operatív tevékenység kontrolját a területi vezetők, vagy az általuk megbízott helyettesek végzik. A napi tevékenységtől független, utólagos belső ellenőrzési kontroll is megoldott.
Mind a szabályozás, mind a dokumentálás megfelelő, jól működik a napi munkafolyamatokban.
Fenntartják a minőségi, folyamatos feladatellátást, ennek érdekében a helyettesítés, a munkakör átadás szabályosságát biztosítják mindenkor, minden területen.
Az, hogy mely tevékenységnek milyen kontroll típust célszerű alkalmazni, esetleg egyidejűleg többet is, a szervezetek, szervezeti egység vezetők szakmai és gyakorlati ismeretei, felelősen tett javaslatai határozzák meg.
Információ és kommunikáció
Az önkormányzat információs és kommunikációs rendszere kialakításra került annak érdekében, hogy alkalmas legyen objektív módon tájékoztatást nyújtani az irányító szerveknek és ügyfeleknek.
Az írott módú kommunikáció nyomon követését az iktatási rendszer működtetése biztosítja, különös tekintettel a hiányosságok, szabálytalanságok kezelésében. Az iktatási rendszer megfelelő, az iratkezelés teljes folyamatával együtt.
Biztosított továbbá, hogy a kívülről érkezett információk, a megfelelő kommunikációs csatornákon át, eljussanak ahhoz a szervezeti egységhez, amely információkat hasznosítani tudja. A munkamegbeszélések, szabályzatok stb. alkalmasak arra, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljussanak az illetékes munkatársakhoz, illetve szervezeti egységekhez. A Polgármesteri Hivatalon belüli kommunikáció a folyamatokba építetten, illetve munkaértekezleteken keresztül valósult meg, az ellenőrzések tapasztalatai alapján.
Jellemző a szóbeli utasítások, szóbeli beszámoltatások, írásbeli információ átadások, valamint az informatikai rendszerek keretében működtetett információmozgás, visszakereshetőség és visszacsatolás rendszerek működtetése.
A vezetői információs rendszer részét képezi a napi postabontás, kötelezettségvállalási jog, kiadmányozási jog gyakorlása.
Nyomon követési rendszer
A jogszabályi előírások alapján, az ellenőrzési nyomvonalakhoz kapcsolódóan az önkormányzatnak ki kell alakítania egy olyan monitoring rendszert, (hieararchikusan felépített vezetői információs rendszert), amelynek alapja a szervezet valamennyi tevékenységének, minden szakasza értékelhető, és megfelelő jelzést ad a szükséges intézkedések meghozatalára. Jelenleg működik a szoftver alapra helyezett kontrolling alapú adatgyűjtés a felső vezetés számára, amelyet folyamatosan fejlesztenek. Az alkalmazott Ecostat rendszerből, többféle riportot lehet előállítani.
A széles körű szabályozottság és az önkormányzat, valamint az intézmények megfelelő létszáma a rendszer működtetését biztosítja.
A Polgármesteri Hivatalnál a belső kontrollrendszer monitoringja az önkormányzati adatszolgáltatásokban, a statisztikai adatszolgáltatásokban, a beszámolókban az önkormányzatot érintő főbb adatok ismertetésével, elemzésével valósul meg.
Megfelelően működik a célok megvalósításának nyomon követését biztosító rendszer, mely az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységtől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll. A belső ellenőrzés feladata a „siker” tényezők, a kontrollok minőségének értékelése és azok javítására javaslatok összeállítása. Azonban csak akkor lehet eredményes a belső ellenőrzés, ha javaslatai továbbra is megvalósulnak.
Az önkormányzati szintű feladatellátásról, a kitűzött célok megvalósításáról a beszámolás, a tájékoztatás a képviselő-testület éves munkatervében foglaltak szerint történik. Az Hivatali és Intézményi szintű feladatellátásról, a kitűzött célok megvalósításáról a beszámolás, a tájékoztatás a közvetlen munkahelyi vezető és a Polgármester, Jegyző részére, rendszeres.
A célok teljesítését alakító tényezők folyamatos figyelése (a teljesítményértékelés) elengedhetetlen a sikeres szervezeti működésben, amely megfelelően működik.
A folyamatba épített kontrollok rendszeres értékelése biztosítja az eredményes működést.
Az intézkedési tervek megvalósítása
A Fonyódi Polgármesteri Hivatalban javasolt a 2016. évben kialakítani egy olyan nyilvántartási rendszert, melyben az ellenőrzések tapasztalatainak hasznosulása, a megfogalmazott javaslatok és az elkészült intézkedési tervek végrehajtása, egyaránt nyomon követhető.
A tárgyév során készült ellenőrzési jelentések azonosították, feltárták a nem megfelelő működések okait, valamint tartalmazták a hiányosságok kiküszöbölését célzó ellenőri javaslatokat, melyek mérhető célkitűzéseket fogalmaztak meg. Az ellenőrzési javaslatok alapján, az intézkedési terveket elkészítették, a lehetőségekhez mérten, azokat végrehajtani.
Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
Mivel a belső ellenőrzés tevékenysége kiterjed egy adott szervezet minden tevékenységére, különösen a költségvetési bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának és elszámolásának, valamint az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásnak a vizsgálatára, ezért az alapvető feladata.
Lényeges feladata továbbá, hogy a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat fogalmazzon meg a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében, valamint a költségvetési szerv működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében.
Ezért a belső kontrollrendszerek fejlesztésének illeszkednie kell az Önkormányzat egyes közép- és hosszú távú terveihez, központi stratégiáihoz, alapvető fejlesztési koncepcióihoz.
A belső ellenőrzésnek továbbra is stratégiai célja az önkormányzati gazdálkodás szervezettségének, szabályozottságának, a számviteli- és gazdálkodási rend, továbbá az informatikai rendszerek megbízhatóságának értékelése.
Az ellenőrzések tapasztalatai azt mutatják, hogy a jelenlegi ellenőrzési nyomvonalak nem teljes körűen és nem megfelelő pontossággal mutatják be az információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, így nehezen teszik lehetővé azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.
A változó követelményekhez való folyamatos alkalmazkodás, megköveteli a továbbiakban is a szabályzatok állandó karbantartását, gyakorlatra vonatkozó adaptálását, mind az önkormányzatnál, mind pedig az intézménynél.
A kontrollrendszer folyamatos megfelelő működési feltételeinek kialakítása, várhatóan nem lesz zökkenőmentes, mivel a kontrollok kialakítását minden esetben a szervezet működéséhez és felépítéséhez kell igazítani.
Belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében továbbra is célszerű az összes dolgozó munkaköri leírásának időnkénti áttekintése a folyamatszabályozások módosításának tükrében.
A belső kontrollrendszer fejlesztése érdekében a belső ellenőrzéseket követően megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat figyelembe véve, az intézkedési terveket továbbra is el kell készíteni, a különféle külső és belső ellenőrzési jelentések megállapításai, javaslatai alapján. A külső és belső ellenőrzésekről a tárgyévre vonatkozó nyilvántartásokat folyamatosan kell vezetni. (Ezzel kapcsolatos körleveleket és minta mellékleteket a Hivatalvezető megkapta.)
A végrehajtott intézkedésekről, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokáról vezessenek nyilvántartást, készítsenek beszámolót annak érdekében, hogy a belső szabályozások és jogszabályi előírások összhangja biztosított legyen, a rendszerbeli visszacsatolás érvényesüljön, és a korábban már megtörtént hiba, ne forduljon ismét elő. Mindezzel, a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés gyakorlati megvalósítása, a mindennapok teendőibe való beépítése eléri az elvárható szintet.
Az ellenőrzési rendszer hatékonyságának és eredményességének növelése érdekében fontos, hogy a Polgármesteri Hivatal, folyamatosan kísérje figyelemmel a tevékenység folyamatait, határozzák meg azok kockázatait, a befolyásoló tényezőket folyamatosan értékeljék, figyeljék, és az ellenőrzéseket a legkritikusabb pontokra irányítsák. E feladatokért felelős személy kijelölése szükségszerű.
Összességében megállapítható, hogy Fonyód Város Önkormányzata, a Fonyódi Polgármesteri Hivatal kontrollrendszerének működése tekintetében a belső ellenőrzés jogszabályi kötelezettségeinek eleget tett.
Az ellenőrzések célja a jövőben is a hibák kijavítása, a folyamatok szabályszerű további működtetésére, az erőforrások hatékonyabb kihasználtságára irányult.
Az ellenőrzési tevékenység, próbált szervesen illeszkedni az önkormányzat által jóváhagyott ágazati stratégiák célkitűzéseihez, valamint megfelelt az ellenőrzési koncepcióban rögzítetteknek.
Fontos hangsúlyozni a továbbiakban is, az ellenőrzési tapasztalatok hasznosításának szükségességét, a felügyeleti jogkör gyakorlásának, valamennyi területén.
Az ellenőrzés javaslatainak hasznosulásához továbbra is szükséges a vezetői támogatás, amely egyértelművé teszi az ellenőrzöttek számára az ellenőrzésekben javasoltak jövőbeni hasznosulásának és számon kérhetőségének lehetőségét.
Balatonfenyves, 2016. február 11.
Kahó Ildikó
belső ellenőrzési vezető
Döntéshozói vélemények
| Pénzügyi Bizottság |
Pénzügyi Bizottság javasolja a Képviselő-testületnek az előterjesztés szerinti határozati javaslat elfogadását.
|
|
| Jogi Bizottság |
Jogi Bizottság javasolja a Képviselő-testületnek az előterjesztés szerinti határozati javaslat elfogadását. |
|
"Előterjesztés Fonyód Város Önkormányzat 2015. évi belső ellenőrzési tevékenységéről szóló beszámoló elfogadására"
Tervezett döntéstípus: határozat
Tervezett ágazati besorolás: pénzügyi kérdések
A Jogi Bizottság a javaslatról egyszerű többséggel, nyílt szavazással dönt.
Jogi Bizottság az alábbi határozati javaslat elfogadását terjeszti a Képviselő-testület elé:
1.) Fonyód Város Önkormányzat Képviselő-testülete a 2015. évi belső ellenőrzési jelentést megtárgyalta és az abban foglaltakat elfogadja.
Határidők, felelősök:
Határidő: azonnal
Mellékletek: