Tisztelt Képviselő-testület!

A belső ellenőrzés tervezésének bemutatása

Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 61. §-a szerint az államháztartási kontrollok célja az államháztartás pénzeszközeivel és a nemzeti vagyonnal történő szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás biztosítása. Az államháztartás belső kontrollrendszere a költségvetési szervek belső kontrollrendszere keretében valósul meg, beleértve a belső ellenőrzést is. A belső kontrollrendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembe vételével és egyben köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.

A 2013. január 1-jén hatályba lépett Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 119-§-a rendelkezik –többek között- a helyi önkormányzat belső ellenőrzési rendszere működésének főbb szabályairól, megjelölve az általa elérni kívánt fontosabb célokat is. A helyi önkormányzat belső ellenőrzése keretében gondoskodni kell a felügyelt költségvetési szervek ellenőrzéséről is. Az utóbbi ellenőrzési forma a tulajdonosi funkcióval összefüggő átfogó vagy általános ellenőrzésként valósul meg.

A helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségű szervek feladat és hatásköreiről szóló 1991. évi XX. Törvény 140. § (1) bekezdésének e) pontja a jegyző gazdálkodási feladat- és hatáskörébe sorolja az önkormányzat által alapított és fenntartott  költségvetési szervek pénzügyi-gazdasági ellenőrzését.

A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 29.§ (1) bekezdése minden költségvetési szerv részére kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves ellenőrzési terv készítését írta elő.

A helyi önkormányzatokról szóló 2011. évi CLXXXIX. Tv. 119. 0(5) bekezdése szerint a helyi önkormányzatra vonatkozó éves belső ellenőrzési tervet a Képviselő-testület az előző év december 31-éig hagyja jóvá.

I. Az éves ellenőrzési terv összeállítása

Fonyód Város Önkormányzat 2019. évi éves belső ellenőrzési terve összeállítása során a belső ellenőrzés figyelembe vette a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendeletet (Bkr.), és a Fonyódi Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Kézikönyvének előírásait, a Nemzetközi és a Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáit (IIA Normák) és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok 5000-es Tervezési standardjait, valamint a Nemzetgazdasági Minisztérium a 2018. évi, az éves ellenőrzési terv elkészítéséhez kiadott módszertani útmutatójának szempontjait.

 A terv a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon és a rendelkezésre álló erőforrásokon alapul.

a) Az ellenőrzési terv elkészítése során felhasznált kimutatások, elemzések, egyéb dokumentumok

A 2019. évi belső ellenőrzési terv elkészítése során a következő dokumentumokat használtam fel:

- Fonyód város Önkormányzat felülvizsgált belső ellenőrzésének a 2016. – 2019. évi stratégiai tervén

- 2019. évi tervet megalapozó kockázatelemzésen

- Bizonyosságot adó tevékenység 2016-2018. évi dokumentációi

- Belső ellenőrzéssel kapcsolatos továbbképzések anyagai

- Jogszabályi változások.

Az éves ellenőrzési terv tartalmazza

- az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatást,

- a tervezett ellenőrzések tárgyát

- az ellenőrzések célját

- az ellenőrizendő időszakot

- a rendelkezésre álló és a szükséges ellenőrzési kapacitás meghatározását

- az ellenőrzések típusát

- az ellenőrzések tervezett ütemezését

- az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését

- az egyéb tevékenységeket.

A külső szolgáltatói feladatellátás miatt a soron kívüli ellenőrzések és a kötelező szakmai képzések szakértői nap szükséglete nem kerülhet tervezésre.

Az éves ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatása

Fonyód Város Önkormányzat feladatait ellátó szervezetek

A) Fonyódi Óvoda és Bölcsőde

B) Fonyódi Kulturális Intézmények

C) Fonyódi Polgármesteri Hivatal

D) Fonyódi Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft.

E) Fonyódi Média Nonprofit Közhasznú Kft.

F) Egészségügyi Ellátást Szervező és Működtető Nonprofit Kiemelkedően Közhasznú Kft.

G) Fonyód Konyha Kiemelkedően Közhasznú Kft.

H) Fonyód-Balatonfenyves Alapszolgáltatási Központ

Kockázatok feltérképezése

Az éves ellenőrzési terv elkészítéséhez szükséges kockázatok feltérképezését a belső ellenőrzés végzi. Forrása elsősorban a bizonyosságot adó tevékenység, valamint a tanácsadás során a belső ellenőrzés tudomására jutott információk, a vezetőkkel folytatott konzultációk.

A belső ellenőr az ellenőrzések során konzultál a Hivatal és Intézmények vezetőivel, középvezetőivel és a dolgozókkal, így tudomást szerez a szervezeti egységeket érintő kockázatokról. 

Az önkormányzati bevételek megalapozottsága érdekében, nagy hangsúlyt kell fektetni a normatív állami támogatások igénylésére és elszámolására. A támogatások alapját képező mutatószámok, létszámok helyes megállapítása az alapja a támogatások lehívásának. Tekintettel arra, hogy a Magyar Államkincstár szinte rendszeresen folytat a normatívák elszámolásához kapcsolódó ellenőrzést, ezért a belső ellenőr ritkán végez éves terve alapján ebben a témakörben vizsgálatot.

A Polgármesteri Hivatal és az Önkormányzat Intézményei intranetes hálózattal rendelkeznek, amely tartalmazza a működésben bekövetkező változásokat, így a kockázatok feltérképezéséhez a webes felületek is sok segítséget nyújtanak.

Kockázatok értékelése

A kockázatok feltérképezését követően a belső ellenőrzés 28 db folyamatot határozott meg, amelyet egyedileg értékelt. A kockázatok értékelése kettő lépcsőben zajlott.

A folyamatok a meghatározott belső ellenőrzési fókuszok (közvetlen pénzben mérhető hatás, folyamat/tevékenység korábbi ellenőrzése, szabályok/működés összetettsége/változása, szervezeti változás, kontrollok megbízhatósága) alapján jelentőségük szerint kerültek súlyozásra oly módon, hogy az értékelési mátrixban jelentőségük alapján 0 – 5 pontot kaphattak.

Kockázatelemzési kritériummátrix

A kockázati szempontokhoz 1-től 5-ig terjedő kockázati mérőszám rendelése történt a súlyosságnak megfelelően ("1" a legalacsonyabb, "5" a legsúlyosabb). A kockázatok előfordulásának valószínűsége 1-től 5-ig került meghatározásra ("1"- „2” alacsony, "3" –„4” közepes, "5" magas).

Kockázati pontok= Súlyok mérőszám X a kockázat előfordulásának valószínűsége.
Elérhető minimum pont: 23
Elérhető maximum pont: 115
Alacsonynak minősíthető a kockázat 50 pontig.
Közepesnek minősíthető a kockázat 100 pontig.
Magasnak minősíthető a kockázat 100 pont fölött.

A ellenőrzések kiterjeszthetőségének felső határát a belső ellenőrzési kapacitás adja meg.

2019. évre vonatkozóan, 6 legmagasabb kockázati besorolású folyamat ellenőrzés került be vizsgálati programként az éves belső ellenőrzési tervbe.    

Vagyongazdálkodás körében a tárgyi eszközök nyilvántartásának ellenőrzése, kerül kijelölésre, a vásárlási előlegek ellenőrzése mellé bekerül a készpénzkezelés ellenőrzése.  Érintené a 2019. évi terv egy-egy vizsgálati tárgya a belső kontrollrendszer konkrét területét, a Polgármesteri Hivatalban és az Egészségügyi Ellátást Szervező és Működtető Nonprofit Kiemelkedően Közhasznú Kft.-nél, valamint időszerűvé vált a Fonyódi Óvoda és Bölcsőde intézményi gazdálkodásának ellenőrzése.

A 2019. évi ellenőrzésre javasolt területek és folyamatok az alábbiak:

Ø     Fonyódi Óvoda és Bölcsőde  2018. évi gazdálkodása

Ø     Egészségügyi Ellátást Szervező és Működtető Nonprofit Kiemelkedően Közhasznú Kft. kontrollkörnyezetét biztosító szabályzatok, eljárásrendek

Ø     Vásárlási előlegek engedélyezésének, dokumentálásának, elszámolásának rendje Fonyód Város Önkormányzata által alapított intézmények esetében

Ø     Fonyódi Polgármesteri Hivatal Szervezeti Integritást sértő események kezelésének eljárásrendje

Ø     Tárgyi eszközök nyilvántartásának vizsgálata Fonyód Város Önkormányzata által alapított intézményeknél

Ø     Készpénzkezeléssel kapcsolatos belső kontrollok érvényesülése Fonyód Város Önkormányzata által alapított intézményeknél

A fentiek figyelembevételével elkészített 2019. évi ellenőrzési tervet az 1.számú melléklet (ütemterv), valamint a 2. számú melléklet (kockázatelemzés) alapján  terjesztem, Tisztelt Képviselő-testület elé.

A javasolt belső ellenőrzési tervben meghatározott ellenőrzési feladatok átfogják az önkormányzati gazdálkodás kiemelt területeit.

Az ellenőrzések túlnyomó része széles körben az Önkormányzatra és annak intézményeire terjed ki. A szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzések mellett a rendszerellenőrzések számának növelése biztosítja, hogy a folyamatok átfogó jelleggel kerüljenek vizsgálat alá. Ez utóbbi időigényesebb eljárások, viszont teljes képet adnak az ellenőrzött területen működő kontrollokról. 

Az önkormányzat és általa fenntartott intézményeknél, Önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságoknál a 2019. évi ellenőrzések programjainak összeállításakor az operatív gazdálkodási feladatok ellátása mellett, elsősorban a szabályzatokkal való lefedettségre, a belső kontrollrendszer értékelésére   helyezte a hangsúlyt a belső ellenőrzés, tekintettel a az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban Áht.), valamint az államháztartás törvény végrehajtásáról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban Ávr.) előírásaira.    

A belső ellenőrzés fontos feladata a potenciális hibák megelőzése érdekében, hogy a megjelenő új, illetve jelentős mértékben módosuló jogszabályok értelmezéséhez egységes végrehajtásához segítséget nyújtson, együttműködve az ellenőrzött költségvetési, illetve egyéb szervezettel.

A fentiekből következően, a belső ellenőrzés a törvényeknek megfelelő szabályzatok, a működés érdekében saját hatáskörben kiadott utasítások, eljárásrendek, folyamatleírások meglétének, kidolgozottságának, a folyamatok működésének rendszerszemléletű elemzésével, értékelésével is fog foglalkozni a 2019. évben, a stratégiai tervezésnek megfelelően.   

A tervezett ellenőrzések tárgya

A kiemelt kockázati prioritás miatt az ellenőrzés tárgyaként jelenítette meg az ellenőrzés a belső kontrollrendszer, ezen belül a szervezeti integritást sértő események eljárásrendjének vizsgálatát az Önkormányzat által alapított intézményeknél és a Fonyódi Polgármesteri Hivatalban.  

Az Önkormányzat Stratégiai Belső Ellenőrzési Tervével alátámasztva folytatódik az elmúlt évekhez hasonló gyakorlat, amely az önkormányzat által alapított intézmény működtetésének és gazdálkodásának szervezettségét és az önkormányzatoktól kapott támogatások felhasználását jelöli meg a vizsgálatok tárgyául, a Fonyódi Óvoda és Bölcsődénél.  

A klasszikus hagyományoknak megfelelően az ellenőrzések tárgya 2019. évben is a gazdálkodással összefüggő beszámoló, jelentések, költségvetések és az ezekhez kapcsolódó pénzügyi-számviteli bizonylatok szabályszerűségének, összefüggésének vizsgálata, egy-egy konkrét területen. (tárgyi eszközök nyilvántartásának, vásárlási előlegek , készpénzkezelés).

Ebben az esetben rendszer és pénzügyi ellenőrzésre kerül sor, Fonyód Város Önkormányzatánál és Intézményeinél.

A tervezett ellenőrzések célja és módszerei

Az ellenőr a 2019. évi belső ellenőrzési tervben három rendszerellenőrzés végrehajtását prognosztizálja. A rendszerellenőrzések célja a vizsgált területek  komplex belső kontrollrendszerének és az ehhez kapcsolódó alrendszereknek a felülvizsgálata a szabályozottság és a működés szempontjából egyaránt.

Az előző célrendszer keretében vizsgálja az alábbi követelmények érvényesülését.

Ø     A működés és a gazdálkodás során hogyan valósult meg a tevékenységek gazdaságos, hatékony és eredményes végrehajtása.

Ø     A vizsgált területek és szervezetek milyen színvonalon teljesítették elszámolási kötelezettségeiket.

Ø     Hogyan érvényesült az a funkció, hogy az erőforrásokat megvédjék a veszteségektől, a károktól és a nem rendeltetésszerű használattól.

Továbbá megállapítani, hogy az önkormányzatoktól kapott pénzeszközök felhasználása mennyiben felelt meg a hatályos jogszabályoknak. A szabályszerűségi ellenőrzés evidenciális célja, a hatályos jogszabályokhoz, illetőleg a belső eljárásrendekhez való igazodás szintjének értékelése és a korábban megállapított színvonallal történő összehasonlítása.

A belső ellenőrzés, 2019-ben, kiemelten kezeli, a Fonyódi Polgármesteri Hivatal, és az intézmények általi igényeknek megfelelően, a tanácsadói tevékenységet. Ugyanakkor, 2019. év I. negyedévében felülvizsgálja  Fonyód Város Önkormányzata és költségvetési intézményeire kiterjedő Belső Ellenőrzési Kézikönyvet..

A belső ellenőrzés, nevesitetten a belső ellenőrzési vezető kötelező feladata a kockázat elemzéssel alátámasztott stratégiai ellenőrzési terv elkészítése, amelyre 2019. év IV. negyed évében kerül sor. Az éves belső ellenőrzési terv, az ellenőrzések nyomon követésére és az éves ellenőrzési beszámoló elkészítésére 12 munkanap került tervezésre.

A belső ellenőrzés külső szolgáltatással kerül ellátásra, összesen 66 munka (szakértő) nap felhasználással.

A belső ellenőrzés az ellenőrizendő feladatok ellátásához ideiglenes kapacitás kiegészítéssel, szükség esetén külső szakértő igénybevételével nem tervezett.

A külső szolgáltatói feladatellátás miatt a soron kívüli ellenőrzések és a kötelező szakmai képzések szakértői nap szükséglete sem kerülhet tervezésre.

A jogszabályokban előírt belső ellenőrzési tevékenység ellátásához a tárgyi feltételek biztosítottak.

A belső ellenőr rendelkezik

-        az előírt szakirányú (közgazdasági) felsőfokú iskolai végzettséggel-,

-        az államháztartásért felelős miniszter engedélyével - a belső ellenőri tevékenység végzésére,

-        rendszer-teljesítmény-, államháztartási számvitel-, közbeszerzések-, uniós támogatások belső ellenőrzésére vonatkozó hatósági vizsgával,

-        A belső ellenőrzési vezető szármára előírt jogszabályi előírásoknak megfelel.

II. Az önkormányzatok stratégiájához való viszony

A 2019. évi ellenőrzési terv az önkormányzat stratégiai céljaival és költségvetési koncepciójával összhangban áll.

III. Előzmények

A 2019. évi ellenőrzési terv javaslatok a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. Törvény, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 31. § alapján kerültek beterjesztésre, Fonyód Város Önkormányzata Képviselő-testülete elé.   

IV. Várható szakmai hatások

A belső kontrollok működtetésének egységes, önkormányzati szintű vizsgálatai hozzájárul ahhoz, hogy a szervezet tevékenysége során fokozottan érvényesülhessenek a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség Ávr.-ben is előírt követelményei. Így teljesíti azokat a követelményeket, amelyek a pénzügyi ellenőrzési rendszer EU- konform átalakítását, hatékony és átlátható működését célozzák.  

Fonyód, 2018. november 3.

                                                                                         Kahó Ildikó sk.

                                                                               belső ellenőrzési vezető

Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szüksége kapacitás megállapítása