11. napirendi pont
ELŐTERJESZTÉS
A Balatonalmádi Város Önkormányzat Képviselő-testület
2014. április 24-i ülésére
2014. április 24-i ülésére
| Tárgy: | Éves összefoglaló ellenőrzési jelentés a 2013. évben végzett belső ellenőrzések és egyéb külső ellenőrzések értékeléséről | |
| Készítette: | Cseh Anikó köztisztviselő | |
| Előterjesztő: | Dr. Hoffmann Gyöngyi jegyző, Keszey János polgármester | |
| Véleményező bizottság: | Pénzügyi és Gazdasági Bizottság |
Tisztelt Képviselő-testület!
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvénynek (a továbbiakban: Áht.), valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletnek (a továbbiakban: Ber.) megfelelően a közpénzek felhasználásában résztvevő költségvetési szervek kötelesek belső ellenőrzési rendszert működtetni abból a célból, hogy a szervezet vezetője számára bizonyosságot nyújtsanak az általa kiépített és működtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelőségét illetően.
A belső ellenőrzés független, tárgyilagos, bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az adott szervezet működését fejlessze, és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés a szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet kockázatkezelési, irányítási és ellenőrzési eljárásainak hatékonyságát.
A Belső ellenőrzés éves munkájáról, az Ötv., a Ber. valamint a Belső Ellenőrzési Kézikönyv alapján Éves Ellenőrzési Jelentést kell készíteni, melyet a polgármesternek a tárgyévet követően a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg kell a Képviselő-testület elé terjesztenie. A Ber. 48. §-a megfogalmazza az éves ellenőrzési jelentés, illetve az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés tartalmi követelményeit.
2009 -től a belső ellenőrzési tevékenységet a Kelet-balatoni Kistérségi Társuláson keresztül a Szántó és Társa Szolgáltató Bt. látja el Önkormányzatunknál.
A Szántó és Társa Szolgáltató Bt. által készített éves ellenőrzési jelentés alapján a következők szerint számolunk be a belső ellenőrzés 2013. évi tevékenységéről.
I./ A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján ( Ber. 48.§ a.) pont )
I./1. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtől való eltérések indoka, a terven felüli ellenőrzések indokoltsága.
A belső ellenőrzés független, tárgyilagos, bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az Önkormányzat és az általa irányított költségvetési szervek működését fejlessze és eredményességét növelje.
Az ellenőrzések tárgya döntő részben a szabályozott, szabályszerű és hatékony működés feltételeinek és teljesülésének vizsgálatára irányultak.
A belső vizsgálatok a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően, a 2013. évi ellenőrzési terv, valamint az egyes ellenőrzések megbízólevelei és ellenőrzési programja alapján történtek. A 2013. évben lefolytatott ellenőrzések tárgyát, célját, módszerét és a megállapításokat bemutatását tartalmazó kimutatás az előterjesztés 1. sz. mellékletét képezi.
A tervezés és módosítása kockázatelemzésre alapozottan kiterjedt minden olyan területre, amely a szabályos és a jogszabályi változásoknak megfelelő működést segíti és kontrollálja. A kockázatelemzés a vonatkozó szakirodalom által javasolt értékelési szempontok alapján történt.
A tervezés a Polgármester, illetve a Jegyző igényeinek figyelembe vételével, kockázatelemzéssel megalapozottan történt.
I./1./a.) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése
A tárgyévi tervezett vizsgálatok száma összesen hét volt, melyek lezárásra kerültek.
A teljesített ellenőrzések típus szerint a következők voltak:
- 3 pénzügyi ellenőrzés
- 3 szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzés
- 1 rendszer ellenőrzés.
Az egyes ellenőrzések bemutatása az 1. számú függelékben található.
A belső ellenőr a megállapításokat a vizsgálat tényszerű feltárása alapozta. Az ellenőrzések során a dokumentális ellenőrzéseken felül mélyinterjúra is sor került a vizsgált szervezeti egységek vezetőivel, illetve az adott munkafolyamat felelősével.
Az ellenőrzések során a megállapítások jogszabályi és egyéb szakmai szempontok alapján kerültek rögzítésre.
A belső ellenőrzés megállapításai átlagos, illetve csekély jelentőségűnek minősíthetőek. Kiemelt jelentőségű, a vezetés részéről azonnali intézkedést igénylő javaslat megfogalmazására nem került sor.
I./1./b.) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása.
Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel.
I./2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása ( Ber. 48.§ ab) pont )
Az ellenőrzések lefolytatásának személyi és tárgyi akadályai nem voltak.
A belső ellenőr és a vizsgálat alá vont szervezetek, szervezeti egységek, illetve az adott munkafolyamat felelősei az ellenőrzések során összehangolták munkájukat, minden dokumentum és program hozzáférést a belső ellenőrzés rendelkezésére bocsátottak, ami hozzájárult a hatékonysághoz.
A vizsgálatokhoz a szükséges anyagot, információt és az elvárható segítséget az ellenőrzés megkapta. Esetenként a vizsgált terület leterheltsége miatt kellett a munkát összehangolni, hogy a vizsgálatok ideje alatt az ellenőrzött területen a munka folyamatosságát ne akadályozza a vizsgálat.
Az ellenőrzések tárgya döntő részben a szabályozott, szabályszerű és hatékony működés feltételeinek és teljesülésének vizsgálata volt.
A jelentéstervezetek az ellenőrzött féllel minden alkalommal előzetesen egyeztetésre kerültek. A megállapításokkal, javaslatokkal szemben lényeges kifogás nem merült fel. A standardoknak és előírásoknak megfelelően készültek el a vizsgálati jelentések, melyek Polgármesteri és Jegyzői jóváhagyással kerültek véglegesítésre. Az ajánlások konkrét, gyakorlatban megvalósítható feladatokat tartalmaztak, megfelelő alapot biztosítva a hatékonyabb és szabályos működéshez.
I./2./a) A belső ellenőrzési egység(ek) humánerőforrás-ellátottsága
A belső ellenőrzést ellátók képzettségi szintje és gyakorlata megfelel a Ber.-ben foglalt követelményeknek. A jogszabályban előírt regisztráció megtörtént. A belső ellenőrzési vezető 2012. évben kettő kötelező továbbképzésen vett részt, s az Áht.70.§ (4) bekezdésben meghatározott engedéllyel rendelkezik. A 2014. évi továbbképzésre történő regisztrálása megtörtént.
I./2./b) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása ( Ber. 18. – 19. §-a alapján )
A belső ellenőrzés funkcionális függetlensége 2013. évben teljes körűen biztosított volt. Az ellenőrzési és a tanácsadói tevékenységen kívül más feladatba a belső ellenőrzési vezető nem volt bevonva.
I./2./c) Összeférhetetlenségi esetek ( Ber. 20.§-a alapján )
2013. évben a megbízással, illetve az egyes ellenőrzésekkel kapcsolatban összeférhetetlenségi helyzet nem merült fel.
I./2./d) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása
2013. évben a belső ellenőri jogokkal kapcsolatban korlátozás nem merült fel.
I./2./e.) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők
A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényező nem volt.
I./2./f.) Az ellenőrzések nyilvántartása
Az ellenőrzések teljes iratanyagának megőrzése a Balatonalmádi Közös Önkormányzati Hivatalban évenként, illetve elkülönítetten, nyomon követhető formában történik. A megbízólevelek, ellenőrzési programok és vizsgálati jelentések egy példánya az irattárba kerül.
I./2./g.) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére javaslat nem került megfogalmazásra.
I./3. A tanácsadó tevékenység bemutatása ( Ber. 48. ac) pont)
A korábbi évek gyakorlata szerint a belső ellenőrzés keretében történő tanácsadásnak a rendje kialakult.
Legfőbb területei: a gazdálkodást érintő jogszabályi változások, azok értelmezése, költséggazdálkodást érintő kérdések, számviteli és intézményi szabályozottság. A tanácsadás keretében év közben folyamatosan tájékoztató anyagok kerültek kiküldésre.
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján ( Ber. 48.§ b) pont )
II./1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok ( Ber. 48.§ ba) pont )
A vizsgálatok eredményeként megfogalmazott javaslatok elfogadottsági szintje száz százalékos.
A javaslatok az elvárt és a tényleges helyzet összehasonlításán, az eltérések okainak és hatásának meghatározásán alapultak, gyakorlatban végrehajthatóak, megvalósíthatóak voltak.
A vizsgálati jelentések készítése a már évek óta kialakított gyakorlat alkalmazásával történik. A vizsgálati jelentéstervezetek minden alkalommal egyeztetésre kerülnek az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjével, illetve személlyel. Indokolt esetben a szükséges módosítás elvégzése után, a vizsgálati jelentés Polgármesteri és Jegyzői jóváhagyással véglegessé vált. A jelentéstervezetekkel kapcsolatos érdemi kifogás nem merült fel az év folyamán.
Az éves tervezéskor a korábban elvégzett vizsgálatok eredményeként megfogalmazott intézkedések számba vétele is megtörténik, mely indokolt esetben az utóvizsgálat szükségszerűségét meghatározza. A határidőkről, végrehajtásról és hasznosulásról az utóvizsgálatok mellett az ellenőrzöttek kötelező beszámolója nyújthat információt.
A kiemelt megállapítás megfogalmazására nem került sor.
III. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése
1. Kontrollkörnyezet
Az ellenőrzés által elvégzett vizsgálatok eredményeként a külső körülményekre is tekintettel megfelelőnek ítélhető az intézményi kontrollkörnyezet minden területe, a célok és szervezeti felépítés, belső szabályzatok, feladat- és hatáskörök, folyamatok meghatározása és dokumentálása, humán erőforrás, etikai értékek és integritás, a működés és feltételeinek intézményi szabályos és szabályozott biztosítása. A gazdálkodást és a működést érintő szabályozók felülvizsgálata és aktualizálása folyamatos.
A jogszabálykövetés a gyakori szabályozóváltozások miatt fokozott terhet jelent a belső szabályozásban és annak gyakorlati alkalmazásában, amit esetenként befolyásol a gyakorlat és a szabályozás aszinkronja. Bizonyos területek vonatkozásában a megállapítások arra mutatnak, hogy a belső, ellenőrzési pontok vagy folyamatok rendszerét nem minden esetben működtetik, illetve követik nyomon megfelelően. Az ellenőrzési megállapítások általában olyan gyengeségekre utalnak, amelyek a szokásos munkafolyamatok mellett korrigálhatók a vezetés beavatkozása nélkül.
2. Kockázatkezelés
A belső ellenőrzés tervezése a jogszabályi kötelezés óta kockázatelemzés alapján történik.
Az Önkormányzati, illetve a Hivatali szintű kockázatelemzés rendje kialakítás alatt van.
3. Kontrolltevékenységek
Az intézményi folyamatok sajátosságai alapján a megfelelő kontrollok kerültek alkalmazásra. Az aktualizált Ellenőrzési nyomvonalban pontosan meghatározták az ellenőrzési pontokat.
A külső jelentéstételi kötelezettségének a Hivatal eleget tesz. Adatok, információk nyilvántartása, tárolása az adatkezelői szintű ismeretek miatt nem szabályozott.
4. Információ és kommunikáció
Az Önkormányzat, illetve a Hivatal a kapcsolódó szabályzatokkal rendelkezik, az információk áramoltatásához az információs technológiát használja.
Az iratkezelési szabályzat megfelel a törvényi előírásoknak, az alkalmazott iktatási rendszerrel (számítógépes) összefüggésben, megfelelően írja elő a hozzáférési jogosultságokat. A szabálytalanságkezelési szabályzat részletesen előírja a szabálytalanság észlelésével kapcsolatos feladatokat, differenciálja az eljárási rendet.
5. Monitoring
A belső kontrollrendszer működéséről a beszámolás a belső ellenőrzési jelentések és az éves összefoglaló ellenőrzési jelentésben történik. A monitoring részletes értékelését jelen beszámolóban leírtak tartalmazzák.
IV. Az intézkedési tervek megvalósítása
Az ellenőrzési megállapítások, javaslatok elfogadottak, ezért az intézkedési tervek készítése, felelősök, határidők kijelölése, változatlanul biztosított.
A végrehajtás követése, az ellenőrzések pozitív hatása részlegesen mutatható ki. A végrehajtott feladatokkal az érintettek megszűntették a hiányosságokat, hozzájárultak a szabályos, hatékonyabb működéshez. Változatlanul magas az aránya a folyamatos határidejű végrehajtásoknak az intézkedésre kijelölt határidők közt.
Az ellenőrzési jelentések megállapításai megalapozottak voltak, hozzájárultak a vezetői intézkedések megalapozásához. A javaslatok, ajánlások hasznosulásának kimutatását a hosszú végrehajtási határidők nehezítik.
V. Egyéb külső ellenőrzés
Az Önkormányzatnál és költségvetési szerveinél 2013. évben a következő külső ellenőrzésekre került sor:
1. SZT-2002-TU-BAL-8-02-01-02 Balatonalmádi Városi Kulturális Központ körüli közterületek felújítása. Ellenőrzés típusa: helyszíni, záró ellenőrzés
2. TEUT 1900021 08 U - Balatonalmádi, Budai N.A. - Batthyány utcák burkolat felújítása, ellenőrzés típusa: kötelezettségvállalás ellenőrzése
3. CÉDE 1900018 08 D Balatonalmádi Szent Erzsébet liget II. ütem IV. szektor zöldterület megújítása. Ellenőrzés típusa: helyszíni, záró ellenőrzés
4. A központi költségvetésből IX. fejezetéből származó 2012. évi hozzájárulások, támogatások elszámolásának helyszíni ellenőrzése
A fentiekben megjelölt ellenőrzések során intézkedést igénylő megállapítás megfogalmazására nem került sor.
Balatonalmádi, 2013. április 05.
Keszey János
polgármester
Tisztelt Képviselő-testület!
Kérem, hogy a 2013. évi éves belső és külső ellenőrzésekről szóló éves ellenőrzési jelentést az alábbi határozati javaslattal jóváhagyni szíveskedjenek.
Balatonalmádi, 2014. április 05.
Keszey János Dr.Hoffmann Gyöngyi
polgármester jegyző
Döntéshozói vélemények
| Pénzügyi és Gazdasági Bizottság |
71/2014. (IV.15.) PGB határozat
Balatonalmádi Város Önkormányzatának Pénzügyi és Gazdasági Bizottsága az alábbi döntés meghozatalát javasolja a Képviselő-testületnek:
1. Balatonalmádi Város Önkormányzatának Képviselő-testülete, a 2013. évi belső ellenőrzések és egyéb külső ellenőrzések értékeléséről szóló éves ellenőrzési jelentést jóváhagyja.
2. Az ellenőrzések fejlesztésére vonatkozóan az alábbi követelményeket és elvárásokat határozza meg:
3. Az ellenőrzési kötelezettségek végrehajtása érdekében, a Balatonalmádi Közös Önkormányzati Hivatal és az intézmények belső ellenőrzésére fordítandó óraszámnak a szinten tartását a 2014. évi belső ellenőrzési munkaterv tervezése során vizsgálni kell.
Felelős: Keszey János polgármester
Dr.Hoffmann Gyöngyi jegyző
Hivatali felelős: Regenyéné Király Andrea pénzügyi-és számviteli osztályvezető
Határidő: 2014. november 15. illetve folyamatos
|
|
"Belső ellenőrzés"
Tervezett döntéstípus: határozat
Tervezett ágazati besorolás: napirendi kérdések
A Balatonalmádi Város Önkormányzat Képviselő-testület a javaslatról egyszerű többséggel, nyílt szavazással dönt.
Határozati javaslat
……./2014. (IV.24.) Öh.
1. Balatonalmádi Város Önkormányzatának Képviselő-testülete, a 2013. évi belső ellenőrzések és egyéb külső ellenőrzések értékeléséről szóló éves ellenőrzési jelentést jóváhagyja.
2. Az ellenőrzések fejlesztésére vonatkozóan az alábbi követelményeket és elvárásokat határozza meg:
3. Az ellenőrzési kötelezettségek végrehajtása érdekében, a Balatonalmádi Közös Önkormányzati Hivatal és az intézmények belső ellenőrzésére fordítandó óraszámnak a szinten tartását a 2014. évi belső ellenőrzési munkaterv tervezése során vizsgálni kell.
Határidők, felelősök:
Határidő: 2014. 11. 15.
Felelős: Keszey János
Hivatali felelős: Regenyéné Király Andrea