A Pénzügyi és Vagyongazdálkodási Bizottság a Képviselő-testületnek az alábbiak szerint javasolja elfogadásra a BVV Kft. és BSZM Kft. belső ellenőrzése során feltárt hiányosságok megszüntetésére készített intézkedési terveket:

INTÉZKEDÉSI TERV a Budakeszi Városfejlesztési és Városüzemeltetési kft. belső ellenőrzési jelentés megállapításaira vonatkozóan:

 

1.      „Az alapító okiratban javítani szükséges a Kft székhelyét.” 

Határidő: megtörtént 2010.januárban                        Felelős: jegyző

 

2.      Pótolni szükséges az Európai Uniós pályázatokkal kapcsolatos elszámolások eljárásrendjének belső szabályozását;”

Az Önkormányzat és a BVV kft. közötti Megbízási szerződésben vagy külön szabályzatban javasolt rögzíteni.

Határidő: 2011. február 28.                                        Felelős: polgármester, pü.irodavezető

 

3.      „A társaság SzMSz-ét felül kell vizsgálni és aktualizálni annak érdekében, hogy egy kívülálló személy számára megfelelő képet adjon a társaságról, annak felépítéséről, struktúrájáról, vállalati kultúrajegyéről, alapvető küldetéséről, az egyes egységek feladatairól és kötelezettségeiről, a vezető tisztségviselő(k) és az alkalmazottak viszonyáról, továbbá a társaságon belüli ellenőrzés rendszeréről;”

Az ellenőrzés időpontjában (2009-ben ) nem volt alkalmazottja a Társaságnak, de a GAMESZ és beruházás kiszervezése kapcsán alapvetően változik a szervezet, és szükségessé válik az SZMSZ módosítása.

Javasolt határidő a beterjesztésre: 2011. március 31. Felelős: BVV Kft. ügyvez.

 

4.      „A törvényes működés érdekében az ügyvezető asszony gondoskodjon arról, hogy felülvizsgálatra és aktualizálásra kerüljenek a Számviteli törvényben előírt, számviteli politika keretében kötelezően elkészítendő számviteli, és egyéb szabályzatok.”

Az új szervezetnek és feladatoknak megfelelően az összes szabályzat felülvizsgálatra kerül. (Szükséges a szabályzatok felsorolása!)

Határidő: 2011. április 30.                                           Felelős: BVV Kft. ügyvez.

 

5.      „A belső ellenőrzés kéri, hogy a szigorú számadású nyomtatványok körét a számviteli politika keretében elkészítendő pénzkezelési szabályzatban határozzák meg tételesen.” 

A meglevő pénzkezelési szabályzat felülvizsgálata során ezt is pótoljuk.

Határidő: 2011. február 28.                                        Felelős: BVV Kft. ügyvez.

 

6.      „Vizsgálják felül a társaság által kötött megbízási szerződéseket, mert azok több tartalmi hiányosságot is mutatnak az ellenőrzési jelentésben részletezettek szerint.”

Összesen 2 db megbízási szerződés volt a vizsgált időszakban, mely teljesült és meg is szűnt.

Határidő: intézkedést nem igényel                             Felelős: BVV Kft. ügyvez.

 

 

INTÉZKEDÉSI TERV a BSZM NONPROFIT kft. belső ellenőrzési jelentés megállapításaira vonatkozóan:

 

1.      „Mielőbb pótolni szükséges az Európai Uniós pályázatokkal kapcsolatos elszámolások eljárásrendjének belső szabályozását. „

A projekt bírálati szakaszban van, az elszámolások belső szabályozását a projekt tényleges megkezdéséig, azaz a Támogatási szerződés megkötéséig rögzíteni szükséges. A belső szabályozásnak a Polgármesteri Hivatal és a BSZM Kft. közötti feladatmegosztást kell tartalmaznia. A belső szabályozás keretét a Támogatási szerződés feltételei rögzítik.

Határidő: támogatási szerződés aláírása               Felelős: polgármester, pü.irodavezető

 

2.      „A társaság SzMSz-ét vizsgálják felül és aktualizálják annak érdekében, hogy egy kívülálló személy számára megfelelő képet adjon a társaságról, annak felépítéséről, struktúrájáról, vállalati kultúrajegyéről, alapvető küldetéséről, az egyes egységek feladatairól és kötelezettségeiről, a vezető tisztségviselő(k) és az alkalmazottak viszonyáról, továbbá a társaságon belüli ellenőrzés rendszeréről;”      Az SZMSZ felülvizsgálata akkor válik szükségessé, amikor véglegesítésre kerül, hogy a csatorna projekt megvalósítása a BSZM kft-ben marad vagy átkerül a BVV Kft-be.

Határidő: támogatási szerződés aláírása                 Felelős: BSZM Kft. ügyvezető

 

3.      „a Kft működésének és Budakeszi Város Önkormányzat képviselő-testületi határozatok összhangjának megteremtése érdekében a belső ellenőrzés javasolja, hogy a hivatal gondoskodjon arról, hogy minden képviselő-testületi döntésből, illetve nemcsak döntés de bármi féle Kft-t is érintő levelezések, dokumentumok, amelyek az önkormányzathoz érkeznek, vagy éppen elküldenek – tekintettel arra, hogy az önkormányzat a pályázat benyújtója- azonnal kerüljenek fénymásolásra és a társaság részére megküldésre. Javasoljuk továbbá, hogy a hivatalnál jelöljenek ki egy olyan összekötőt, akit e feladatokkal is megbíznak, aki pontosan nyomon kíséri és naprakész a pályázati állást illetően, akivel a Kft ügyvezetője napi szinten tarthatja a kapcsolatot. Ez a működő kapcsolattartás lényegesen meggyorsítaná a két fél közötti kommunikációt, biztosítéka lehetne a pályázati és egyéb határidők betartására, arról nem is beszélve, hogy a hivatal ezzel nagymértékben segítené a Kft munkavégzését is.”

Az önkormányzat részéről kapcsolattartásra Leéb Noémi került kijelölésre.

Határidő: azonnal                                                             Felelős: polgármester

 

4.      „A jogszerű és átlátható működés érdekében a belső ellenőrzés javasolja az Önkormányzat és a társaság vezetőjének, hogy mielőbb dokumentálják le a bevételek, kiadások megosztásának részletes szabályait, az Önkormányzat – társaság működéséhez való hozzájárulásának idejét, módját, részletes szabályait.„

Az Önkormányzat és a BSZM Nonprofit kft. közötti megállapodás kidolgozása javasolt, előtte azonban a 2. pont szerinti döntés szükséges, azaz a csatorna projekt a BSZM kft-ben vagy a BVV kft-ben valósul meg.

Határidő: támogatási szerződés aláírása         Felelős: polgármester, BSZM Kft. ügyvezető

 

5.      „Mielőbb vizsgálják felül és aktualizálják a törvényes működés érdekében a Számviteli törvényben előírt, számviteli politika keretében kötelezően elkészítendő számviteli, és egyéb, a törvényes működés érdekében szükséges szabályzatokat;” 

A szabályzatok felülvizsgálata 2011. február 28-ig megtörténik, a releváns szabályzatok pótlása 2011. április 30-ig elkészül.

Határidő: felülvizsgálat 2011.02.28.                               Felelős: BSZM Kft. ügyvez.

                pótlás            2011.04.30.                                              BSZM Kft. ügyvez.

 

6.      „Az ügyvezető asszony gondoskodjon arról, hogy a pénztári és a banki kifizetések jogszabályoknak megfelelően átlátható módon kerüljenek rendezésre. A kifizetések előtt minden esetben történjen meg az alapbizonylatokkal történő alátámasztás és az utalványozás. Minden pénztárzárást követően működjön a pénztár ellenőrzés is.„

A szabályzatok pótlólagosan tartalmazni fogják e kérdéskör megnyugtató rendezését is.

Határidő:      2011. február 28.                                     Felelős: BSZM Kft. ügyvez.

 

Határidő: azonnal                                                                Felelős: jegyző

 

A Pénzügyi és Vagyongazdálkodási Bizottság a határozatát 4 igen és 1 távol szavazattal hozta.