2. napirendi pont

ELŐTERJESZTÉS

A Képviselő-testület
2015. június 18-i ülésére

Tisztelt Képviselő-testület!

 

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 9. § (1) bekezdése értelmében a közfeladatot ellátó szerv köteles a hozzá érkezett iratokat nyilvántartásba venni, irattárában elhelyezni, s irattári anyagának szakszerű és biztonságos megőrzéséről gondoskodni; irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után kiselejtezni; a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt az illetékes közlevéltárnak átadni.

 

A fent meghatározott követelmények teljesítéséért, valamint az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, valamint a megfelelő tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftver használatáért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős.

 

Csárdaszállás Község iratait jelenleg három helyen tároljuk. Ebből kettő a Községháza épületében, míg egy a a Művelődési Ház udvarán lévő alsó épületében található. Ez utóbbi nem felel meg az iratok szakszerű és biztonságos őrzési követelményeinek, ezért azt fel kell számolni. Az irattár felszámolása a benne található iratok szakszerű selejtezésével és a nem selejtezhető iratok levéltárnak történő átadásával oldható meg.

 

A selejtezést egy erre szakosodott vállalkozással kívánjuk megoldani. A selejtezés várható költsége 100.000.- forint+ÁFA, melynek fedezetéül az általános tartalék jelölhető ki.

 

A Képviselő-testület a feltételeknek nem megfelelő önkormányzati irattár felszámolásához szükséges iratselejtezés 100.000.- forint+ÁFA költség előirányzatát Csárdaszállás Községi Önkormányzat 2015. évi költségvetéséről szóló 2/2015. (II. 12.) önkormányzati rendelet 4. § (2) bekezdés  f) pontjában meghatározott működési tartalék terhére biztosítja.