6. napirendi pont
ELŐTERJESZTÉS
Az Ügyrendi és Pénzügyi Ellenőrző Bizottság
2016. április 21-i ülésére
2016. április 21-i ülésére
| Tárgy: | Összefoglaló jelentés a 2015. évben végzett belső ellenőrzésekről | |
| Készítette: | Bencze Lajosné | |
| Előterjesztő: | Petneházi Bálintné polgármester | |
| Véleményező bizottság: |
Tisztelt Képviselő-testület!
1.) A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása
A belső ellenőrzés a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm. rend) előírásai szerint került megvalósításra polgári jogi szerződés keretében foglalkoztatott belső ellenőr által. A Korm. rend. 33. §-ban foglaltak alapján a belső ellenőr összeállította minden ellenőrzésre az ellenőrzési programot és elkészítette a javaslatokat is tartalmazó ellenőrzési jelentéseket (Korm.rend. 39. §).
1.1.) A 2015. évi ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése
A 2015. évi belső ellenőrzések végrehajtására az éves ellenőrzési terv alapján került sor az alábbiak szerint:
- 2014. évi költségvetésből cél jelleggel nyújtott támogatások rendeltetésszerű felhasználásának ellenőrzése a Csárdaszállás Község Önkormányzatnál
- Csárdaszállás Községi Önkormányzatnál működő közfoglalkoztatási tevékenységgel kapcsolatos feladatok átfogó ellenőrzése.
A 2015. évi ellenőrzési tervben feltüntetett vizsgálatok 100 %-ban teljesítésre kerültek. Áthúzódó ellenőrzési vizsgálatra nem került sor.
Az Önkormányzatnál 2015. évben terven felüli, soron kívüli ellenőrzés nem volt elrendelve.
Az ellenőrzési tevékenységet elősegítette, hogy az ellenőrzési témákhoz szükséges dokumentációk, nyilvántartások, munkatársak rendelkezésre álltak.
1.2.) A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása
1.2./a. A belső ellenőrzés humánerőforrás–ellátottsága: biztosított volt
Az Önkormányzat 2015. évben külső szakértő igénybevételével látta el a belső ellenőrzési feladatokat.
A belső ellenőr rendelkezik a feladat ellátásához a jogszabályban – Bkr.24.§ - meghatározott belső ellenőrökre vonatkozó általános és szakmai követelményekkel, szakmai gyakorlattal, valamint az Áht.70.§ (4) bekezdésében meghatározott engedéllyel a tevékenység végzésére.
A belső ellenőr regisztrációs száma: 5112700
2015. évben a belső ellenőr az alábbi képzéseken vett részt:
- Számvitel 2015. év
- Legfontosabb adójogszabályok változása, aktualizálása
- Számviteli törvény államháztartás vonatkozásai
- Számviteli törvény változásai
- Adók könyvvizsgálatának módszertani kérdései
Az ellenőrzéshez szükséges tárgyi feltételek biztosítottak voltak, iroda az Önkormányzatnál, korszerű technikai és informatikai háttér, valamint a telephelyeken történő ellenőrzések során megfelelő helyiség lett biztosítva az ellenőrzés lefolytatásához.
1.2./b. A belső ellenőr szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása
A belső ellenőr az Önkormányzat vezetőjének közvetlen alárendelve végzi a tevékenységét, jelentéseit közvetlenül a vezetőnek küldi meg.
A belső ellenőr nem vett részt az Önkormányzatnál olyan tevékenységek ellátásában, amelyek az Önkormányzat operatív működésével kapcsolatosak.
A belső ellenőr szervezeti és funkcionális függetlensége biztosított volt.
1.2./c. Összeférhetetlenségi esetek
A belső ellenőr esetében 2015. évben összeférhetetlenség nem állt fenn.
1.2./d. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása
A belső ellenőr a munkavégzése során nem volt akadályoztatva, korlátozva.
A bizonyosságot adó tevékenységet akadályozó tényezők nem merültek fel, az ellenőrzött feladattal összefüggő valamennyi okmányt az ellenőrzés rendelkezésére bocsátották, vezetőktől, munkatársaktól szóbeli információkhoz jutott, nyilvántartásokba, iratokba, dokumentumokba betekintést kapott.
1.2./e. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők
A belső ellenőrzés végrehajtását illetően akadályozó tényezők nem merültek fel. Az ellenőrzéshez szükséges eszközellátottság, informatikai háttér, információkhoz való hozzájutás rendelkezésre állt.
1.2./f. Az ellenőrzések nyilvántartása
A belső ellenőr nyilvántartást (Bkr. 22. és 50) vezetett az elvégzett belső ellenőrzésekről, és gondoskodik az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről.
Az Önkormányzat a belső ellenőrzés jelentéseit papír alapú formátumban és elektronikus formátumban elkülönítetten tartja nyilván. A jelentéseket, ellenőrzési dokumentumokat, zárt helyen tartják nyilván. A belső ellenőr által megküldött jelentések iktatásra kerülnek, ezzel biztosított a visszakeresési lehetőség.
1.2./g. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
Az Önkormányzat és intézményei esetében a pénzügyi és működési kockázatok csökkentése érdekében az ellenőrzéseket a legkockázatosabb területekre kell koncentrálni. A belső ellenőrzési tevékenység során figyelembe kell venni a Minisztérium által közzétett iránymutatások, módszertani útmutatók érvényesülését.
1.3.) A tanácsadó tevékenység bemutatása
A 2015. évben a belső ellenőrt külön tanácsadó tevékenységre nem kérték fel, azonban a helyszíni ellenőrzések során felmerült, aktuális problémák megoldásában a belső ellenőr közreműködött, szakmai segítséget nyújtott.
2.) A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján
2.1.) A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok
a.) 2014. évi költségvetésből cél jelleggel nyújtott támogatások rendeltetésszerű felhasználásának ellenőrzése a Csárdaszállás Község Önkormányzatnál
Az Önkormányzat a civil szervezetek támogatására nem ír ki pályázatot. A támogatások odaítélése kérelmek alapján történik testületi döntés alapján. Az ellenőrzés alá vont időszak: 2014.01.01. – 2014.12.31.
Az Önkormányzatnál nincs pályáztatási szabályzat, a támogatások odaítélése nem pályáztatással történik.
A cél jelleggel nyújtott támogatások - egy eset kivételével - testületi döntés alapján kerültek kifizetésre.
A testület által jóváhagyott pénzösszeg nem teljes összegben került kiosztásra.
A költségvetésből cél jelleggel nyújtott támogatásokról szerződések, megállapodások nem minden esetben készültek.
Az Önkormányzat nem minden esetben kötött támogatási szerződést a civil szervezetekkel. Az elszámolások nem minden esetben történtek meg.
Javaslatok:
Az Önkormányzat a civil szervezetek támogatására nem ír ki pályázatot. A támogatások odaítélése kérelmek alapján történik testületi döntés alapján. Az ellenőrzés alá vont időszak: 2014.01.01. – 2014.12.31.
Az Önkormányzatnál nincs pályáztatási szabályzat, a támogatások odaítélése nem pályáztatással történik.
A cél jelleggel nyújtott támogatások - egy eset kivételével - testületi döntés alapján kerültek kifizetésre.
A testület által jóváhagyott pénzösszeg nem teljes összegben került kiosztásra.
A költségvetésből cél jelleggel nyújtott támogatásokról szerződések, megállapodások nem minden esetben készültek.
Az Önkormányzat nem minden esetben kötött támogatási szerződést a civil szervezetekkel. Az elszámolások nem minden esetben történtek meg.
Javaslatok:
A belső ellenőrzés javasolta, hogy a kifizetések a testületi döntésnek megfelelően történjenek meg.
- A belső ellenőrzés javasolta, hogy a Nyugdíjas Klub számlák benyújtásával igazolja a támogatási összeg felhasználását.
- Javasolta a belső ellenőrzés a támogatási összeg felhasználását igazoló számlák benyújtását az elszámoláshoz a Polgárőrség részéről.
b.) Csárdaszállás Községi Önkormányzatnál működő közfoglalkoztatási tevékenységgel kapcsolatos feladatok átfogó ellenőrzése.
Csárdaszállás Község Önkormányzata a közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó feladatokat Hatósági szerződés alapján végezte. Az ellenőrzés alá vont időszak: 2014.07.01. – 2015.06.30.
Az Önkormányzat a közfoglalkoztatásba a vizsgált időszakban összesen 79 fő munkavállalót vont be a Hatósági szerződésekben feltüntetett feladatok ellátására, ezzel is enyhítve a munkanélküliek számának csökkentését.
A közfoglalkoztatási tevékenység végzéséhez a Támogatási szerződések rendelkezésre álltak.
A közfoglalkoztatáshoz nyújtott pályázati pénzeszközök a szerződésekben meghatározott célokra lettek felhasználva.
A közfoglalkoztatási tevékenységekhez kapcsolódó, ellenőrzés alá vont analitikus nyilvántartások rendelkezésre álltak, azonban egyes nyilvántartások – készletmozgás dokumentálása - módosítása szükséges.
A beszerzett eszközök a számviteli és az analitikus nyilvántartásokban rögzítésre kerültek.
A közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó személyi anyagok rendelkezésre álltak.
Javaslatok:
Csárdaszállás Község Önkormányzata a közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó feladatokat Hatósági szerződés alapján végezte. Az ellenőrzés alá vont időszak: 2014.07.01. – 2015.06.30.
Az Önkormányzat a közfoglalkoztatásba a vizsgált időszakban összesen 79 fő munkavállalót vont be a Hatósági szerződésekben feltüntetett feladatok ellátására, ezzel is enyhítve a munkanélküliek számának csökkentését.
A közfoglalkoztatási tevékenység végzéséhez a Támogatási szerződések rendelkezésre álltak.
A közfoglalkoztatáshoz nyújtott pályázati pénzeszközök a szerződésekben meghatározott célokra lettek felhasználva.
A közfoglalkoztatási tevékenységekhez kapcsolódó, ellenőrzés alá vont analitikus nyilvántartások rendelkezésre álltak, azonban egyes nyilvántartások – készletmozgás dokumentálása - módosítása szükséges.
A beszerzett eszközök a számviteli és az analitikus nyilvántartásokban rögzítésre kerültek.
A közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó személyi anyagok rendelkezésre álltak.
Javaslatok:
Javasolta a belső ellenőrzés a munkavezető, vagy felelős vezető által a jelenléti ívek vezetésének fokozottabb figyelemmel kísérését, ellenőrzését az előforduló hiányosságok kiküszöbölése érdekében.
- Javasolta a belső ellenőrzés, hogy mindhárom (mezőgazdaság, közút, belvíz) munkanaplóba igazolásra kerüljön felelős munkavezető által a naponta elvégzett munka.
- Javasolta a belső ellenőrzés a raktári nyilvántartó karton (termékenkénti megnevezéssel ellátva) használatának bevezetését.
- Javasolta a belső ellenőrzés a nyomtatvány forgalmazónál kapható „Készletek selejtezési jegyzőkönyve" nyomtatvány használatát, mely kompletten tartalmazza a selejtezési eljárás során kitöltendő kötelező űrlapokat. A nyomtatvány használatával szabályossá válik a selejtezési eljárás lebonyolítása, dokumentálása.
- Javasolta a belső ellenőrzés, hogy a személyi anyagba mindenkor elhelyezésre kerüljön a dolgozó munkaköri leírása.
2.2.) A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése
A Szervezet vezetője a belső kontrollrendszer működésén keresztül biztosítja a tevékenységek szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes végrehajtását. Ezen keresztül ellenőrzi az elszámolási kötelezettségek teljesítését. Célja, hogy a belső kontrollrendszer
- megfelelő kontrollkörnyezetben működjön
- kidolgozásra kerüljön a kockázatkezelési rendszer
- kontrolltevékenységek megfelelően működjenek
- az információs és kommunikációs rendszer zavartalan biztosítása
- a nyomon követési rendszer (monitoring) végrehajtható legyen.
A fentiek biztosításának legfőbb eszköze a szabályzatok léte és betartása valamennyi területre kiterjedően. Továbbá a gazdálkodás területén a gazdaságosság szem előtt tartása, a vagyon megőrzése, visszaélések megakadályozása.
Az Önkormányzatnál a pénzügyi és működési kockázatainak csökkentése érdekében az ellenőrzéseket a legkockázatosabb területekre kell koncentrálni.
3.) Az intézkedési tervek megvalósítása
A 2015. évben 2 ellenőrzés valósult meg, mely ellenőrzések közül nem kellett a Belső ellenőri jelentésben feltárt észrevételek, hiányosságok pótlására Intézkedési tervet készíteni.
2015. évben a belső ellenőrzés büntető-, szabálysértési-, és kártérítési javaslattal nem élt, mivel az ellenőrzés során erre utaló gyanú nem merült fel.
A 2015. évi ellenőrzések során tett megállapítások segítették az Önkormányzat és az ellenőrzött intézmények vezetőit abban, hogy melyek azok a területek, amelyekre vonatkozóan újabb intézkedéseket kell tenni, vagy a működést fokozottabban figyelemmel kell kísérni, és melyek azok a területek, amelyek megfelelően működnek.
Döntéshozói vélemények
| Ügyrendi és Pénzügyi Ellenőrző Bizottság | ||
"Összefoglaló jelentés a 2015. évben végzett belső ellenőrzésekről"
Tervezett döntéstípus: határozat
Tervezett ágazati besorolás: általános ügyek
Az Ügyrendi és Pénzügyi Ellenőrző Bizottság a javaslatról egyszerű többséggel, nyílt szavazással dönt.
Csárdaszállás Községi Önkormányzat Képviselő-testülete elfogadja a 2015. évi belső ellenőrzésekről készült összefoglaló jelentést.
Határidők, felelősök:
Határidő: azonnal