4. napirendi pont
ELŐTERJESZTÉS
Az Ügyrendi és Pénzügyi Ellenőrző Bizottság
2019. május 28-i ülésére
2019. május 28-i ülésére
| Tárgy: | Leltározási szabályzat felülvizsgálata | |
| Készítette: | Csényi István | |
| Előterjesztő: | Petneházi Bálintné polgármester | |
| Véleményező bizottság: |
Tisztelt Képviselő-testület!
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, valamint annak végrehajtására kiadott kormányrendeletben meghatározott pénzügyi-gazdálkodási feladatokat Gyomaendrőd Város Önkormányzata, Csárdaszállás Községi Önkormányzat és Hunya Község Önkormányzat esetében a Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal látja el.
Ezek közé tartozik a leltárkészítési és leltározási feladatok ellátása.
A számvitel politikának többek közt kötelezően tartalmaznia kell a leltárkészítési és leltározási szabályzatot.
A jelenlegi leltározási szabályzat az alábbi jogi szervezetekre terjed ki:
1. Gyomaendrőd Város Önkormányzata,
2. Csárdaszállás Községi Önkormányzata,
3. Hunya Község Önkormányzata,
4. Gyomaendrőd Város Roma Nemzetiségi Önkormányzata,
5. Gyomaendrőd Város Német Nemzetiségi Önkormányzata,
6. Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal
6. Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal
7. Gyomaendrőd, Csárdaszállás, Hunya Települési Önkormányzati Társulás,
8. Gyomaendrőd-Csárdaszállás-Hunya Kistérségi Óvoda,
9. Határ Győző Városi Könyvtár,
10. Városi Egészségügyi Intézmény,
11. Kállai Ferenc Kulturális Központ,
12. Szent Antal Népház.
Az ASP-rendszerhez a jogszabályi rendelkezések alapján 2019. január 1. napjával Gyomaendrőd Város Önkormányzata, Csárdaszállás Községi Önkormányzata és Hunya Község Önkormányzata csatlakozott.
Az ASP szakrendszerek részét képezi többek közt a gazdálkodási rendszer, és az ingatlanvagyon-kataszter rendszer.
Mindezekhez tartozik egy olyan keretrendszer, amely biztosítja az egységes felületet és hozzáférést, az egységes felhasználó- és jogosultságkezelést, valamint a rendszerszintű menedzsment (üzleti) funkciók elérését.
A KATI tárgyi eszköz és készletnyilvántartó modul az ASPGAZD rendszer része.
A rendszer alapvető szolgáltatásai:
A rendszer kiinduló adatai a kézi alapbizonylatok, ezek feldolgozása adja az elvárt kimutatásokat, értékeléseket. A rendszer egy integrált számviteli rendszer része, így képes másik, a számviteli - pénzügyi - modul törzsadatait olvasni, leválogatni, használni. A számviteli - pénzügyi modul felé papíralapú dokumentumokat és automatikus feladásokat készít további feldolgozásra.
Az alábbi feladatok megoldását biztosítja:
1. A befektetett tárgyi eszközök, beruházások és készletek nyilvántartása,
2. Ezek állományban bekövetkezett változások követése az érvényben lévő számviteli törvénynek megfelelően,
3. A KATI modul leltározási adatokat szolgáltat a gazdasági vezetés felé,
4. A KATI modul az intézményi információs rendszeren keresztül információt kap a külső információs rendszerektől és azoknak információt szolgáltat,
5. Az intézményi jelentéskötelezettség szerint a KATI modul alapadatokkal és összesített adatokkal látja el azt,
6. Az intézményi információs rendszeren keresztül a külső rendszer utasításai szerint törzsadatai folyamatosan aktualizálódnak.
Igény szerinti kimutatások készítése:
1. Nyitó értékek főkönyvenként,
2. Értékcsökkenés alakulása főkönyvenként,
3. Összesítő adatlapok főkönyvenként,
4. Változásnaplók főkönyvenként.
Lekérdezések biztosítása:
1. Egyedi nyilvántartó lap,
2. Eszközök mozgásai,
3. Eszköztípusonként,
4. Leltározás,
5. Leltárfelvételi ívek készítése testre szabhatóan,
6. Leltárfelvételi összesítők leltári ívenként vagy egyéb szempontok szerint leválogatva.
A KÖFOP-1.2.1-VEKOP-16 Csatlakoztatási konstrukció az önkormányzati ASP rendszer országos kiterjesztéséhez című felhívás alapján Gyomaendrőd Város Önkormányzata „Gyomaendrőd Város Önkormányzata ASP Központhoz Való Csatlakozása” megjelöléssel sikeresen pályázott. A pályázat célja az ASP rendszerhez csatlakozás feltételeinek megteremtése a közös hivatalt létrehozó önkormányzatok sikeres csatlakozása érdekében.
Működésfejlesztés és szabályozási keretek kialakítása tevékenység keretében felülvizsgálatra terveztük az IT biztonsági szabályzat és az iratkezelési szabályzat mellett az önkormányzatok gazdálkodási szabályzatait és a leltározási szabályzatot is.
Az ASP gazdálkodási szakrendszer, valamint KATI tárgyi eszköz és készletnyilvántartó moduljának megfelelően aktualizálni kell a jelenleg érvényes leltározási szabályzatot, a nyilvántartás, a leltárívek készítése, azok feldolgozása és kiértékelése tekintetében.
Döntéshozói vélemények
| Ügyrendi és Pénzügyi Ellenőrző Bizottság | ||
"Leltárkészítési és leltározási szabályzat"
Tervezett döntéstípus: határozat
Tervezett ágazati besorolás: rendelet alkotás és szabályozás
Az Ügyrendi és Pénzügyi Ellenőrző Bizottság a javaslatról egyszerű többséggel, nyílt szavazással dönt.
Csárdaszállás Községi Önkormányzata Képviselő-testülete elfogadja az önkormányzat Leltárkészítési és Leltározási Szabályzatát a következő tartalommal:
"Leltárkészítési, és Leltározási Szabályzat
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10.§ alapján a gazdasági szervezetnek az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 9.§ (1) bekezdésében meghatározott pénzügyi-gazdálkodási feladatait Gyomaendrőd Város Önkormányzata, Csárdaszállás Községi Önkormányzat és Hunya Község Önkormányzat esetében Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal látja el.
A leltárkészítési és leltározási feladatok ellátására vonatkozóan ezen szabályzat hatálya az alábbi jogi szervezetekre terjed ki:
- Gyomaendrőd Város Önkormányzata,
- Csárdaszállás Községi Önkormányzata,
- Hunya Község Önkormányzata,
- Gyomaendrőd Város Roma Nemzetiségi Önkormányzata,
- Gyomaendrőd Város Német Nemzetiségi Önkormányzata,
- Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal,
- Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal,
- Gyomaendrőd, Csárdaszállás, Hunya Települési Önkormányzati Társulás,
- Gyomaendrőd-Csárdaszállás-Hunya Kistérségi Óvoda,
- Határ Győző Városi Könyvtár,
- Városi Egészségügyi Intézmény,
- Kállai Ferenc Kulturális Központ,
- Szent Antal Népház.
1. A leltározási szabályzat célja és tartalma
A leltározási szabályzat célja, hogy Gyomaendrőd Város Önkormányzatra, Csárdaszállás Községi Önkormányzatra, Hunya Község Önkormányzatra és intézményeire, illetve a Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatalra a leltározási kötelezettség egységes elvek alapján kerüljön végrehajtásra.
A leltárkészítési és leltározási feladatok alapját ASP gazdálkodási szakrendszer KATI tárgyi eszköz és készletnyilvántartó modul program nyilvántartási adatai képezik.
A rendszer alapvető szolgáltatásai:
A rendszer kiinduló adatai a kézi alapbizonylatok, ezek feldolgozása adja az elvárt kimutatásokat, értékeléseket. A rendszer egy integrált számviteli rendszer része, így képes másik, a számviteli - pénzügyi - modul törzsadatait olvasni, leválogatni, használni. A számviteli - pénzügyi modul felé papíralapú dokumentumokat és automatikus feladásokat készít további feldolgozásra.
Az alábbi feladatok megoldását biztosítja:
1. A befektetett tárgyi eszközök, beruházások és készletek nyilvántartása. Ezek állományban bekövetkezett változások követése az érvényben lévő számviteli törvénynek megfelelően,
2. A KATI modul leltározási adatokat szolgáltat a gazdasági vezetés felé,
3. A KATI modul az intézményi információs rendszeren keresztül információt kap a külső információs rendszerektől és azoknak információt szolgáltat,
4. Az intézményi jelentéskötelezettség szerint a KATI modul alapadatokkal és összesített adatokkal látja el azt.
Az intézményi információs rendszeren keresztül a külső rendszer utasításai szerint törzsadatai folyamatosan aktualizálódnak.
Igény szerinti kimutatások készítése:
1. Nyitó értékek főkönyvenként,
2. Értékcsökkenés alakulása főkönyvenként,
3. Összesítő adatlapok főkönyvenként,
4. Változásnaplók főkönyvenként.
Lekérdezések biztosítása:
1. Egyedi nyilvántartó lap,
2. Eszközök mozgásai,
3. Eszköztípusonként,
4. Leltározás,
5. Leltárfelvételi ívek készítése testre szabhatóan,
6. Leltárfelvételi összesítők leltári ívenként, vagy egyéb szempontok szerint leválogatva.
A leltározás megkezdése előtt a jegyző hatáskörébe tartozik a következők meghatározása
· a leltározási munkák előkészítésének módja és ideje
· a leltározásért felelős személy megbízása
· a leltárellenőr kijelölése
· a leltározási bizottság összetételének jóváhagyása
A leltározás során biztosítani kell, hogy valamennyi vagyontárgy felvételre /számbavételre/ kerüljön, és ennek eredményeként a mérlegvalódiság érvényesüljön.
2. A leltározás alapfogalmai
2.1. A leltározás célja
A leltározás célja a szabályzat hatálya alá tartozó költségvetési szervezetek vagyonának számbavétele. A leltárnak lehetővé kell tenni
- Az éves beszámoló feltételének alátámasztását, a mérleg valódiságának biztosítását.
- A főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások pontosságának, egyezőségének ellenőrzését, a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítését.
- Az eltérések kimutatását, a nyilvántartások tényleges vagyoni helyzetének megfelelő rendezését.
- A vagyon védelmét, az anyagi felelősök elszámoltatását.
- A csökkent értékű -, valamint a használaton kívüli eszközök feltárását.
2.2. A leltározás fogalma
A leltározás a költségvetési szerv tulajdonában lévő, kezelésébe, vagy tartós használatba adott befektetett- és forgóeszközök, valamint azok forrásainak, továbbá a birtokában lévő idegen eszközök valóságban meglévő állományának /mennyiségének / megállapítása.
A leltározási tevékenységhez tartozik a nyilvántartások szerinti állomány és a tényleges állomány közötti különbözet - hiányok, többletek - megállapítása és rendezése is. A mennyiségi adatok és a számlarendben rögzített értékelési szabályok alapján az eszközök és források értékelésének megállapítása.
2.3. A leltár forgalma
A leltár olyan tételes kimutatás, amely a költségvetési szerv / önkormányzat / eszközeinek és forrásainak valóságban is meglévő állományát - mennyiségét és értékét - egy meghatározott időpontra vonatkozóan tartalmazza.
A jelen szabályzatban meghatározott esetekben, illetve feltételek mellett leltárnak tekinthető a szabályszerűen ellenőrzött és szükséges szerint helyesbített a főkönyvi könyvelés adataival egyező analitikus nyilvántartás is.
2.4. Leltározási ütemterv
Az ütemterv összeállításának a célja a leltározásra kerülő eszközök, illetve a közreműködő szervezeti egységek munkájának összehangolása, a feldolgozás folyamatosságának zökkenőmentességének biztosítása érdekében.
A leltározási ütemtervet a leltározást megelőző 15 nappal el kell készíteni, amelyet a jegyző hagy jóvá.
A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell:
- mire terjed ki a leltározás
- a leltározási bizottság elnökének, tagjainak megnevezését
- a leltárellenőrök nevét
- a leltározási körzeteket, a körzetfelelősök nevét
- a leltározás időpontját napra meghatározva
- a leltározók nevét
- a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját
- a leltár kiértékelésének határidejét
- a kiértékelés átadásának időpontját a leltárvezető részére
- az eltérések miatt esetleg szükségessé váló felelősségre vonás határidejét
- a záró jegyzőkönyvek elkészítésének határidejét
- az eltérések rendezésének határidejét a könyvviteli nyilvántartásokban
2.5. Leltározási utasítás
A leltározási ütemtervben megjelölt leltározási körzetekben a leltározást a Közös Hivatal jegyzője által kiadott leltározási utasításban kell elrendelni.
A leltározási utasítást a leltározás megkezdése előtt 8 nappal ki kell adni.
A leltározási utasítást átvételi elismervény ellenében meg kell küldeni
- a leltárfelelősnek
- a leltározási körzet leltárfelelősének
- a leltárellenőrnek
2.6. Leltározási körzet, leltárfelvételi egység
Leltározási körzet a fizikailag elhatárolható, sorszámmal megjelölt és azonosítható terület. Minden leltározási körzetbe leltárfelelőst kell kijelölni, aki köteles gondoskodni a körzetébe tartozó eszközök vagyonvédelméről. Amennyiben a körzetbe kiadott eszközöknél hiányt észlel, azt haladéktalanul köteles jelezni a Városüzemeltetési osztály vagyon nyilvántartója felé.
Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal az alábbiakban jelöli meg a leltározási körzeteket.
1. Gyomaendrőd Város Önkormányzat intézményei,
3. Gyomaendrőd Város Önkormányzat gazdasági társaságai,
4. Gyomaendrőd Város Önkormányzat üzemeltetésre átadott ingatlanok, ingóságok üzemeltetői,
5. Hunya Község Önkormányzat,
6. Csárdaszállás Község Önkormányzat,
7. A pénzügyi és gazdasági feladatok ellátása tekintetében a Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatalhoz – mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervhez – rendelt önállóan működő költségvetési szervek telephelyei.
2.7. A leltárral szemben támasztott tartalmi és alaki követelmények
A könyvek év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez a leltárt úgy kell összeállítani, hogy az tételesen ellenőrizhető módon tartalmazza a költségvetési szerveknek a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben.
A leltárnak biztosítani kell, az eszközök állományfajta, méret minőség, mennyiség és érték szerint a mérleg fordulónapjára vonatkoztatva megállapítható legyen.
A leltárnak biztosítani kell továbbá:
- a teljes körűséget,
- a valós állapot bemutatását,
- az áttekinthetőséget.
A teljes körűség azt jelenti, hogy a leltárnak a költségvetési szerv valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell, abból semmi ki nem maradhat.
A leltár valódiságát úgy kell biztosítani, hogy a leltározás, egyeztetés során a ténylegesen fellelt mennyiségi és értékadatokat kell kimutatni.
Az áttekinthetőség érdekében be kell tartani, hogy a leltárral kapcsolatban készült okmányokon javítást csak szabályszerűen a hibás bejegyzés áthúzásával és fölé írással szabad eszközölni, és a javítást végző személynek a "javította" jelzéssel és kézjegyével kell a javítást igazolni. A javítást minden esetben úgy kell elvégezni, hogy az eredeti adat, feljegyzés is olvasható, utólag ellenőrizhető legyen.
A leltárkészítés során a hitelesség biztosítása érdekében gondoskodni kell a következők betartásáról:
- a bizonylatok /leltárfelvételi jegyek, ívek stb./ továbbá az egyéb dokumentációk /jegyzőkönyvek, kimutatások/ egyértelmű és hiánytalan kitöltéséről,
- a szükséges záradékok és aláírások a dokumentációkon rajta legyenek.
A leltárnak /részleltárnak/ tartalmaznia kell:
- a költségvetési szerv megnevezését,
- a "leltár" megjelölését
- a leltározási hely /körzet/ megjelölését,
- a bizonylatok sorszámát,
- a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, valamint a leltár fordulónapját,
- a leltározott eszközök és források vagy azok csoportjainak egyértelmű meghatározását,
- a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, mennyiségi egységeit, egységárát és összértékét,
- a leltárkülönbözetnek /hiányok és többletek/ kimutatását,
- a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzéséért felelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását.
2.8. A leltározás módja
A leltározás történik:
a./ mennyiségi felvétellel /megszámlálás, mérés, egyéb módszer/
ezen belül lehet:
- nyilvántartásoktól függetlenül, (tárgyi eszközök)
b./ egyeztetéssel /rovancs/
(pénzeszközök, követelések, kötelezettségek)
A leltározásnak ez a módja választható, ha a pl. pénztár tényleges állapot megállapítása az analitikus nyilvántartások egyeztetésével is biztosítható.
A leltár okmányain a leltározás módját rögzíteni kell.
Az egyes vagyonrészek leltározásának módjára szabályzat 5. pontja kötelező előírásokat tartalmaz.
A leltározásnak két munkafolyamatból kell állni:
- az eszközök mennyiségének természetes mértékegységben történő megállapításából és
- leltározott mennyiségek értékeléséből.
2.9. A leltározás időpontja
A leltározás időpontja:
Fordulónapi leltározás: tárgyév december 31.
Fordulónapi leltározáskor a leltározást - a költségvetési szerv egész területén vagy területileg - különálló, elhatárolt egységeiben előre meghatározott nappal - a fordulónapon - kell elvégezni úgy, hogy ezen a napon a leltárfelvételi helyeken minden eszközfajta teljeskörűen számbavételre kerüljön.
3. A leltározásban közreműködők feladata és felelőssége
3.1. A jegyző
Feladata:
- a leltározás vezetőjének kijelölése és megbízása,
- a leltárellenőrök kijelölése és megbízása,
- az éves leltározási ütemterv jóváhagyása,
- a leltározási utasítások kiadása.
- a leltári dokumentáció jóváhagyása
- hiány esetén intézkedés a hiány megtéríttetéséről a szükséges intézkedések megtételéről.
Felelős:
A leltározás során maradéktalanul érvényesüljön az önkormányzati tulajdon védelmét szolgáló rendelkezések betartása.
3.2. A leltározás vezetője
Feladata:
- az éves leltározási ütemterv elkészítése,
- a leltározó bizottságok kialakítása, tagjainak megbízólevéllel történő ellátása,
- a leltározásban közreműködők felkészítése, oktatása,
- a leltározáshoz szükséges tárgyi eszközök biztosítása /nyomtatványok, mérőeszközök/,
- a leltározás szabályszerűségének biztosítása.
- a leltározás értékelése, a leltárkülönbözetek megállapítása után a leltári dokumentáció jegyző részére történő átadása
3.3. Leltárellenőr
Feladata:
- ellenőrizni a leltározásra kijelölt személyek megjelenését a leltározás helyén,
- a leltárfelvétel során észlelt hiányosságok, esetleges visszaélések, a szabályok megsértése esetén köteles megtenni a szükséges intézkedést,
- a leltárfelvétel befejezése után ellenőrizni a leltárfelvétel teljes körűségét, illetve ellenőrizni még a következőket:
- a mennyiségi felvételek helyességét legalább szúrópróbaszerűen
- a leltári tárgyak azonosításának szakszerűségét,
- a bizonylatok formailag helyes kitöltését,
- eltérés esetén a leltározás vezetőjét köteles értesíteni,
- a leltárfelvétel időtartama alatt munkáját úgy kell szervezni, hogy bármikor elérhető legyen, a felmerülő problémák zökkenőmentes rendezése érdekében.
3.4. A leltározó /leltárfelelősök/ dolgozó/k/
Felelős:
A leltári alapbizonylatok szakszerű, valóságnak megfelelő kitöltéséért, valamint a leltárkészleten elhangzott utasítások pontos betartásáért.
Feladatai:
- részt vesz a leltárértekezleten, ahol el kell sajátítania a leltárbizonylatok kitöltésének módját,
- a leltárfelvétel technikáját,
- a leltározás időtartama alatt minden nap a megjelölt időben meg kell jelennie a leltározás helyén és onnan a munkavégzés ideje alatt csak a leltározás vezetőjének engedélyével távozhat,
- a leltárfelvétel megkezdésekor átveszi az üres bizonylatokat aláírás ellenében,
- a leltározást a leltárfelelős által megjelölt sorrendben végzi, kihagyás nélkül.
3.5. Az analitikus és főkönyvi nyilvántartást végzők feladata
- a leltárelszámolás alapját képező nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok bizonylatok valódiságáért,
- az éves mérlegben beállítandó készletértékek megállapításáért, azok leltárokkal való alátámasztásáért,
- a leltárkülönbözetek kimutatásáért és az éves mérlegben való előírás szerinti elszámolásáért,
- a leltározási körzetekben felvett jegyzőkönyvben szereplő rendezetlen vagy vitatott tételek rendezéséért,
- az idegen helyen tárolt saját készletek elkülönített kimutatásáért,
- a leltár szerinti készletértékeket és a könyvszerinti készletértékeket egybeveti és megállapítja azok egyezőségét vagy az eltéréseket,
- összeállítja a leltári dokumentációt és azt átadja a leltározás vezetőjének, aki előkészíti a szükséges intézkedések megtételét.
4. A leltározás végrehajtásának előkészítése
4.1. A leltározás előkészítése
A leltározás megkezdése előtt
- fel kell mérni és meg kell határozni a konkrét feladatokat,
- időben gondoskodni kell, hogy a szükséges létszám és munkaeszközök rendelkezésre álljanak.
4.1.1. A leltározás adminisztratív előkészítése
- el kell készíteni a leltározási ütemtervet,
- ki kell adni a leltározási körzeteknek a leltárutasítást,
- gondoskodni kell a könyvelési és pénzügyi nyilvántartások naprakészségéről, a fordulónapi könyvszerinti készlet megállapítása érdekében.
4.1.2. Személyi feltételek biztosítása
A leltározás megkezdése előtt gondoskodni kell a leltározás vezetőjének kijelöléséről. A leltározás vezetésével megbízott személy a megbízástól számított 8 napon belül köteles elkészíteni a leltározási ütemtervet, s azt jóváhagyásra a jegyzőnek bemutatni. Ki kell alakítani a leltározási bizottságokat, akik az egyes leltározási körzetekben végzik a leltározást. A bizottságnak legalább 2 főből kell állni, akik közül az egyiket a bizottság vezetésével kell megbízni. A bizottságokat úgy kell kialakítani, hogy saját körzetében senki sem lehet a bizottság vezetője. Meg kell bízni a leltárellenőröket.
4.1.3. A leltározásban résztvevők oktatása
A leltározás megkezdése előtt az oktatást a leltározás vezetője tartja. Az oktatáson köteles mindenki részt venni, aki a leltározásban közvetlenül vagy közvetve közreműködik. Az oktatás során ismertetni kell a leltározással, valamint a leltárbizonylatok kezelésével kapcsolatos előírásokat.
4.1.4. A tárgyi feltételek biztosítása
A leltározás megkezdése előtt a szükséges tárgyi feltételek biztosításáért a leltározás vezetője a felelős.
Ennek keretében gondoskodni kell:
- a szükséges nyomtatványokról,
- a leltározáshoz szükséges mérőeszközökről.
A leltározási bizonylatokat leltározási körzetenként, átvételi elismervény ellenében kell átadni a leltározási csoportok vezetőinek.
A leltárbizonylatok kitöltésénél be kell tartani a következőket:
Az ASP gazdálkodási szakrendszer Kati tárgyi eszköz és készletnyilvántartó modul program által előállított leltár bizonylatok alkalmazásánál:
- a nyomtatványokat, mint a leltár bizonylatait tintával /golyóstollal/ kell kitölteni, a leltározásnál grafitceruza nem használható,
- valamennyi rovatot ki kell tölteni, a kitöltésre nem kerülő rovatokat megsemmisítő vonallal át kell húzni,
- a leltárbizonylatokat folyamatos sorszámmal kell ellátni,
- gondoskodni kell az olvasható szövegírásról /radírozás, kaparás, lefestés a bizonylaton nem lehet/. A javítást úgy kell elvégezni, hogy a rontott adatot egy vonallal át kell húzni, s a helyes adatot felé kell írni. A javítás tényét a javítást végző aláírásával köteles igazolni,
- a leltározásban közreműködők a leltározás bizonylatait aláírásukkal hitelesítik.
A leltározás megkezdése előtt a leltározás vezetője köteles ellenőrizni, hogy a szükségessé vált selejtezés megtörtént-e?
4.2. Egyéb előkészítési feladatok
4.2.1. Tárgyi eszközökkel kapcsolatos feladatok
- A nyilvántartások alapján számba kell venni a kölcsönbe és javításra adott saját vagy idegen tulajdonú tárgyi eszközök állományát.
- Felül kell vizsgálni a használatból kivont, illetve már teljesen /0-ig/ leírt tárgyi eszközök állományát, szükség szerint intézkedni kell a selejtezésről, esetleg az értékesítésről.
- Meg kell győződni arról, hogy a tárgyi eszközökön a leltári számok olvashatók-e. Amennyiben nem, gondoskodni kell a pótlásról. Hiányzó számok esetén a tárgyi eszközök azonosítását a korábbi leltárfelvételi okmányok alapján kell megállapítani.
- Ellenőrizni kell a tárgyi eszközök tartozékainak nyilvántartását.
- A használaton kívüli vagy idegen tulajdont képező tárgyi eszközöket el kell különíteni.
- Ellenőrizni kell, hogy az év közben a tárgyi eszközökön végrehajtott felújítás értékével a bruttó érték módosítása megtörtént-e.
- Az alaptevékenységhez térítésmentesen átvett tárgyi eszközök nyilvántartásba vétele az előírásoknak megfelelően történt-e.
- Meg kell győződni arról is, hogy a nettó 200.000 Ft érték alatti tárgyi eszközök közül, amelyek a számlarend előírásai szerint év közben folyó kiadásként elszámolásra kerültek, nem került-e tévesen értékben is nyilvántartásba vételre.
4.2.2. Készletekkel kapcsolatos feladatok
- A leltározást megelőzően gondoskodni kell a csökkent értékű készletek leértékeléséről, illetve a selejtezés végrehajtásáról.
- Az idegen tulajdonú készletek elkülönített tárolásáról gondoskodni kell.
- Gondoskodni kell a raktári új és használt készletek elkülönítéséről, mivel a mérlegben csak a raktári új készletek tényleges állománya állítható be.
4.2.3. A leltározás alaki, tartalmi és technikai feltételeinek biztosítása
Minden leltár alkalmával szabályosan kiállított, megfelelő tartalmú jegyzőkönyvet kell készíteni.
A leltározás megkezdésekor és befejezésekor jegyzőkönyvet kell felvenni.
A leltárfelvételi bizonylatokat az abban foglalt adatok helyességének igazolása céljából a leltározók, a leltározási körzetfelelős és a leltárellenőrnek alá kell írni.
5. A leltározás végrehajtása
5.1. Mennyiségi felvétel során:
a./ Meg kell állapítani /méréssel, számlálással stb./ a leltározott eszközök mennyiségét.
b./ A leltározás teljességének biztosítása érdekében:
A kettős felvétel vagy a kihagyás elkerüléséért - a leltározott eszközöket meg a leltárfelvételi íven kell jelölni.
c./ Ellenőrizni kell, hogy a leltározott eszköz teljes értékű-e, nem tekinthető-e elfekvő készletnek.
d./ Meg kell állapítani a leltár felvétele és a fordulónapja közötti készletmozgást, ha a felvétel napja és a fordulónap nem egy napra esik.
A leltározás szabályszerűségéért a leltározó csoport vezetője és a leltárellenőr, a méret és a minőség megállapításáért, valamint a mennyiségi számbavétel helyességéért a leltározók felelősök.
A leltározással kapcsolatos adminisztratív feladatok végrehajtása:
a./ A leltározóknak a leltározott eszköz azonosítási adatait /leltári számát, típusát, méretét, minőségét/ mennyiségi egységét és mennyiségét a leltári bizonylaton a számbavétellel egyidejűleg rögzíteni kell, majd a leltárbizonylatot alá kell írniuk.
b./ A bizonylatokat a leltárösszesítő /körzeti leltár/ elkészítése céljára rendezni és csoportosítani kell.
c./ El kell készíteni a leltárösszesítőt és azt egybe kell vetni a tartalmilag és számszakilag ellenőrzött bizonylatokkal.
d./ A leltárösszesítőre fel kell vezetni a könyvszerinti készletet, majd ezt követően meg kell állapítani a leltári hiányokat és a többleteket.
A mérleg elkészítéséhez minden évben a mérleg fordulónapját követő 30 napon belül nyilvántartások egyeztetésének végrehajtásával a leltározást el kell végezni. A tárgyi eszközök és készletek esetében a szabályzatban meghatározott időszakonként a leltározást mennyiségi felvétellel is biztosítani kell.
5.2. BEFEKTETETT ESZKÖZÖK
I. Immateriális javak
Az immateriális javakat az analitikus nyilvántartások alapján a mérleg fordulónapja szerinti értékben kell a leltárban szerepeltetni. A leltárfelvétel során meg kell győződni, hogy a nyilvántartásokban szereplő értékadatok minden esetben bizonylatok alapján kerültek-e rögzítésre.
Az immateriális javak csoportosítása a következő:
-alapítás –átszervezés aktivált értéke
-vagyoni értékű jogok
szolgalmi jogok
bérleti jogok
kezelői jogok
-szellemi termékek
szoftvertermékek
II. Tárgyi eszközök
A beszerzéskor folyó kiadásként elszámolt nettó 200.000 Ft alatti, csak mennyiségben nyilvántartott tárgyi eszközöket 2 évenként kell mennyiségi felvétellel leltározni.
Ingatlanok
Az ingatlanokat mennyiségi felvétellel 5 évenként kell leltározni. A leltározás során gondoskodni kell a könyvviteli nyilvántartások adatainak a földhivatali, valamint az ASP IVK kataszteri nyilvántartásokkal való egyeztetéséről.
Gépek, berendezések, járművek
3 évenként mennyiségi felvétellel. A gépeknél gondoskodni kell a tartozékok leltározásáról is.
Járművek
3 évenként mennyiségi felvétellel. A leltározás során egyeztetni kell a motor- és alvázszámokat.
Beruházások
Évenként a nyilvántartásokkal történő egyeztetéssel.
A beruházások leltározása, illetve azok egyeztetése során meg kell győződni arról is, hogy a folyamatosan beszerzett tartozékok és a más jellegű tárgyak hiánytalanul meg vannak-e. Idegen kivitelező esetén a leltározásnál, a kivitelező megbízottja legyen jelen és a leltározásról felvett jegyzőkönyvet írja alá. Az így elkészített befejezetlen beruházás állományi leltárát kell az analitikus nyilvántartásokkal egyeztetni.
III. Befektetett pénzügyi eszközök leltározása
Az értékpapírokat, beleértve a részvényeket is, évenként mennyiségi felvétellel kell leltározni.
A többi befektetett pénzügyi eszközöket évenként egyeztetéssel.
5.3. FORGÓESZKÖZÖK
I. Készletek
A munkahelyre, személyi használatra kiadott eszközöket /szerszámok, munkaruhák stb./ mennyiségi nyilvántartásokkal 3 évenként egyeztetni kell.
II. Követelések
A leltárt úgy kell összeállítani, hogy az tételesen /adósonként, vevőként/ tartalmazza a követelések értékét.
A követeléseket a leltár összeállítását megelőzően egyeztetéssel ellenőrizni kell.
El kell végezni:
- más gazdálkodóval szembeni követelés esetén a vonatkozó számlákkal való egyeztetést,
- az adóhivatallal kapcsolatos követelés esetén az adó-elszámolási bizonylatokkal, illetve az adóbevallással történő egyeztetést,
- a munkavállalókkal szembeni követelés esetén az analitikus nyilvántartások bizonylatokkal való egyeztetését.
Az egyeztetés lezárását követően a követelések értékét a számlarendben foglalt előírások alapján kell megállapítani.
III. Értékpapírok
A forgatási célból vásárolt értékpapírokat évenként egyeztetéssel kell leltározni.
IV. Pénzeszközök
A pénzeszközök leltározását minden évben december 31-ével el kell végezni.
A házipénztár év végi pénzállományáról - címletenkénti felsorolásban - jegyzőkönyvet kell készíteni.
A pénzintézetnél lévő pénzállományt az év utolsó napjával a kivonatok, bankértesítők alapján egyeztetéssel kell leltározni.
V. Egyéb aktív pénzügyi elszámolások
A leltár elkészítése előtt meg kell győződni arról, hogy a számlarendben foglalt előírások alapján az elszámolások rendezésre kerültek-e./pl. kiadott előleg/ Ezt követően a leltározást minden év december 31-ével el kell végezni.
VI. Kötelezettségek
A kötelezettségeket a főkönyvi számlák és az analitikus nyilvántartások, valamint a kötelezettségekre vonatkozó okmányok egyeztetése alapján kell leltározni.
- Hitelek leltározása: A hitelek, kölcsönök állományát egyeztetéssel kell elvégezni a hitelt, kölcsönt folyósító hitelintézetnek a december 31-i állapotra vonatkozó banki kivonata, más vállalkozás, szervezet által kiadott kölcsön esetében a folyósító egyenlegközlő levél alapján.
- Szállítók leltározása: A szállítókkal szembeni kötelezettségeket a leltárba (folyószámla kivonat) tételesen, szállítóként kell felvezetni. A felvett értékadatok valódiságát egyeztetéssel kell elvégezni. A mérlegbe csak egyeztetett, elismert adatok kerülhetnek.
5.4. Mennyiségi leltárfelvétel során alkalmazható nyomtatványok és azok kezelése
Az ASP gazdálkodási szakrendszer Kati tárgyi eszköz és készletnyilvántartó modul program leltározás menüpontjában előállított leltárfelvételi ívek, leltárkiértékelés és összesítés nyomtatványokat kell alkalmazni a mennyiségi felvétel során.
6. Mérlegtételek értékelése
Az értékelés során a költségvetési szerv kezelésében tartós használatban lévő eszközök, és források forint értékeinek megállapítását kell elvégezni.
A mérlegtételek értékelése során be kell tartani a hatályos számvitelről szóló törvény, valamint a költségvetés alapján gazdálkodó szervek beszámolásai és könyvvezetési kötelezettségéről intézkedő kormányrendelet, továbbá az intézmény számlarendjében foglalt előírásokat.
7. Leltári hiányok és többletek rendezése
A leltárban szereplő adatokat egyeztetni kell az analitikus nyilvántartások adataival. Az analitikus nyilvántartásban a leltározás időpontját fel kell jegyezni, a leltárfelvételi bizonylatokra pedig az analitikus nyilvántartások ASP gazdálkodási szakrendszer Kati tárgyi eszköz és készletnyilvántartó modul program azonosító adatait kell feltüntetni.
Az egyeztetés során megállapított leltárkülönbözeteket a leltározási bizottság elnöke közli a leltározási körzet leltárfelelősével, aki az értesítést követő 3 napon belül köteles gondoskodni az eltérések okainak kivizsgálásáról.
A kivizsgálást követően jegyzőkönyvet kell felvenni, amiben rögzíteni kell:
- a leltárkülönbözet mennyiségét és értékét
- a különbözetet előidéző okokat,
- a felelősség megállapítását,
- a felelős személy nyilatkozatát.
A fentiek megállapításánál jelen kell lenni:
- a leltározási körzet leltárfelelősének,
- a leltározási bizottság elnökének,
- a leltárellenőrnek.
A jegyzőkönyvet 3 példányban kell elkészíteni, melynek 1 példányát meg kell küldeni a leltározás vezetőjének.
A leltározás vezetője a jegyzőkönyv alapján kezdeményezi a felelősségre vonást, a kártérítés megállapítását a jegyző felé.
8. A leltározási bizonylatok megőrzése
A leltározás lezárását követően a leltárhoz kapcsolódó valamennyi bizonylatot irattározni kell, és azokat legalább 10 évig meg kell őrizni.
9. Záró rendelkezés
A jelen szabályzat 2019. ………. nap lép hatályba.
Gyomaendrőd, 2019. .......................
|
………………………………………………………………
|
…………………………………………………..
|
|
Petneházi Bálintné polgármester
|
Pap-Szabó Katalin jegyző
|
„
Határidők, felelősök:
Határidő: azonnal