1/2008. Polgármesteri utasítás
A testületek elé kerülő előterjesztések előzetes törvényességi felülvizsgálatának, valamint az ügyvitelei cselekmények végrehajtásának szervezési és eljárási kérdéseiről
A testületi munka tervszerűségének, a kapcsolódási pontok áttekintésének és a folyamatok átláthatóságának érdekében szükségessé válik az előkészítő munka szervezeti kereteinek átgondolása. Az ügyviteli folyamatokban megtalálható kettősségek, átfedések, ismétlődő rutinmunkák kiszűrése és a költség takarékosság indokolttá teszik e szervezési lépéseket.
Gyomaendrőd Város Önkormányzat Képviselő-testületének a Képviselő-testület és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 7/1991. (IX. 19.) KT rendelet (továbbiakban: SzMSz) 11/B. § (8) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján Gyomaendrőd Város Jegyzőjének javaslata alapján az alábbi szervezési utasítást adom ki.
A testületi ülések előkészítése
Határidők és szereplők
1) Az SzMSz 14. § (1) bek. értelmében a képviselő-testület ülését a polgármester az ülés előtt 5 nappal korábban hívja össze. Az írásos meghívóhoz mellékelni kell a napirend írásos előterjesztését is. A Képviselő-testületi ülés előterjesztéseit a tárgykör szerint illetékes bizottságok előzetesen véleményezik. A bizottságok a képviselő-testület ülése előtti 10., illetve 9. napon üléseznek. A Képviselő-testületi ülés előkészítésének polgármesteri feladatát az alpolgármester(ek)ből, bizottsági elnökből és jegyzőből álló munkacsoport (a továbbiakban: bizottság elnöki munkacsoport) támogatja. A bizottság elnöki munkacsoportnak a mindenkori polgármester, alpolgármester(ek), állandó bizottságok elnökei és a jegyző a tagja.
A bizottság elnöki munkacsoport ülését az esedékes Képviselő-testületi ülést megelőző 15. napra a polgármester hívja össze és vezeti az ülését. (SzMSz 11/A. § (1)-(3) bek).
2) Az 1) pontban alapján a soros képviselő-testület elé kerülő előterjesztéseket a tárgyban érintett osztály vezetője, ügyintézője a képviselő-testület ülését megelőző 20. napig készíti el írásos formában.
3) Amennyiben a polgármester döntése alapján, vagy a hatásköri szabályok miatt a bizottság elnöki munkacsoport elé nem kerül az előterjesztés, úgy azt a képviselő-testületi ülés előtti 15. napig kell elkészíteni.
4) Az előterjesztés készítője az írásmunka összeállítása során köteles az SzMSz 14. § (2) bekezdésében foglaltakat maradéktalanul betartani. Ennek érdekében:
a) rendeletalkotás esetén az érintett helyi jogi normákat figyelmesen tanulmányozni és a CD Jogtárban a hatályos egységes szerkezetű szövegállapotra figyelemmel az új vagy módosító normaszöveget úgy összeállítani, hogy az feleljen meg a jogalkotásról szóló jogszabályok előírásainak.
b) határozat hozatallal záruló előterjesztés esetén a Testületi Határozatok Tárában (továbbiakban: Hattár) megvizsgálni, hogy volt-e korábban e tárgyban döntés, annak mi volt a tartalma és végrehajtási eredménye, szükséges-e új döntés, illetve a korábbi módosítása vagy hatálytalanítása?
c) szerződés készítés esetén a szerződés nyilvántartásban ellenőrizni kell, hogy volt-e tárgyban már szerződés, vagy olyan megállapodás amely kapcsolódik a tárgyban érintett szerződéshez.
d) alapító okirat, szabályzat stb. készítés során a szabályzat tárban lévő korábbi hatályos döntések, normaszövegek ellenőrzését kell elvégezni és összevetni a szabályzat-tervezettel.
5) A 4) a)-d) pontokban foglalt írásmunkákba foglalandó normaszövegeket még a jegyzői törvényességi ellenőrzés előtt egyeztetni kell az aljegyzővel és a hivatali jogi szakreferenssel.
6) Az egyeztetésekkel véglegesített előterjesztéseket legkésőbb az aktuális ülés előtti 6. napon a jegyző törvényességi szempontból ellenőrzi. Az Ötv. 36. § (3) bek. értelmében a jegyző köteles jelezni a képviselő-testületnek, a bizottságnak és a polgármesternek, ha a döntésénél jogszabálysértést észlel. E kötelezettsége nemcsak a jogszabálysértő döntésre, hanem annak tervezetésre is értelemszerűen kiterjed. A jegyző amennyiben a szakszerűségben és/vagy célszerűségi kérdésben is aggályosnak tartja a döntési javaslatot, úgy azt haladéktalanul jelzi a polgármesternek.
Technikai és logisztikai feladatok
7) Az írásmunkákat kizárólag számítógépes szövegszerkesztővel állíthatók elő. Amennyiben az írásmunkát partner szervezettől várjuk, úgy azt is elektronikus úton (adathordozó, internetes fájlcsere) kell megkérni. A szerkeszthető dokumentumok MS Word (DOC), RichText (Rtf) vagy MS Excel (xls) szerkezetűek lehetnek. A nem szerkeszthető dokumentumok esetén az Adobe Reader (PDF) formátum támogatott. A képfájlok ajánlott típusa a Jpeg (jpg), de elfogadható a Bitmap (bmp) és a Tagged Image File (tif). Minden egyéb más esetben kérni kell a rendszergazda segítségét, aki lehetőség szerint előállítja a támogatott elektronikus dokumentumot.
8) Amennyiben nem áll rendelkezésre digitális dokumentum, úgy karakterfelismerő szoftverrel szerkeszthető dokumentumot, ennek hiányában PDF típusú nem szerkeszthető dokumentumot kell előállítani.
9) Az aktuális ülés jegyzőkönyvvezetői az ülést megelőző 10. napon az e célra kijelölt kiszolgáló (szerver) számítógépen létrehozzák az ülés dokumentumkönyvtárát az alábbi szerkezetben:
a) kiszolgáló szerver: Gyepmfs (Windows2003 fájlszerver)
b) egységes meghajtó betűjel és főkönyvtár: N:\
c) gyűjtő mappa neve: Testületi_működés_dokumentumai\Előterjesztések\
d) gyűjtő almappák: !!!Archivum!!!\, Bizottság elnöki\, Bizottságok\, intézményi társulás\, Képviselő-testület\, Kisebbségek\
e) döntéshozónkénti gyűjtő almappák: A Bizottságok mappában ÉÉÉHHNN Humánpolitikai Bizottság\, ÉÉÉHHNN Ügyrendi Bizottság\, ÉÉÉHHNN Pénzügyi és Gazdasági Bizottság\, ÉÉÉHHNN Városfenntartó bizottság\ ahol az ÉÉÉÉHHNN az ülés napjának dátum szerinti megjelölése. A képviselő-testületi, bizottság elnöki és intézményi társulás mappákban ÉÉÉÉHHNN nevű almappák szerint, míg a kisebbségeknél a [kisebbség neve]\ÉÉÉÉHHNN nevű mappákban kell a fájlokat elkülöníteni. (1. számú melléklet)
10) Az ülés előterjesztéseit hordozó dokumentumfájlok neveinek egyértelműen kell azonosítania a benne lévő tartalmat. A nyomtatásra kerülő előterjesztéseket nyomtatás előtt egy dokumentumba kell fűzni, a napirendeket sorszámmal, a lapokat oldalszámmal kell ellátni. A dokumentumokat 11 pontos Time New Roman betűtípussal kell megszerkeszteni. A szövegszerkesztőben be kell kapcsolni a magyar helyesírás ellenőrzést és az automatikus elválasztást. A bekezdéseket alapesetben sorkiegyenlítetten kell megjeleníteni. Kerülni kell a túlzott karakter attribútum használatát. A kiemeléseket kizárólag a legszükségesebb esetben és mértékben sötétített, aláhúzott vagy dőlt betűkkel kell megoldani. Minden más extrém és az olvashatóságot zavaró tipográfiai megoldás tilos!
11) Az előterjesztés dokumentum vizuálisan megjeleníthető nem szöveges információtartalmát (pl. grafikon, fotó, térkép, ábra stb.) elsősorban a beterjesztés szövegébe ágyázva, vagy mellékletként csatolva kell az előterjesztésben elhelyezni. Ügyelni kell arra, hogy a nem szöveges vizuális tartalom csak a szükséges mértékben és a tájékozódást segítő módon kerüljenek bemutatásra. A térképeket is elsősorban digitálisan kell előállítani és a dokumentumban elhelyezni. Gondoskodni kell arról, hogy a dokumentumba szerkesztett grafikus tartalom ne terhelje fölöslegesen a rendelkezésre álló számítástechnikai erőforrásokat. Az audió és mozgó vizuális, továbbá csak speciális segédszoftverrel megjeleníthető egyéb digitális tartalmat digitális adathordozón kell kiadni.
12) Az előterjesztésnek témája, készítője, képviselője, véleményezője egyértelmű beazonosíthatósága érdekében az alábbi fejléc adatokat kell tartalmaznia (2. számú melléklet):
a) beterjesztés típusa: előterjesztés, tájékoztató, sürgősségi indítvány stb.,
b) napirendi pont száma,
c) mely döntéshozó mikori ülésére kerül beterjesztésre,
d) tárgy pontos és szabatos megjelölése,
e) készítőjének a neve,
f) a vitában az előterjesztést képviselő neve,
g) véleményező bizottság megjelölése,
h) az előzmény(ek) megjelölése a forrás feltüntetésével,
i) a csatolt mellékletek megjelölése (pl. digitális adathordozó)
13) A digitális adathordozón kiadott mellékletek állományait a 9) pontban nevesített mappákon belüli CD vagy DVD megjelölésű almappában kell elhelyezni. A mappa tartalmát - az egyértelmű és későbbi azonosíthatóság miatt - egy ASCII szövegállományba kell dumpolni és azt elhelyezni a digitális adathordozón.
14) A bizottsági és képviselő-testületi ülést megelőző 6. napig a jegyzőkönyvvezetők felhívására a Hattár, illetve annak utód szoftverében a hivatali felelősök elkészítik a lejárt határidejű határozatokhoz készített végrehajtási jelentésüket. Ezt követően a jegyzőkönyvvezetők a Hattárban lefuttatják az egységes végrehajtási beszámoló elkészítését. A jegyző utasítást adhat a jelentés kiegészítésére amennyiben megállapítja, hogy a jelentés tartalma formális s nem fedi le a határozatban szabott feladatok végrehajtásának eredményét.
15) A lejárt határidejű döntésekről szóló beszámoló és az előterjesztések tartalma alapján az SzMSz rendelkezéseinek megfelelően a jegyzőkönyvvezetők összeállítják a napirend tervezetet. Vitás esetben a jegyző dönt a beterjesztés sorrendjéről.
16) A 10) pont szerint előállított egységes előterjesztést PDF dokumentumba kell konvertálni, majd ezt nyomtatott irat formájában, napirendenként sorszámozva, mellékletekkel szerelve és fűzve kell megküldeni. A fűzött papíralapú előterjesztésekhez mellékelni kell a digitális adathordozót is.
17) Amennyiben a Képviselő-testület az ülés vezetéséhez és a szavazáshoz számítógéppel támogatott elektronikus rendszert használ, abban az esetben az ülés előkészítését e rendszer szolgáltatásaival kell elvégezni.
18) A rendkívüli sürgősséggel (az ülés előtti 5. napon belül) beterjesztendő előterjesztések esetében is a (2)-(12) pontokban szabályozott eljárást kell alkalmazni azzal, hogy az előterjesztés fejlécében fel kell tüntetni a polgármester engedélyező záradékát. A záradék szövege: "A napirend soron kívüli beterjesztését engedélyezem!".
19) A bizottság elnöki és/vagy bizottsági üléseket követően két munkanapon belül az elfogadott határozati javaslattal, valamint az ülésen elhangzottak figyelembevételével kiegészítve kell az előterjesztés tisztázatának a következő döntéshozó előterjesztési könyvtárába kerülnie.
20) A ülések nyilvános részének előterjesztéseiről készült elektronikus dokumentumot (PDF) az önkormányzat internetes portálján publikálni kell az ülést megelőző 5. napon.
Ülés utáni szervezési feladatok
21) Az ülést követően a jegyzőkönyvvezetők a MikroVoks szavazást segítő szoftver segítségével elkészítik az ülés - nem szószerinti, csak a vita lényegét tartalmazó - papíralapú jegyzőkönyvét. Az kinyomtatott és aláírt jegyzőkönyveket évente be kell köttetni. Az ülésről készült hanganyagot DVD adathordozóra kell archiválni. A jegyzőkönyvek digitális változatát a 1. számú melléklet szerinti struktúrában kell a Hivatali informatikai hálózatban elérhetővé tenni.
22) Az elektronikus jegyzőkönyvekből a döntéseket fel kell vezetni a Hattárba. A rendeleteket kihirdetésüket követően időgépesítve egységes szerkezetben kell a CD jogtár jogi adatbázisába beilleszteni.
23) A jegyzőkönyveket a törvényes határidőben papír alapon, míg a döntéseket a Terka szoftver útján digitálisan meg kell küldeni a törvényességi felügyeletet ellátó állami szervnek (DARKH)
25) Az ülés nyilvános része jegyzőkönyvének digitális másolatát (PDF) az önkormányzat internetes portálján publikálni kell.
25) A Hattárba és CD jogtárba bedolgozott új rendelkezésekkel kiegészített jogi adatbázist és döntvénytárt az önkormányzat internetes portálján, valamint a Közadattárban publikálni kell az ülést követő 30 napon belül.
26) A belső szabályzatokat, alapító okiratokat a Hivatal intranetes portálján kell egységes szerkezetben közzé tenni.
27) Az általános testületi döntésen alapuló, illetve egyedi döntéssel elfogadott szerződéseket minkét fél általi áláírását és iktatását követően fel kell vezetni a szerződés nyilvántartásba.
Gyomaendrőd, 2008. szeptember 25.
Várfi András
polgármester
1. számú melléklet:
n:\Testületi_működés_dokumentumai\
Előterjesztések\
!!!Archivum!!!\
ÉÉÉÉ
[A lenti struktúra]
Bizottság elnöki\
ÉÉÉÉHHNN
Bizottságok\
ÉÉÉÉHHNN Humánpolitikai Bizottság\
ÉÉÉÉHHNN Ügyrendi Bizottság\
ÉÉÉÉHHNN Pénzügyi és Gazdasági Bizottság\
ÉÉÉÉHHNN Városfenntartó bizottság\
intézményi társulás\
Képviselő-testület\
ÉÉÉÉHHNN
Kisebbségek\
Cigány Kisebbségi Önkormányzat\
ÉÉÉÉHHNN
Német Kisebbségi Önkormányzat\
ÉÉÉÉHHNN
2. számú melléklet
x. napirendi pont
ELŐTERJESZTÉS
a [testület név]
ÉÉÉÉ. hónap NN-i ülésére
|
Tárgy: |
Maximum két sor |
|
Készítette: |
Név és beosztás |
|
Képviseli: |
Név és tisztség |
|
Véleményező bizottság: |
A bizottság(ok) rövid nevei |
|
Előzmények: |
Dokumentum megnevezése és forrása (pl. döntés jelölése, korábbi előterjesztés címe és az ülés pontos megjelölése stb.) |
|
Melléklet: |
Megjelölés |