Gyomaendrőd Város Képviselő-testülete
Pénzügyi, Gazdasági, Turisztikai, Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottság
92/2016. (III. 23.) Gye. Kt. Pgtek. Biz. határozat
Gyomaendrőd Város Képviselő-testülete Pénzügyi, Gazdasági, Turisztikai, Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottsága javasolja a Képviselő-testületnek, hogy a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 27. § (1) bekezdése alapján az alábbi Közbeszerzési Szabályzatot (a továbbiakban: Szabályzat) alkossa:
GYOMAENDRŐD VÁROS ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK
…/2016. (………………) Gye. Kt. határozata
GYOMAENDRŐD VÁROS ÖNKORMÁNYZAT
A Közbeszerzésekről szóló
2015. évi CXLIII. törvény
alapján
KÖZBESZERZÉSI
SZABÁLYZATA
I.
A Szabályzat hatálya
A Szabályzat Hatálya alá tartozik:
Gyomaendrőd Város Önkormányzata (a továbbiakban: Önkormányzat) Kbt. hatálya alá tartozó beszerzései.
A Szabályzat hatálya kiterjed az Önkormányzat által szerződés alapján ellátott gesztor önkormányzati feladatokkal kapcsolatos beszerzésekre is, figyelemmel a létrehozó szerződés szerint érvényesülő döntési rendre.
A közbeszerzés értékének meghatározására a Kbt. 15-20 §-ok rendelkezéseit kell alkalmazni.
Az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzésekre a Kbt. Második Részét, az ezek alatti és egyben a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre a Harmadik Részét alkalmazva kell eljárni, kivéve, ha a Kbt. másként rendelkezik.
II.
A közbeszerzési eljárás fajtái
A közbeszerzési eljárás fajtáiról, az alkalmazandó rendelkezések rövid összefoglalójáról, határidőkről szóló tájékoztatást jelen szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.
III.
Sajátos beszerzési módszerek
A közbeszerzési eljárás fajtáiról, az alkalmazandó rendelkezések rövid összefoglalójáról, határidőkről szóló tájékoztatást jelen szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza.
IV.
A közbeszerzések tervezése, előkészítése, lefolytatása
1.) A közbeszerzések előkészítését és megvalósítását A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény, valamint a közbeszerzésekkel kapcsolatos kormány és miniszteri rendeletek rendelkezései alapján kell végrehajtani.
2.) A közbeszerzések tervezése
Az adott évre tervezett közbeszerzési eljárásokról, illetve beszerzésekről az éves költségvetés alapján legkésőbb minden év március 31-ig a Közbeszerzési Csoport (a továbbiakban: a KCS) éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) készít, melyet az Önkormányzat Képviselő-testülete fogad el.
A KCS feladatait Gyomaendrőd Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Városüzemeltetési és Vagyongazdálkodási Osztálya látja el. A közbeszerzés tervezésével és előkészítésével kapcsolatban a KCS ellátja mind a Gyomaendrőd Város Önkormányzat, mint a Gyomaendrőd Közös Önkormányzati Hivatal közbeszerzéssel kapcsolatos feladatait a társult három önkormányzat – Gyomaendrőd, Csárdaszállás, Hunya – tekintetében is.
A közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell:
- a közbeszerzéseket tárgy szerinti bontásban,
- a közbeszerzéseket az eljárás rendje szerint csoportosítva,
- a közbeszerzési eljárás típusát,
- lefolytatásának tervezett időpontját,
- valamint a beszerzés becsült értékét.
Az elfogadott közbeszerzési tervet, illetve a módosításait haladéktalanul közzé kell tenni a Kbt. 43 §-ában foglaltaknak megfelelően. A lefolytatott közbeszerzési eljárásokról a 44/2015. (XI. 2.) MvM rendelet 40 §-a szerint éves statisztikai összegzést kell készíteni és a tárgyévet követő év május 31-ig közzétenni. A közzétételekről a KCS gondoskodik.
A közbeszerzési terv nyilvános, amelyet legalább 5 évig kell megőrizni. A Közbeszerzési Hatósági vagy a jogszabályban az ajánlatkérő ellenőrzésére feljogosított szerv kérésére a közbeszerzési tervet az ajánlatkérő köteles megküldeni.
3.) A közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések
A Gyomaendrőd Város Önkormányzatának, valamint a Gyomaendrőd Közös Önkormányzatai Hivatal Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzéseinek előkészítését és végrehajtását a 263/2013. (V.30.) Gye Kt. Határozatban jóváhagyott a Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzat 28. sz. mellékletét képező beszerzések lebonyolításának szabályzatában foglalt rendelkezések figyelembevételével kell lefolytatni.
4.) A közbeszerzési eljárás előkészítése
Az ajánlatkérő köteles a közbeszerzési eljárást a beszerzés tárgyára és a becsült értékére tekintettel megfelelő alapossággal előkészíteni.
A közbeszerzési dokumentumoknak biztosítaniuk kell, hogy a gazdasági szereplők műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdasági szempontból reális ajánlatot tudjanak adni.
A KCS a becsült érték meghatározása céljából köteles külön vizsgálatot végezni és annak eredményét dokumentálni. A KCS a vizsgálat során az alábbi objektív alapú módszereket alkalmazhatja:
a) a beszerzés tárgyára vonatkozó indikatív ajánlatok bekérése,
b) a beszerzés tárgyára vonatkozó, arra szakosodott szervezetek által végzett piackutatás,
c) igazságügyi szakértő igénybe vétele,
d) szakmai kamarák által ajánlott díjszabások,
e) szakmai kamarák által előállított és karbantartott, megvalósítási értéken alapuló, részletes építési adatbázis,
f) a Közbeszerzési Hatóság által kiadott árstatisztika,
g) az ajánlatkérő korábbi, hasonló tárgyra irányuló szerződéseinek elemzése.
Az építési beruházások esetében csak a külön jogszabályokban meghatározott követelményeknek megfelelő tervek birtokában indítható meg közbeszerzési eljárás. Az ajánlatkérőnek a terv ellenőrzésről és a tervezői művezetésről is gondoskodnia kell.
Az ajánlatkérő a verseny tisztaságára, az esélyegyenlőségre és az egyenlő elbánásra vonatkozó alapelvek figyelembe vétele mellett az eljárás megindítása előtt független szakértőkkel, hatóságokkal, illetve piaci résztvevőkkel előzetes piaci konzultációt folytathat a gazdasági szereplők tájékoztatása érdekében.
Az eljárás előkészítésében és lefolytatásában az ajánlatkérő nevében nem vehet részt olyan személy vagy szervezet, amely vagy aki a Kbt. 25. §-a alapján összeférhetetlen.
A részben vagy egészben európai uniós forrásból megvalósuló, valamint árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetén az uniós értékhatárt meghaladó, építési beruházás esetén az ötszázmillió forintot meghaladó értékű közbeszerzési eljárásba az ajánlatkérő köteles felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót bevonni.
A Képviselő-testület a KCS javaslata alapján létrehozza a legalább 3 tagú Bíráló Bizottságot az ajánlatok szükség esetén a hiánypótlás, felvilágosítás vagy indokolás megadását követő elbírálására és értékelésére.
A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a közbeszerzési dokumentumok elkészítése, valamint az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában a Bíráló Bizottság tagjainak, az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont más személyeknek és szervezeteknek együttesen rendelkezniük kell a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel.
Nem lehet a Bíráló Bizottság tagja, aki a közbeszerzési eljárást lezáró döntést hozza meg. A testületi döntéshozatal esetén a Bíráló Bizottságban képviselő-testület tagja kizárólag tanácskozási joggal vehet részt.
5.) A Bíráló Bizottság feladata a KCS előterjesztése és javaslatai alapján
- pénzügyi, műszaki és piaci paraméterek alapján a beszerzési tárgy jellemzőinek részletes megfogalmazása (IV. 3. pont figyelembevételével)
- a lehetséges ajánlattevők alkalmassági/alkalmatlansági ismérveinek részletes összeállítása
- az elbírálás szempontjainak, illetve részszempontjainak és értékelési módszertanának leírása
- részvétel az közbeszerzési dokumentum szakmai részének elkészítésében és a részletes szerződési feltételek meghatározásában
- ajánlattevőkkel történő kapcsolattartás, helyszíni szemle lebonyolítása
- a beérkezett ajánlatok bontása és értékelése
- az ajánlatok elbírálása
- írásbeli szakvélemény és döntési javaslat készítése az eljárást lezáró döntést meghozó a Képviselő-testület által létrehozott Pénzügyi, Gazdasági, Turisztikai, Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottság állandó tagjaiból álló testület (a továbbiakban: Közbeszerzési Bizottság), illetve a Képviselő-testület részére
- szerződés aláírásra való előkészítésében részvétel
- az eljárás során készítendő jegyzőkönyvek, tájékoztatások szakmai részének elkészítése
- előzetes vitarendezési kérelem beérkezése esetén közreműködik a válasz megfogalmazásában.
6.) Az eljárást megindító (meghirdető) hirdetmény, felhívás és dokumentáció
A KCS előkészíti az eljárást megindító (meghirdető) hirdetmény, felhívás és dokumentáció tervezetét, melyet az uniós értékhatárokat elérő közbeszerzések esetét kivéve a Közbeszerzési Bizottság fogad el.
A KCS feladata az eljárás során készítendő jegyzőkönyvek, tájékoztatások szakmai részének elkészítése.
A Közbeszerzési Bizottság dönt arról, hogy az adott közbeszerzés milyen eljárással kerüljön lefolytatásra, különösen, hogy:
- az előzetes tájékoztató hirdetmény alapján (közvetlen részvételi felhívással), illetve
- a nemzeti értékhatár alatti eljárás esetén a Kbt. 113 § (1) bekezdés szerinti összefoglaló tájékoztató közzétételével, vagy a 115 §-ban meghatározott közvetlen írásbeli ajánlattételi felhívás szerint, valamint arról is, hogy ír-e elő alkalmassági feltételt az eljárásban.
- Az ajánlattevők személyéről a Kbt. 115 § (2) bekezdésében foglaltakra figyelemmel a Közbeszerzési Bizottság az eljárást megindító hirdetmény elfogadásával egyidejűleg dönt a KCS javaslata alapján.
7.) A közbeszerzési eljárás lefolytatása
A közbeszerzési eljárás az ajánlati/részvételi felhívás közzétételével, illetve a nemzeti értékhatárokat elérő, de a Kbt. 115. § (1) bekezdésében meghatározott értékeket el nem érő értékű közbeszerzés esetén az ajánlattételi felhívás ajánlattevők részére történő megküldésével kezdődik. A KCS lehetőleg olyan ajánlattevők felkérésére tehet javaslatot, akik mikro-, kis- vagy középvállalkozások és amelyek szerepelnek a közhiteles nyilvántartásban (egyéni vállalkozók nyilvántartása, cégjegyzék) és a tevékenységi körükben szerepel a közbeszerzés tárgya szerinti tevékenység, valamint az ajánlattétel időpontjában megelőző lezárt üzleti évben a nettó árbevételük meghaladta a közbeszerzés tárgyának értékét.
Az ajánlati/részvételi felhívás közzétételének, illetve az ajánlattételi felhívás megküldésének feltétele az alábbi dokumentumok rendelkezésre állása:
- igazolás a pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáról,
- az ajánlattételhez szükséges dokumentáció, a megvalósítandó feladathoz rendelkezésre álló részletes műszaki leírás (építésügyi, műszaki dokumentációk, engedélyek),
- szerződés-tervezet,
- az eljárás megindításához szükséges egyéb információk és dokumentumok.
8.) A közbeszerzési dokumentum
A közbeszerzési dokumentumot az ajánlattevők részére a KCS bocsátja rendelkezésre. A KCS köteles gondoskodni továbbá arról, hogy a közbeszerzési dokumentáció az ajánlattételi határidő lejártáig rendelkezésre álljon.
9.) Az ajánlatok benyújtása, bontása
A benyújtott ajánlatokat az ajánlati/ajánlattételi határidő lejártáig, a KCS zárható irodájában kell tárolni és tilos felbontani. Az ajánlatok felbontását az ajánlattételi, illetve részvételi határidő lejártának időpontjában meg kell kezdeni.
Az ajánlatkérő az ajánlatok, végleges ajánlatok bontásának megkezdésekor, az ajánlatok felbontása előtt közvetlenül ismerteteti a közbeszerzés becsült értékét, rész ajánlattétel biztosítása esetén a részenkénti becsült összeget, illetve ismertetheti a rendelkezésre álló anyagi fedezet összegét is.
A tárgyalásos eljárásban előzetesen egyértelműen az ajánlattevők tudomására kell hozni, hogy az ajánlatkérő mikor fogja a tárgyalásokat lezárni.
A tárgyalások lezárásaként az ajánlatkérő az ajánlattevőket felhívja egy végleges ajánlat írásban történő beadására, a beadási határidő egyidejű meghatározásával.
A bontást a KCS, a Bíráló Bizottság elnöke vagy tagja, vagy ha ilyen megbízásra kerül sor, akkor a felelős akkreditált közbeszerzési szakértő végzi, melyről jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza:
- a közbeszerzés tárgyát, a bontási eljárás helyét és idejét (óra és perc pontossággal),
- jelenlévő személyek megnevezését és funkcióját,
- ajánlattevő nevét és címét,
- ajánlattevő által kért ellenszolgáltatást,
- a főbb számszerűsíthető adatokat, melyek a bírálati szempont alapján értékelésre kerülnek
- azoknak a megnevezését, akik a bontáson a felolvasólapba kérték a betekintést.
A jegyzőkönyv mellékletét képezi a jelenléti ív. A bontásról készült jegyzőkönyvet a KCS a bontástól számított 5 napon belül küld meg az összes ajánlattevőnek.
A határidő után beérkezett ajánlatokról jegyzőkönyvet kell felvenni és azt az összes ajánlattevőnek meg kell küldeni.
10.) Az ajánlatok vizsgálata, értékelése
A KCS az ajánlatok bontását követően meg kell vizsgálni, hogy az ajánlatok megfelelnek-e közbeszerzési dokumentumokban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek, és a vizsgálatról tájékoztatja a Bíráló Bizottságot.
A KCS az alkalmassági követelmények, a kizáró okok és a jogszabályban meghatározott kritériumok előzetes ellenőrzésekor köteles elfogadni az egységes európai közbeszerzési dokumentumba foglalt nyilatkozatokat, valamint a Kbt. 114 § (2) bekezdés szerinti nyilatkozatot.
Az ajánlatok megfelelőségének ellenőrzésével kapcsolatosan szükség szerint hiánypótlást, felvilágosítás kérést bocsájt ki, illetve számítási hiba javítást végez.
Amennyiben hiánypótlás, illetve felvilágosítás kérésre vonatkozó bírálati cselekményeket végez, akkor köteles meggyőződni arról, hogy ezek teljesítése az megfelel-e a Kbt-ben meghatározott feltételeknek. Amennyiben az ajánlattevő a hiánypótlást, illetve a felvilágosítás adást nem teljesítette, vagy nem az előírt határidőben teljesítette, a Bíráló Bizottság kizárólag az eredeti ajánlatot veheti figyelembe az elbírálás során. Számítási hiba javítása esetén az összes ajánlattevőt egyidejűleg közvetlenül, írásban és haladéktalanul tájékoztatni kell.
A Bíráló Bizottság amennyiben megállapítja, hogy az ajánlat a megkötni tervezett szerződés tárgyára figyelemmel aránytalanul alacsony összeget tartalmaz az ár, vagy költség vagy azoknak valamely önálló értékelésre kerülő elem tekintetében, köteles írásbeli indoklást kérni az ajánlattevőtől a többi ajánlatkérő írásbeli értesítése mellett.
Az ajánlati ár megalapozottságáról a döntés meghozatalához ha szükséges, az ajánlatkérő összehasonlítás céljából a többi ajánlattevőtől is kérhet be meghatározott ajánlati elemeket megalapozó adatokat.
A Bíráló Bizottság az állami támogatás miatt kirívóan alacsonynak értékelt ajánlatot csak akkor nyilváníthatja érvénytelennek, ha írásban előzetes tájékoztatást kért és az ajánlattevő nem tudta igazolni, hogy az állami támogatást jogszerűen szerezte. Erről az ajánlatkérő köteles a Közbeszerzési Hatóságon keresztül az Európai Bizottságot tájékoztatni.
A Bíráló Bizottság az ajánlatokat a felhívásban megadott szempontok szerint értékeli. Ennek során felelős az objektív, a Kbt-ben meghatározott szempontok szerinti értékelésért.
A Bíráló Bizottság javaslatot tesz az ajánlattevők esetleges kizárására, illetve benyújtott ajánlatok érvényességére/érvénytelenségére, valamint az eljárás eredményességére/eredménytelenségére, továbbá megállapítja, hogy melyik ajánlat a legkedvezőbb a Kbt. 76 - 77 – 78 §-ában meghatározottak figyelembevételével, illetve ha az ajánlattételi felhívás előírja, sorrendet állít fel az ajánlatok között.
A Bíráló Bizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít az eljárás lezáró döntést meghozó személy vagy testület részére. A Bíráló Bizottság munkájáról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyben rögzíteni kell a tagok javaslatát, illetve a Bíráló Bizottság döntését. A tagoknak egyéni bírálati lapot nem kell készíteni.
A döntési javaslatot a Bíráló Bizottság elnöke terjeszti az eljárást lezáró döntést meghozó Közbeszerzési Bizottság, illetve a képviselő-testület elé.
11.) A közbeszerzési eljárás eredménye
Az eljárás eredményéről a Kbt. 79. §-ában meghatározottak szerinti írásbeli összegezést a KCS készíti el és legkésőbb 3 munkanapon belül küldi meg az eljárásban részt vett gazdasági szereplőknek.
Az eredmény közzétételéről a KCS gondoskodik. A hirdetmények ellenőrzése a 44/2015. (XI. 2.) MvM rendelet alapján kötelező, az ellenőrzési díjat az ajánlatkérő viseli.
12.) Előzetes vitarendezés
Előzetes vitarendezési kérelem benyújtása esetén, illetve amennyiben azt követően jogorvoslati eljárás indul, vagy előzetes vitarendezés nélkül közvetlenül a Közbeszerzési Döntőbizottságnál kezdeményezett jogorvoslat esetén a választ a Kbt-ben, illetve a Ket-ben meghatározott határidők figyelembe vételével a Bíráló Bizottság közreműködése mellett a KCS készíti el és a Közbeszerzési Bizottság hagyja jóvá, az ezzel kapcsolatos közzétételről a KCS gondoskodik. A Közbeszerzési Bizottság dönt arról is, amennyiben jogorvoslat indul és az az ajánlatkérőt elmarasztalja, hogy a határozat felülvizsgálatát a bíróságtól kérje az ajánlatkérő. A jogorvoslati eljárásban felelős akkreditált közbeszerzési szakértő, jogtanácsos, vagy ügyvédi képviselet kötelező.
13.) Az európai uniós forrásból megvalósuló, valamint árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetén az uniós értékhatárt meghaladó, az építési beruházás esetén az 500 M Ft-ot meghaladó értékű közbeszerzések
A részben vagy egészben európai uniós forrásból megvalósuló, valamint árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetén az uniós értékhatárt meghaladó, az építési beruházás esetén az 500 M Ft-ot meghaladó értékű közbeszerzések esetében az eljárást megindító felhívást, és az eljárást lezáró döntést a Képviselő-testület fogadja el. Ezekben az eljárásokban a Kbt. 27 § (3) bekezdése szerint az ajánlatkérő köteles felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót bevonni. A testület legkésőbb az eljárás megindító felhívás elfogadásával egyidejűleg dönt a szakértő személyéről.
V.
A közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződésekre vonatkozó szabályok
(Kbt. 130 – 140 §)
1.) A közbeszerzési eljárás nyertesével a szerződés írásban köthető meg a kötelezettségvállalás rendje szerint, a kötelezettségvállalásról, ellenjegyzésről, érvényesítésről és utalványozásról szóló belső rendelkezésekben foglaltak szerint, az ajánlati/ajánlattételi/részvételi felhívás, a közbeszerzési dokumentum és az ajánlat tartalmának megfelelően, a Kbt. 131 § (5) és (6) bekezdései szerinti időtartamon belül.
A közbeszerzési eljárás lefolytatása után kötött szerződések nyilvántartásáról a KCS gondoskodik a Kbt. 43 § rendelkezései szerint.
2.) A közbeszerzési szerződés módosítására a Kbt. 141. §-ában foglaltakra figyelemmel, a Közbeszerzési Bizottság, illetve a Képviselő-testület előzetes jóváhagyó döntése alapján kerülhet sor.
VI.
A közbeszerzési eljárásban résztvevők felelőssége
1.) Az ajánlatkérő az összeférhetetlenség és a verseny tisztasága sérelmének elkerülése érdekében biztosítja, hogy az eljárásban ne vegyen részt olyan, aki a Kbt. 25 § szerint összeférhetetlen.
Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárás előkészítésében és lefolytatásában az ajánlatkérő nevében olyan személy vagy szervezet, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlására bármely okból, így különösen gazdasági vagy más érdek vagy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek miatt nem képes.
Az ajánlatkérő köteles felhívni az eljárás előkészítésébe bevont személy vagy szervezet figyelmét arra, ha a Kbt. 25 § (3)–(4) bekezdés alapján – különösen az általa megszerzett többlet-információkra tekintettel – a közbeszerzési eljárásban történő részvétele összeférhetetlenséget eredményezne.
Az ajánlatkérő nevében eljáró és az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e a Kbt. 25 § szerinti összeférhetetlenség.
2.) A Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatalban dolgozók munkaköri leírásában, a közbeszerzési eljárás lefolytatásával kapcsolatos kötelezettségüket meg kell határozni, valamint utalni kell esetleges károkozásuk esetén a köztisztviselők jogállásáról szóló 2011. évi CXCIX. tv. 160. §-a szerinti kártérítési felelősségükre. A döntéshozatalban résztvevők felelősségére a helyi önkormányzati képviselők jogállásáról, valamint a polgármesteri tisztség ellátásának egyes kérdéseiről rendelkező jogszabályok, valamint a döntésükkel esetlegesen okozott kár megtérítésére a Polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. tv. 6:519 §-a szerinti kártérítési szabályok alkalmazandók.
3.) Az ajánlatkérő nevében vállalkozási vagy megbízási jogviszonyban eljáró, illetve a felelős akkreditált közbeszerzési szakértőt a felelősség a vele kötött szerződés tartalmának megfelelően terheli.
VII.
A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje, belső ellenőrzés
1.) A közbeszerzési eljárásokat azok megindításától a jogorvoslati eljárás jogerős lezárásáig, illetőleg a közbeszerzési szerződés teljesítéséig terjedően írásban kell dokumentálni. A keletkezett iratokat, szerződéseket, azzal kapcsolatos jelentéseket, összegezéseket stb. elektronikus úton rögzített formában is meg kell őrizni.
2.) A közbeszerzési eljárás során keletkező valamennyi iratot és dokumentumot a KCS az iratkezelési szabályzat előírásai szerint köteles kezelni és őrizni. Amennyiben az Önkormányzat vállalkozási vagy megbízási jogviszonyban eljáró személlyel vagy szervezettel szerződést köt, úgy a szerződésnek kötelezően tartalmaznia kell az alábbiakat:
- az ajánlatkérő nevében eljáró, az eljárás lezárultát követően haladéktalanul köteles a KCS részére az eljárás eredeti dokumentumait (ideértve különösen a beérkezett ajánlatok eredeti példányait) iratjegyzék és teljességi nyilatkozattal együtt hiánytalanul átadni,
- az ajánlatkérő nevében eljáró, felelősséggel tartozik azért, hogy az eljárás során keletkezett dokumentumokhoz illetéktelen személy nem férhet hozzá, de a Szabályzat szerinti jogosultaknak, annak szabályaival biztosítania kell a betekintést.
A felelős akkreditált közbeszerzési szakértő alkalmazása esetén pontosan meg kell határozni azokat a feladatokat, amelyeket a szakértőnek el kell végezni.
3.) Amennyiben az adott közbeszerzési eljárásban a külön jogszabályban meghatározott illetékes ellenőrző szervek, a feladat- és hatáskörüknek megfelelően végzett ellenőrzésük során jogsértést tárnak fel, valamint, ha a Közbeszerzési Döntőbizottság által a Kbt. 145. § (3) bekezdése szerinti eljárásban valószínűsíthető, hogy a szerződés módosítása a Kbt. 141. §-ba ütköző módon történt, illetőleg a szerződésszegés olyan körülményre vezethető vissza, amelyekért a közbeszerzési eljárásban résztvevő KCS tag, illetve köztisztviselő szakértő felel, úgy soron kívüli vizsgálatot kell lefolytatni a Belső Ellenőrzési Szabályzatban foglaltak szerint.
IX.
Záró rendelkezések
Jelen Közbeszerzési Szabályzatot a Gyomaendrőd Város Önkormányzat Képviselő-testülete 2016. ……… hó ….. napján hagyta jóvá és 2016. április 1-jén lép hatályba. Rendelkezéseit az ezt követően megkezdett közbeszerzésekre, árajánlat-kérésekre kell alkalmazni.
Jelen Szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a Gyomaendrőd Város Önkormányzatának 450/2013. (IX. 26.) Gye. Kt. határozatával jóváhagyott Közbeszerzési Szabályzata.
A hatálybalépés előtt megkezdett, és még folyamatban lévő ügyeket a megkezdésükkor hatályos szabályozás szerint kell befejezni.
A szabályzat előkészítéséért és aktualizálásáért a KCS felel.
Gyomaendrőd, 2016. ………………………..
|
…………………………………………………… Toldi Balázs polgármester
|
…………………………………………………… Dr. Uhrin Anna Jegyző |
1. sz. melléklet
A közbeszerzési eljárás fajtái
1.) Nyílt eljárás: A - Kbt. 81 §-a - ajánlati felhívással induló, egy szakaszból álló közbeszerzési eljárás, amelyben minden érdekelt gazdasági szereplő ajánlatot tehet. A nyílt eljárásban nem lehet tárgyalni. Az ajánlattételi határidő 40 nap.
Amennyiben az ajánlatkérő nem biztosítja a közbeszerzési dokumentumok esetében a teljeskörű közvetlen elektronikus hozzáférést, az ajánlattételi határidő, amennyiben az ajánlatok elektronikusan is benyújthatók, 35 nap.
Amennyiben az ajánlatkérő a hirdetmény feladásának napját legalább 40 nappal megelőzően, de legfeljebb 12 hónapon belül előzetes tájékoztatót tartalmazó hirdetményt adott fel, akkor 20 nap.
Amennyiben az ajánlatkérő biztosítja a közbeszerzési dokumentumok esetében teljeskörű, közvetlen elektronikus hozzáférést, akkor az ajánlattételi határidők 5 nappal rövidebbek.
A gyorsított nyílt eljárás esetén 15 nap.
Az uniós értékhatár alatti beszerzések esetén az árubeszerzés és szolgáltatás megrendelésnél a határidő 10 nap, az építési beruházás estén 15 nap.
2.) Meghívásos eljárás – a Kbt. 82-84. §: 2 szakaszból álló közbeszerzési eljárás, amely részvételi felhívással indul, és amelynek első, részvételi szakasza során az ajánlatkérő a részvételre jelentkezők a szerződés teljesítésére való alkalmasságáról, vagy alkalmatlanságáról dönt a Kbt. 69 §-ával összhangban. A részvételi határidő a hirdetmény feladásának napjától számított 30 napnál, gyorsított eljárás esetén 15 napnál rövidebb nem lehet. Az ajánlattételi felhívás megküldésének időpontja a részvételi jelentkezések bontását követő 30., építési beruházás esetén 60. napnál későbbi időpontban nem határozható meg.
A második, ajánlattételi szakaszában kerülnek az ajánlatok benyújtásra, amely alapján az ajánlatkérő dönt. Az eljárásban nem lehet tárgyalni. A részvételi szakasz eredményességének közlésétől számított 5 munkanapon belül az írásbeli ajánlattételi felhívást az alkalmasnak minősített jelentkezőknek egyidejűleg meg kell küldeni.
A meghívásos eljárást előzetes tájékoztatató útján is meg lehet hirdetni (Közvetlen részvételi felhívás.)
A Kbt. közvetlen részvételi felhívás megküldését akkor teszi lehetővé, ha a részvételi felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napját legalább 40 nappal megelőzően, de legfeljebb 12 hónapon belül előzetes tájékoztatót tartalmazó hirdetményt adott fel az Ajánlatkérő. Ebben az esetben az ajánlattételi határidő nem lehet rövidebb, mint 15 nap. Az Ajánlatkérő közvetlen részvételi felhívásban legalább 5 ajánlattevőre vonatkozó keretszámot határozhat meg arra, hogy a részvételre jelentkezők közül az eljárás második szakaszában legfeljebb e keretszámnak megfelelő alkalmas és érvényes jelentkezést benyújtónak küldi meg az ajánlattételi felhívást. Keretszám meghatározása esetén az objektív és a Kbt. alapelveivel összhangban álló szempontokat és azt, hogy ennek igazolására milyen okiratok benyújtását kérik, amely alapján az Ajánlatkérő a rangsorolást elvégzi.
Az ajánlattételi szakaszban az ajánlattételi határidő 35 napnál nem lehet rövidebb.
Az ajánlattételi határidő legalább 30 nap, ha a közbeszerzési eljárás során az ajánlatok elektronikus úton is benyújthatók.
Gyorsított eljárásban az ajánlattételi határidő 10 nap.
Az ajánlattételi határidőt az ajánlatkérő és az ajánlattételre felhívni kívánt részvételre jelentkezők megállapodásban rögzíthetik. Amennyiben az alkalmasnak minősített jelentkezőkkel az ajánlatkérő nem tud megállapodni, a határidőt az ajánlatkérő állapítja meg, amely nem lehet az ajánlattételi felhívás megküldésének napjától számított 15 napnál rövidebb.
Amennyiben az ajánlatkérő a közbeszerzési dokumentumok elektronikus, korlátlan, teljes körű, térítésmentes hozzáférhetőségét biztosítja, akkor a gyorsított eljárás kivételével a határidők 5 nappal rövidebbek.
Az uniós értékhatár alatti beszerzések esetén az árubeszerzés és szolgáltatás megrendelésnél a határidő 10 nap, az építési beruházás estén 15 nap.
3.) Tárgyalásos eljárás – Kbt. 83., 85 – 89 §: 2 szakaszból álló közbeszerzési eljárás, amely akkor alkalmazható, ha
a) az ajánlatkérő igényeit nem lehet kielégíteni a piacon azonnal rendelkezésre álló kész megoldások kiigazítása, egyéni igényekhez alakítása nélkül;
b) a közbeszerzés tárgya tervezést vagy innovatív megoldásokat tartalmaz;
c) a szerződés jellegével, összetettségével vagy jogi és pénzügyi kialakításával kapcsolatos sajátos körülmények vagy az ezekhez kötődő kockázatok miatt előzetes tárgyalások nélkül nem választható ki a legkedvezőbb ajánlat;
d) az ajánlatkérő a műszaki leírást nem tudja kellő pontossággal elkészíteni a külön jogszabályban meghatározottak szerinti szabványok, európai műszaki értékelés, közös műszaki előírások vagy műszaki referenciák valamelyikére való hivatkozással; vagy
e) megelőzőleg a nyílt vagy meghívásos eljárás azért lett eredménytelen, mert kizárólag érvénytelen ajánlatokat nyújtottak be, vagy az eljárás a 75. § (2) bekezdés b) pontja alapján úgy lett eredménytelen, hogy az eljárásban benyújtott minden ajánlat meghaladta az ajánlatkérő rendelkezésére álló anyagi fedezet összegét.
A tárgyalásos eljárás részvételi felhívással indul, amelyben fel kell tüntetni az eljárás alkalmazásának jogcímét.
Amennyiben a tárgyalásos eljárást az ajánlatkérő előzetes tájékoztató útján hirdeti meg, (Kbt. 82 § (3) bekezdés) az ajánlattevő keretszámát legalább 3 ajánlattevőben is meghatározhatja.
A közbeszerzési dokumentumokban az ajánlatkérő meghatározhatja, hogy a műszaki leírás és a szerződéses feltételek mely elemei jelentik azokat a minimum követelményeket, amelyekről nem fog tárgyalni. Ezeket olyan pontossággal kell megadni, hogy a gazdasági szereplők megállapíthassák a beszerzés tárgyát, jellegét és dönthessenek arról, hogy kívánnak-e részvételi jelentkezést benyújtani.
Az ajánlattételi határidő alatt az első ajánlat benyújtásának határidejét kell érteni.
Az ajánlattételi felhívásnak tartalmazni kell a tárgyalás lefolytatásának menetét, és az ajánlatkérő által előírt szabályait, valamint az első tárgyalás időpontját.
Az első ajánlat benyújtására vonatkozó ajánlattételi határidő meghatározására a Kbt. 84 § (4) – (8) bekezdését kell alkalmazni. (Ld. A jelen szabályzat 2. pont szerinti: Meghívásos eljárásban meghatározott határidőket.)
4.) Versenypárbeszéd: a Kbt. 90 – 94. § szerint szabályozott közbeszerzési eljárás, amelyet az ajánlatkérő a 85 § (2) bekezdésben foglalt esetekben (Megegyezik a 3. pont szerinti Tárgyalásos eljárás eseteivel) alkalmazhat azzal, hogy legalább az ajánlatkérő által kiválasztott legalább három részvételre jelentkezővel kell a párbeszédet lefolytatni.
5.) Innovatív partnerség: a Kbt. 95 – 97 §. Olyan sajátos közbeszerzési eljárás, amelynek célja egy innovatív termék, szolgáltatás vagy építési beruházás kifejlesztése és ezek beszerzése.
Az innovációs partnerség két szakaszra tagolódik:
a) az e törvényben szabályozott eljárásrend szerint kerül sor az innovációs partnerségi szerződés vagy szerződések megkötésére (eljárási szakasz), majd
b) a fejlesztési folyamat és a beszerzés az innovációs partnerségi szerződésben szabályozott feltételek szerint történik (szerződéses szakasz).
Az innovatív partnerségi szerződés megkötésére a fenti §-okban foglalt eltérések figyelembevételével a tárgyalásos eljárás szabályait kell alkalmazni.
6.) Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás: Kbt. 98 – 103 §
Az egy szakaszból álló közbeszerzési eljárás, amely kivételes esetekben, a fenti §-okban meghatározott esetekben alkalmazható.
Ajánlattétel felhívás megküldésével, illetve tárgyalási meghívó megküldésével kezdődik.
Az eljárás megkezdésének napján az ajánlatkérő köteles a Közbeszerzési Hatósághoz az ajánlattételi felhívást, továbbá az ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplőkre vonatkozó adatokat, a beszerzés becsült értékét, valamint a tárgyalásos eljárás alkalmazását megalapozó körülményekről szóló tájékoztatást.
2. sz. melléklet
Sajátos beszerzési módszerek
1.) Keretmegállapodások: a Kbt. 104 - 105. § szerint szabályozott közbeszerzési eljárás.
Az ajánlatkérő, amennyiben közbeszerzését keretmegállapodás útján valósítja meg, a Kbt-ben foglaltaknak megfelelően közbeszerzési eljárás lefolytatásával keretmegállapodást köt, majd beszerzését a keretmegállapodás alapján a fenti §-ok figyelembevételével valósítja meg.
2.) A dinamikus beszerzési rendszer: Kbt. 106 – 107 §.
Az ajánlatkérő a gyakran felmerülő közbeszerzései megvalósítása érdekében dinamikus közbeszerzési rendszert hozhat létre. Ezt a rendszert elektronikus folyamatként kell működtetni, amelyben az ajánlatkérő és az ajánlattevő között minden kommunikáció elektronikusan történik, és ahhoz bármely olyan gazdasági szereplő csatlakozhat, amely megfelel az ajánlatkérő által meghatározott gazdasági feltételeknek.
Az ajánlatkérő dinamikus beszerzési rendszerbe történő felvételre a meghívásos eljárás részvételi szakaszának szabályai, a beszerzés megvalósítására, a meghívásos eljárás ajánlattételi szakaszának szabályait alkalmazza a fenti §-ok figyelembevételével.
3.) Elektronikus árlejtés: Kbt. 108 §
Az ajánlatkérő, ha azt a közbeszerzési eljárást megindító felhívásban előzetesen jelezte, a nyertes ajánlattevő kiválasztása érdekében elektronikus árlejtést kezdeményezhet, amennyiben:
a) a nyílt, a meghívásos vagy a tárgyalásos eljárásban, ha a közbeszerzési dokumentumok tartalma, különösen a műszaki leírás pontosan meghatározható,
b) a 105. § (2) bekezdés b) vagy c) pontja szerinti keretmegállapodás felei közötti verseny újranyitása esetén,
c) a szerződéseknek a 106. § szerinti dinamikus beszerzési rendszer keretében való odaítélése esetén.
Az eljárást megindító felhívásban az árlejtésnek kizárólag az alábbi ajánlati elemek valamelyikén kell alapulnia:
a) kizárólag az árakon, ha az ajánlatok értékelése kizárólag az ár alapján történik;
b) az árakon, illetve az eljárásban alkalmazott más értékelési szempontokon, ha az ajánlatok értékelésére a legjobb ár-érték arányt vagy a legalacsonyabb költséget megjelenítő szempontok alapján kerül sor.
Az elektronikus árlejtés lefolytatásának részletes szabályait külön jogszabály határozza meg.
4.) Elektronikus katalógusok: Kbt. 109 §.
Az ajánlatkérő előírhatja valamely kapcsolattartási forma alkalmazását, amely azonban nem sértheti a gazdasági szereplők esélyegyenlőségét.
A kizárólag elektronikus úton történő nyilatkozattétel a központi beszerző szerv eljárásán kívül a dinamikus beszerzési rendszer, az elektronikus árlejtés alkalmazása és az elektronikus katalógus esetén követelhető meg az ajánlattevőtől.
Ha egy közbeszerzési eljárásban az ajánlatkérő kötelezővé teszi az elektronikus kommunikációs eszközök használatát, az eljárást megindító felhívásban előírhatja, hogy az ajánlatokat elektronikus katalógus formájában kell benyújtani vagy, hogy az ajánlattevőnek elektronikus katalógust kell csatolnia az ajánlatához.
Ha az ajánlatokat elektronikus katalógus formájában kell benyújtani, az ajánlatkérő köteles:
a) ezt az eljárást megindító felhívásban vagy – ha előzetes tájékoztatót alkalmaz eljárást meghirdető felhívásként – a közvetlen részvételi felhívásban közölni;
b) a közbeszerzési dokumentumokban feltüntetni a külön kormányrendelet szerinti, az elektronikus katalógus formátumával, a felhasznált elektronikus eszközökkel és a csatlakozás műszaki szabályaival és leírásával kapcsolatos valamennyi szükséges információt.