36. napirendi pont

TÁJÉKOZTATÓ

A Képviselő-testület
2013. május 2-i ülésére

Tisztelt Képviselő-testület!

 

A Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal 2013. január 1-vel kezdte meg a működését, melynek az alapításáról szóló okiratok elkészültek, a törzskönyvi nyilvántartásba bejegyzésre kerültek. Ez az időpont egybeesik azzal, hogy Gyomaendrődön az önkormányzati igazgatás a Selyem út 124. sz. alatt folyik tovább. Az év első hónapjai részben a hivatal fizikai elhelyezkedésével, részben a szervezet kialakításával teltek. Napjainkra ezek a folyamatok lezárultak, bár a személyi változások folyamatosak. Megtörtént a községi önkormányzatoktól a dolgozók átvétele, elkészültek a munkaköri leírások. A szervezet kialakítása során folyamatos egyeztetések voltak az alapító önkormányzatok polgármestereivel, illetve a dolgozókkal. Megtörtént a kötelezettség vállalással, utalványozással, pénzügyi ellenjegyzéssel, teljesítésigazolással kapcsolatos eljárási rend kialakítása.

Elvégeztük az önkormányzati számlák kezelésével kapcsolatos feladatokat, ezek pénzintézetekkel történő egyeztetése, bejelentése megtörtént. Szabályozásra kerültek az önkormányzati gazdálkodással kapcsolatos legalapvetőbb feladatok, így ezen a területen is szabályozásra került a kötelezettségvállalás, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés, teljesítésigazolás. Elkészültek az önkormányzatok 2013-as költségvetési rendeletei, a 2012-es költségvetési évről a beszámolók, illetve zárszámadási rendeletek. A községi önkormányzatoktól egy esetben kértünk be működési hozzájárulást, a jövőben a negyedéves elszámolási rendre kívánunk áttérni. A kirendeltségek, működtetésével járó költségek tételes elszámolását biztosító szakfeladati rend kialakítása megtörtént, ez biztosítja a költségek tényleges felhasználásnak megfelelő korrekt elszámolást biztosító elkülönítését.

Elkészültek a szervezeti változásnak megfelelő bélyegzők, valamint a használatbavételükről szóló okiratok.

Megtörtént a közös hivatal működését biztosító informatikai rendszerek üzembe állítása, a kistérségi informatikai háló igénybevételével. Elvégeztük a dolgozók képzését, eredményeként biztosítottá vált a POLISZ pénzügyi, a testületi működést támogató EDTR, a GovSys iktató rendszer, a szabadság nyilvántartó és az adóprogramok egységes felhasználása. Jelenleg folyik a közös személyi adat- és lakcímnyilvántatás bevezetése. A községekben is megteremtettük az elektronikus ügyintézés feltételeit, kibocsájtásra kerültek a legfontosabb elektronikus adóbevallási nyomtatványok. Kialakításra került az egységes infokommunikációs rendszer. Megtörtént az alapító önkormányzatoknál a 2012-es adóév zárása, a 2013-as adóév nyitása. Áttekintésre kerültek a községi önkormányzatok honlapjainak működtetésével kapcsolatos feladatok, biztosítottá vált az önkormányzatok működésével járó közzétételi kötelezettségek teljesítése.

Elkészült az alapítói önkormányzatok SZMSZ-nek felülvizsgálata, folyamatban van a közös hivatal SZMSZ-nek elkészítése, megtörtént a dolgozók balesetvédelmi, tűzvédelmi oktatása, kiadásra kerültek a munkavédelmi tűzvédelmi szabályzatok.

A hatósági munka egységesítése, színvonalának javítása érdekében elkészültek az egyes ügyekhez tartozó ügymenetmodellek, azok alkalmazása folyamatossá vált, kiépítésre kerültek a kontroll rendszerek, mind a hatósági, mind a gazdálkodási területen.

Kialakult a dolgozók helyettesítési rendje a kirendeltségek esetében is, heti, kétheti rendszerességgel veszünk rész a kirendeltségeken a vezetési feladatokban, testületi ülésen biztosított a jegyző, vagy aljegyző, osztályvezető jelenléte. 

Meghatározásra kerültek a közös hivatal köztisztviselőinek munkavégzésével szemben támasztott teljesítménykövetelmények.

A feladatok elvégzése, csak jelentős túlmunkavégzés mellett biztosított, melyeket úgy végeztünk el, hogy az ügyfelek kiszolgálása folyamatosan biztosított, rendszeresen ülésezetek a képviselő-testületek, a társulás, biztosítani kellett a katasztrófavédelemmel, oktatás átszervezésével, egészségügy szervezésével, költségvetés készítésével, építéshatósági munka átalakításával, a folyamatosan változó jogszabályok feldolgozásával járó feladatokat, lecsökkent létszám mellett.

A következő negyedévben megtörténik a dolgozók képzése, rendeletek felülvizsgálata, SZMSZ elfogadását követő végrehajtási feladatok, első negyedéves működési hozzájárulás elszámolása.

Tisztelettel köszönöm a feladatok végrehajtásában közreműködő köztisztviselők, polgármesterek, képviselő-testületek munkáját, türelmét!