2. napirendi pont
ELŐTERJESZTÉS
A Városfenntartó, Környezetvédelmi és Mezőgazdasági Bizottság
2014. április 14-i ülésére

Tárgy:   Összefoglaló jelentés a 2013. évben végzett belső ellenőrzésekről
Készítette:   Bencze Lajosné
Előterjesztő:   Várfi András kompenzációs listás önkormányzati képviselő
Véleményező bizottság:   Pénzügyi, Gazdasági, Turisztikai, Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottság, Városfenntartó, Környezetvédelmi és Mezőgazdasági Bizottság, Ügyrendi, Oktatási, Kulturális, Kisebbségi és Esélyegyenlőségi Bizottság

Tisztelt Képviselő-testület! 

 
1.) A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása
 
A belső ellenőrzés a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm. rend) előírásai szerint került megvalósításra polgári jogi szerződés keretében foglalkoztatott belső ellenőr által. A Korm. rend. 33. §-ban foglaltak alapján a belső ellenőr összeállította minden ellenőrzésre az ellenőrzési programot és elkészítette a javaslatokat is tartalmazó ellenőrzési jelentéseket (Korm.rend. 39. §).
 
 
1.1.) A 2013. évi ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése
 
 A 2013. évi belső ellenőrzések végrehajtására az éves ellenőrzési terv alapján került sor az alábbiak szerint:
 
a.)    Vagyongazdálkodási feladatok ellenőrzése
b.)    Építményadó ellenőrzése
c.)    A Közművelődési, Közgyűjteményi és Turisztikai Intézet átfogó ellenőrzése
d.)   A Határ Győző Városi Könyvtár átfogó ellenőrzése
e.)    Idegenforgalmi adó ellenőrzése
f.)     A 100 % Önkormányzati tulajdonban lévő Kft. gazdálkodásának vizsgálata
g.)    A Térségi Szociális Gondozási Központ élelmezési tevékenységének átfogó ellenőrzése
h.)    Közfoglalkoztatás szabályszerűségének ellenőrzése, átfogó pénzügyi ellenőrzés
i.)      Gyomaendrőd – Csárdaszállás – Hunya Kistérségi Óvoda átfogó pénzügyi ellenőrzése
 
A 2013. évi ellenőrzési tervben feltüntetett vizsgálatok 74 %-ban teljesítésre kerültek. Áthúzódó ellenőrzési vizsgálatra nem került sor, egy tervezett ellenőrzés elmaradt.
 
Az önkormányzatnál 2013. évben terven felüli, soron kívüli ellenőrzés nem volt elrendelve.
 
Az ellenőrzési tevékenységet elősegítette, hogy az ellenőrzési témákhoz szükséges dokumentációk, nyilvántartások, munkatársak rendelkezésre álltak.
 
1.2.) A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása
 
1.2./a. A belső ellenőrzés humánerőforrás–ellátottsága: az 1. számú melléklet tartalmazza a vonatkozó adatokat
 
Az Önkormányzat 2013. évben külső szakértő igénybevételével látta el a belső ellenőrzési feladatokat.
A belső ellenőr rendelkezik a feladat ellátásához a jogszabályban – Bkr.24.§ - meghatározott belső ellenőrökre vonatkozó általános és szakmai követelményekkel, szakmai gyakorlattal, valamint az Áht.70.§ (4) bekezdésében meghatározott engedéllyel a tevékenység végzésére.
 
A belső ellenőr regisztrációs száma: 5112700
 
 2013. évben a belső ellenőr az alábbi képzésen vett részt:
 
  • ÁFA és számlázási szabályok, számlázás szabályosan, Közösségen belüli ügyletek, illetve nemzetközi ügyletek 2013.,
  • Adótörvények 2013. (SZJA,TB, járulékok, Art.),
  • Számvitel 2013, változások, aktualizálások,
  • Számviteli törvény változásainak gyakorlati feldolgozása – támogatások, lízing, devizaügyletek,
  • Környezetvédelmi termékdíj szabályozás, negyedéves bevallások, nyomtatványok kitöltése,
  • Könyvviteli szolgáltatást végzők továbbképzése államháztartási szakterületen,
  • Személyi jövedelemadó 2013.,
  • ÁFA 2013.,
  • TB fedezeti rendszere 2013.,
  • Ingatlanértékesítés és ingatlan bérbeadás adózása esettanulmánnyal,
  • Szakképzési hozzájárulás új szabályai,
  • Ingatlanok számvitele, átalakulás számvitele 2013.,
  • Adózás rendjéről szóló törvény 2013., 
Az ellenőrzéshez szükséges tárgyi feltételek biztosítottak voltak, iroda az Önkormányzatnál, korszerű technikai és informatikai háttér, valamint a telephelyeken történő ellenőrzések során megfelelő helyiség lett biztosítva az ellenőrzés lefolytatásához.
 
1.2./b. A belső ellenőr szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása
 
A belső ellenőr az Önkormányzat vezetőjének közvetlen alárendelve végzi a tevékenységét, jelentéseit közvetlenül a vezetőnek küldi meg.
A belső ellenőr nem vett részt az Önkormányzatnál olyan tevékenységek ellátásában, amelyek az Önkormányzat operatív működésével kapcsolatosak.
A belső ellenőr szervezeti és funkcionális függetlensége biztosított volt.
 
1.2./c. Összeférhetetlenségi esetek
 
A belső ellenőr esetében 2013. évben összeférhetetlenség nem állt fenn.
 
1.2./d. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása
 
A belső ellenőr a munkavégzése során nem volt akadályoztatva, korlátozva.
A bizonyosságot adó tevékenységet akadályozó tényezők nem merültek fel, az ellenőrzött feladattal összefüggő valamennyi okmányt az ellenőrzés rendelkezésére bocsátották, vezetőktől, munkatársaktól szóbeli információkhoz jutott, nyilvántartásokba, iratokba, dokumentumokba betekintést kapott.
 
1.2./e. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők
 
A belső ellenőrzés végrehajtását illetően akadályozó tényezők nem merültek fel. Az ellenőrzéshez szükséges eszközellátottság, informatikai háttér, információkhoz való hozzájutás rendelkezésre állt.
 
 
1.2./f. Az ellenőrzések nyilvántartása
 
A belső ellenőr nyilvántartást (Bkr. 22. és 50) vezetett az elvégzett belső ellenőrzésekről, és gondoskodik az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről.
Az Önkormányzat a belső ellenőrzés jelentéseit papír alapú formátumban és elektronikus formátumban elkülönítetten tartja nyilván. A jelentéseket, ellenőrzési dokumentumokat, zárt helyen tartják nyilván. A belső ellenőr által megküldött jelentések iktatásra kerülnek, ezzel biztosított a visszakeresési lehetőség.
 
1.2./g. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
 
Az Önkormányzat és intézményei esetében a pénzügyi és működési kockázatok csökkentése érdekében az ellenőrzéseket a legkockázatosabb területekre kell koncentrálni. A belső ellenőrzési tevékenység során figyelembe kell venni a Minisztérium által közzétett iránymutatások, módszertani útmutatók érvényesülését.
 
 
1.3.) A tanácsadó tevékenység bemutatása
 
A 2013-as évben a belső ellenőrt külön tanácsadó tevékenységre nem kérték fel, azonban a helyszíni ellenőrzések során felmerült, aktuális problémák megoldásában a belső ellenőr közreműködött, szakmai segítséget nyújtott.
 
 
2.) A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján
 
2.1.) A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok
 
a.)    Vagyongazdálkodási feladatok ellenőrzése
 
Az Önkormányzatnál rendelkezésre álltak az ellenőrzés időpontjában a szabályzatok, melyek a vagyongazdálkodási feladatok ellátását szabályozzák.
A 14/2003. (VI.5.) KT rendeletbenszabályozták az önkormányzati vagyon elemeit, a vagyonleltárra vonatkozó szabályokat, a forgalomképtelen törzsvagyon, a korlátozottan forgalomképes vagyon, és az egyéb vagyonra vonatkozó szabályokat, az önkormányzati vagyon feletti rendelkezési jog gyakorlásának közös szabályait, az önkormányzati tulajdonú vagyontárgyakkal kapcsolatos hasznosításra vonatkozó szabályokat, a mezőgazdasági művelésű ingatlanok, a nem lakás célját szolgáló helyiség és nem lakás célú építésre szolgáló telek ingatlanok hasznosítására vonatkozó szabályokat, a közbeszerzésre vonatkozó rendelkezéseket stb.
Ezen túlmenően az SZMSZ mellékletei tartalmazzák a vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatokra vonatkozó részletes szabályokat is.
Az önkormányzat a jogszabályi előírásoknak eleget téve szabályozta, illetve alakította ki a befektetett eszközök vagyongazdálkodására vonatkozó előírásokat, rendelkezéseket. A Befektetett eszközcsoportra vonatkozó vagyongazdálkodási feladat szabályozott.
 
 A szabályzatokban foglaltak betartásának ellenőrzése érdekében vizsgálatra kerültek az állományba vételi bizonylatok, az üzembe helyezési jegyzőkönyvek, az egyedi nyilvántartó kartonok, az értékcsökkentési leírási kulcsok alkalmazása stb.
 
Az Önkormányzatnál a vagyongazdálkodás szabályozott.
A vagyonadatok egyezősége a nyilvántartások között – főkönyvi kivonat, mérleg, analitika, kataszter – fenn áll.
A befektetett eszközök esetében az eszközkartonok, az állományba vételi bizonylatok rendelkezésre álltak, azonban néhány esetben a hiányzó adatok pótlására van szükség.
A befektetett eszközök állományba vétele megfelelően dokumentált volt.
 
Javaslatok:
 
Ajegyzőkönyvbenfelsorolt gépek és járművek egyedi nyilvántartó kartonjaira rávezetni a hiányzó műszaki adatokat, melyek leltározás során nélkülözhetetlenek az eszközök azonosítása érdekében.
Az állományba vételi bizonylaton minden esetben feltüntetésre kerüljenek a műszaki azonosító adatok, az észrevételezett tételek esetében javasolva lett az adatok pótlása.
 
b.)   Építményadó ellenőrzése
 
A helyi adókról szóló 30/2011.(XI.4.) önkormányzati rendeletben szabályozásra kerültek az építményadóval kapcsolatos rendelkezések.
Az ellenőrzés alá volt tételek esetében 1 alkalommal volt az Önkormányzati rendelettől eltérő adó összeg kivetése, melyet javasoltam áttekinteni.
Az adómentesség nyújtására vonatkozóan az 1990.évi C. törvény 3.§ (2) és (3) bekezdésében szabályozottak szerint járnak el.
Az építményadó analitikus nyilvántartása megfelelő információt nyújt az adózókról, a pénzforgalmi adatokról, a tartozások összegéről, a behajtásra tett intézkedésekről.
Az adóhiány összegének csökkentése érdekében megteszik a szükséges intézkedéseket.
A nyilvántartások közötti egyezőség fennáll, a 2012. évi beszámolóhoz nyújtott adatszolgáltatás ellenőrzésem alapján hiteles adatokat tartalmaz.
 
Javaslatok:
 
Az iparűzési bevalláson nyilatkoztatni az adóalanyokat, hogy a gazdasági tevékenység végzéséhez szükséges-e épület, ha igen a válasz, akkor bérelt vagy saját. Bérlemény esetében a tulajdonos neve és címe megjelölést kérni. Ezzel a vállalkozási tevékenységet folytatók épülethasználata ellenőrizhető.
Az egy helyrajzi számhoz tartozó ingatlan esetében minden dokumentum időrendi sorrendben egy mappában tárolva kerüljön irattározásra, mely dokumentumokból egyértelműen megállapítható legyen az eredeti tulajdonos, értékesítés esetén az új tulajdonosra vonatkozó adat, bevallások, használatbavételi engedélyek, adómegállapító Határozatok, adásvételi szerződések, tulajdonlap másolatok, kijelentkezés az adó alól stb.
 
 c.)    A Közművelődési, Közgyűjteményi és Turisztikai Intézet átfogó ellenőrzése
 
A Közművelődési- Közgyűjteményi és Turisztikai Szolgáltató Intézmény működése szabályozott. Működése az Alapító okiratban foglaltaknak megfelel. Szervezeti és működési szabályzattal rendelkezik. Az intézményi gazdálkodást a „Megállapodás” szabályozza. Összességében megállapítható, hogy az intézmény működése szabályozott. A szabályozottsággal kapcsolatosan javaslattételre nem került sor.
 
A bizonylati fegyelem betartásának ellenőrzése során megállapításra került, hogy a számviteli szabályzatokban foglaltakat megfelelően alkalmazzák a - pénzkezelés, bizonylatolás, könyvelés, bizonylat megőrzés - munkavégzés során.  Az okmányfegyelem betartásának ellenőrzésével kapcsolatban javaslattételre nem került sor.
 
Az ellenőrzés áttekintette a Közművelődési – Közgyűjteményi és Szolgáltató Intézmény gazdaságos, hatékony működésének ellátásához kapcsolódó személyi létszám ellátottságát.
Az Intézmény a 2011-2012 évi létszámleépítést követően a szakmai feladatokat az alábbi létszámmal látta el 2012.12.31.-én:
  • 1 fő igazgató, munkaideje: 40 óra/hét
  • 1 fő múzeumpedagógus, munkaideje: 8 óra/nap
  • 1 fő ügyintéző-közművelődési asszisztens, munkaideje: 6 óra/nap
  • 1 fő művelődés szervező, munkaideje: 8 óra/nap (2013.02.28.-ig)
  • 1 fő fűtés kezelő – karbantartó, munkaideje: 8 óra/nap
  • 1 fő takarító, munkaideje: 8 óra/nap
 
Létszámleépítést követően megszűnt státuszok az alábbiak voltak:
  • 1 fő irodavezető, jogviszony vége: 2011.05.30. (létszámleépítés)
  • 1 fő tourinform ügyintéző, jogviszony vége: 2011.08.11. (létszámleépítés)
  • 1 fő gondnok+fűtő, jogviszony vége:2011.06.10.
  • 1 fő rendezvényszervező, jogviszony vége: 2012.03.19. (áthelyezés Egyesülethez)
  • 1 fő művelődésszervező, határozott idejű munkaviszony lejárt 2013.02.28
 Engedélyezett létszám:
2011. évre:      8 fő volt
2012. évre:      7 fő volt az intézménynél.

 

Javaslatok:

Az intézmény további gazdaságos és hatékony működésének fenntartásához az ellenőrzés javasolja felülvizsgálni az alábbi munkaköröket:

  • 1 fő fűtés kezelő – karbantartó, munkaideje: 8 óra/nap
  • 1 fő takarító, munkaideje: 8 óra/nap
 Javasolja megvizsgálni, hogy szükséges-e napi 8 órában foglalkoztatni a 2 fő munkavállalót, ki van-e használva a napi munkaidejük, van-e naponta karbantartási, javítási feladat, illetve napi 8 órában takarítási feladat.
Megvizsgálandónak tartja az ellenőrzés a részmunkaidőben történő foglalkoztatás lehetőségét, pl. 4 vagy 6 órában. A részmunkaidőben történő foglalkoztatás esetén további bér + járulék megtakarítása lehetne az intézménynek, ezáltal az önkormányzat részéről kevesebb kiegészítő támogatásra lenne szükség.

Javasolja továbbá az intézmény telephelyein a nyitva tartási idő felülvizsgálatát, figyelembe véve a látogatottság alakulását, szükséges-e hétfőtől-péntekig a nyitva tartás, vagy csak a hét bizonyos napjain. Ez energia és további személyi jellegű kiadások csökkenését vonhatná maga után.

 d.)   A Határ Győző Városi Könyvtár átfogó ellenőrzése
 
Az intézmény működése és gazdálkodása szabályozott.
Az Önkormányzat mindent megtesz annak érdekében, hogy a Határ Győző Városi Könyvtár Intézménye hatékonyan, gazdaságosan működjön, az önkormányzati kiegészítő támogatás csökkenjen. Ennek érdekében létszámleépítést hajtott végre, illetve részmunkaidőben történik a foglalkoztatás.
 
A vagyonnyilvántartással kapcsolatos tevékenység megfelelően szabályozott, az adatok egyezőek voltak.
 
A 2011. és 2012. évi beszámolóban lévő adatokat a pénzforgalmi információs táblák megfelelően alátámasztják. Az ellenőrzött időszakban finanszírozási gondja nem volt az intézménynek.
 
Az előirányzat nyilvántartások rendelkezésre álltak, minden szükséges információt tartalmaznak. A nyilvántartások egyezősége biztosított volt mindkét évben. 
 
A pályázati pénzeszközök a Támogatási Szerződésekben nevesített cél szerinti feladatokra lettek felhasználva.
 
Javaslatok: az ellenőrzés során javaslatok nem kerültek megfogalmazásra.
 
 
e.)    Idegenforgalmi adó ellenőrzése
 
A Polgármesteri Hivatal a helyi adókról szóló 1990. évi C. törvény 5. §- a alapján önkormányzati rendeletével volt jogosult az idegenforgalmi adót bevezetni a településen, tehát az adónem bevezetése jogszabályon alapult.
 
Az idegenforgalmi adó beszedéséhez kapcsolódóan rendelkezésre álltak a bevallások, az adónemhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások.
 
Adómentességet nyújtottak az 1990. évi C. törvény 31. §-a alapján, mely szerint jogos volt a mentesség nyújtása.
 
Az ellenőrzött időszakban volt adóhátralék, az adóhiány összegének csökkentése, az adótartozás beszedése érdekében megteszik a szükséges intézkedéseket.
 
 
Javaslatok: az idegenforgalmi adó ellenőrzése során javaslatok nem kerültek megfogalmazásra.
 
 
f.)     A 100 % Önkormányzati tulajdonban lévő Kft. gazdálkodásának vizsgálata
 
A Gyomaendrődi Liget Fürdő Kft működésének szabályozottsága biztosított, a működéshez szükséges határozatok, dokumentumok rendelkezésre állnak.
 
A Gyomaendrődi Liget Fürdő Kft vezetése törekszik arra, hogy a Kft-t hatékonyan, gazdaságosan működtesse. Ehhez a személyi ellátottság biztosított. Az ellenőrzés időszaka alatt a Kft által készített, 2013. évre várható eredmény kimutatásában a tulajdonostól kapott 30 millió forintos támogatás mellett pozitív adózás előtti eredményt prognosztizáltak. Az Önkormányzat 2013. évi költségvetésében megjelenő 15 millió forint Kft helyett visszafizetett hitel összege a tulajdonos önkormányzat követeléseként került kimutatásra.
 
A Kft tulajdonában lévő és az Önkormányzat részéről bérbe adott vagyon állománya együttesen segítette a Kft működési feltételeinek biztosítását.
 
A Kft működése során biztosítja a rábízott vagyon védelmét.
 
Javaslatok: A Liget Fürdő Kft. ellenőrzése során javaslattételre nem került sor.
 
 
g.)    A Térségi Szociális Gondozási Központ élelmezési tevékenységének átfogó ellenőrzése
 
Az intézmény Önköltség számítási szabályzata tartalmazza az élelmezési tevékenység önköltségének megállapítására és a költségek felosztásra vonatkozó részletes szabályokat, a kalkulációs sémát, a kalkulációs költségtényezők tartalmát, a konyhaüzem költséghelyen elszámolható kiadásokat, a költségfelosztás vetítési alapját.
A szabályzatban a költségfelosztásra vonatkozó vetítési alap: a 2013 évi tervezett élelmezési adagszám költséghelyenkénti arányában van megjelölve. A konyha kiadásainak felosztására vonatkozó arányszám azonban a tervezett nyersanyagbeszerzés arányában van meghatározva a táblázatban.
 
A Térségi Szociális Gondozási Központ rendelkezik Élelmezési szabályzattal, mely 2013. január 14. napjától érvényes.
Az Élelmezési szabályzat tartalmazza az élelmezés feladatát, ellátási rendszerét, az étkezésben résztvevők körét, az étkeztetés lebonyolítási formáit, az étrend összeállításának szempontjait. Tartalmazza továbbá a változatosság követelményeit, a naponta biztosítandó élelmiszerek, élelmiszercsoportok körét ellátási formánként, az élelmezési ellátás szervezetét és feladatköreit, az élelmezési tevékenység folyamatának szabályozását, az ételek elkészítésének, adagolásának, szállításának szabályait, az ételmaradékra vonatkozó rendelkezést, az élelmezési feladat folyamatának bizonylati rendjét, valamint 7 db mellékletet. A mellékletek tartalmazzák a nyersanyag - kiszabat útmutatóját, a változatossági mutató számítását, korcsoportok szerint meghatározva az adagolási útmutatót, a napi energiaszükségletet, az ajánlott sómennyiséget, az egyes élelmiszerekre, élelmiszercsoportokra vonatkozó előírásokat tíz élelmezési napra számítva, valamint a nyersanyag beszállítók jegyzékét.
 
Az intézmény Önköltség számítási szabályzata szerint az önköltségbe nem tartozhat bele az amortizáció. Az egy élelmezési napra jutó költség megállapítása során azonban figyelembe vették az értékcsökkentés összegét is, ennek alapján állapították meg az árat.
 
Javaslatok:
 
Javasolja az ellenőrzés a költségfelosztásra vonatkozó vetítési alap pontosítását az Önköltség számítási szabályzatban.
 
Az ellenőrzés javasolja az Élelmezési szabályzat kiegészítését a „Étkezési térítési díjak megállapítása” bekezdéssel az alábbiak szerint:
  • Étkezésben résztvevő tanulók térítési díjának meghatározása, normatív kedvezmény nyújtásának szabályai,
  • Szociális étkezésben részesülők térítési díja,
  • Vendégétkezők térítési díja,
  • Az intézménynél munkaviszonyban álló dolgozók térítési díja,
  • Étkezés térítési díjak befizetésének módja, határideje.
 
Javasolja az ellenőrzés az önköltség számítási szabályzatot módosítani, hogy az önköltség megállapítása során az alkalmazott helyi gyakorlat kerüljön szabályozásra. Az intézmény saját döntése alapján rendelkezhet arról, hogy az értékcsökkenés összegét érvényesíti-e az árban, vagy nem, a Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény tiltó rendelkezéseket nem fogalmaz meg az elszámolhatóságra vonatkozóan.
 
 
h.)   Közfoglalkoztatás szabályszerűségének ellenőrzése, átfogó pénzügyi ellenőrzés
 
A közfoglalkoztatáson belüli végzett tevékenységek az alábbiak:
- állattenyésztés,
- növénytermesztés,
- varrodai feladatok.
- stb.
Nem készültek a tevékenységekre vonatkozóan részletes belső szabályozások, melyek a beszerzéstől az értékesítésig tartalmaznak előírásokat, pl. milyen tevékenység folyik, milyen nyilvántartásokat kell vezetni, milyen bizonylatokat kell kiállítani, kinek, mi a feladata, ki a felelős, milyen határidővel, stb.
 
A közfoglalkoztatásból megvalósuló – közbeszerzési értékhatár alatti - beszerzéseket 3 db árajánlat beérkezését, kiértékelését követően bonyolították le.
 
A közmunka programon belül közbeszerzési eljárást folytattak le a mezőgazdasági munkagépek és kiegészítők (fűkasza, kisbálázó, rendsodró, kultivátor, gyűrűshenger, ágyeke, vontatott tárcsa, műtrágyaszóró, pótkocsi, árokásó, talajtömörítő simahenger stb.) beszerzésével kapcsolatosan. Az eljárást közbeszerzési szakértő közreműködésével folytatták le. A közbeszerzési eljárás lefolytatásával kapcsolatosan javaslattételre nem került sor.
 
 
 
Az ellenőrzés kiterjedt a beszerzett nagy értékű eszközök analitikus nyilvántartásának ellenőrzésére is. Az analitikus nyilvántartásból nem derül ki pontosan, hogy melyik tétel került beszerzésre a Hatósági Szerződésben biztosított támogatási összegből.
Az eszközök egy része az önkormányzati eszköz listában van felsorolva, egy része „Zöldpark Kft” eszközlistájában.
A kisértékű eszközök listája lekérhető a közmunkára, azonban az abban felsorolt tételekből, nem lehet megállapítani, hogy melyik Hatósági Szerződés terhére történt a beszerzés.
 
A Polgármesteri Hivatal tárgyi eszköz analitikus nyilvántartásában megtalálhatók a Startmunka program keretében vásárolt eszközök. A TEMPEL Kft-től 2012.08.23-i teljesítéssel beszerzett eszközöket tételesen vizsgálta az ellenőrzés a nyilvántartásban. A számlán található összes eszköz szerepel a nyilvántartásban a „Zöldpark Kft” megnevezéssel jelzett helyen tárolva, mint szerződés szerint együttműködő partnernél.
Az ellenőrzés időpontjában a folyamatban lévő beruházásokra adott előleg jogcímen van nyilvántartásba véve a ZOL-SPED 2001 Bt által 2013.05.21-én kiállított 3.060.000 Ft bruttó értékű előleg számla Betonelemgyártó gép, M-250 típusú betonkeverő gép, járdalap sablon, árokelem sablon, térkő sablon, szegélykő sablon és zsalukő sablon 50 %-os előlegről.
 
A közfoglalkoztatáson belül varrodai tevékenységet is végeznek. A varrónő elkészíti a rajzot a gyártandó termékről, majd ennek ismeretében az anyagszükségletet, melynek költségét a beszerzési számla alapján kalkulálja ki. A késztermék egységára nem tartalmaz munkaidő ráfordítást. A bizonylatolás rendje az ellenőrzés időpontjáig még nem volt kialakítva. Ennek részletes leírását a belső ellenőri jelentés tartalmazza.
 
A Téli közmunka programon belül betonelem gyártása történt, melyről megállapításra került, hogy a készletmozgásokról és a késztermékről nincs nyilvántartás.
 
A növénytermesztési műveletek során keletkezett terményekről sincs nyilvántartás, az ellenőrzés a „Szakmai beszámoló”-kból szerzett információt, hogy pl. 16 fő a gyakorló kertben 4 fóliaházban paprikát, paradicsomot, uborkát, stb. termesztett. A megtermelt zöldségek és a palánták kiosztásra kerültek a dolgozók között szociális segélyként.
 
A közfoglalkoztatáson belül juhokat vásároltak, melyek nyilvántartását a belső ellenőrzés rendben találta.
 
Javaslatok:
 
Javasolja az ellenőrzés a jelenleg működő, közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó tevékenységekre vonatkozó belső szabályozások elkészítését.
 
Árajánlat alapján történő beszerzése esetén javasolja az ellenőrzés „Árajánlat mappa” nyitását, melyben az egy – egy eszköz, szolgáltatás stb. beszerzéséhez kapcsolódóan minden dokumentum egy helyen megtalálható, melyek az alábbiak: árajánlatkérés, beérkezett árajánlatok, árajánlatokról készült kiértékelő jegyzőkönyv, szerződés (amennyiben szükséges a beszerzéshez), megrendelés, számlamásolat, üzembe helyezés, bevételezés tényét dokumentáló bizonylat stb.
 
Javasolja az ellenőrzés az eszköznyilvántartásban jelöljék meg vagy a szerződés iktatószámát, vagy a projekt számát a kiadások azonosíthatósága érdekében.
 
Javasolja az ellenőrzés, hogy a projektazonosítók is megjelenjenek az eszközök azonosítójában, hogy megállapítható legyen, mely eszköz került beszerzésre a támogatási szerződések alapján.
 
Javasolja az ellenőrzés annak megvizsgálását, hogy ezek az eszközök leszállításra kerültek-e, a végszámlát a szállító kibocsátotta-e, ezáltal az üzembe helyezés megtörténhet.
 
Javasolja az ellenőrzés a számviteli nyilvántartásokat úgy kialakítani, hogy külön lehessen tevékenységenként gyűjteni az egy – egy tevékenységhez felmerülő költséget, illetve bevételt, és biztosítani szükséges a mennyiségi nyilvántartást is a gyártásból keletkezett termékekre vonatkozóan, továbbá azok értékesítését, saját felhasználását stb. kimutatni.
 
Javaslat: olyan készletkezelő programot célszerű lenne alkalmazni, mely a beszerzés mellett a csökkenéseket is követni tudja, és ezáltal a „raktári” készlet mindenkor megállapítható lenne.
 
i.)      Gyomaendrőd – Csárdaszállás – Hunya Kistérségi Óvoda átfogó pénzügyi ellenőrzése
 
Az ellenőrzés megállapította, hogy a Gyomaendrőd-Csárdaszállás- Hunya Kistérségi Óvoda rendelkezik a működéséhez szükséges Alapító Okirattal. Működése az Alapító okiratban foglaltaknak megfelel. Az intézmény rendelkezik Szervezeti és Működési Szabályzattal, mely teljes körűen szabályozza az óvodai működéshez kapcsolódó részletes feladatokat. Javaslattételre nem került sor.
 
A Polgármesteri Hivatal és az Intézmény között létrejött megállapodások részletesen szabályozzák mindkét évre (2012. és 2013. év) a szervezetekre vonatkozó feladatokat, felelősségeket, hatásköröket, beszámolást, adatszolgáltatás rendjét, vagyon feletti rendelkezési jog gyakorlásának szabályait stb. Javaslattételre nem került sor.
 
A munkavállalók személyi anyaga külön – külön névre szóló dossziéban van rendszerezve.
A személyi anyagok tartalmazzák a munkavállalás kezdetekor kiállított személyi adatlapot, a bizonyítványok másolatát (kivéve 1 fő), erkölcsi bizonyítványt (amennyiben a munkavállaláshoz előírt) a kinevezési okiratot, kinevezés módosítása, adatmódosítást (változás esetén) bérváltozás esetén átsorolásokat.
A személyi anyagokban nem volt fellelhető a munkavállalók munkaköri leírása, csak még a régi munkáltatónál készült munkaköri leírás volt a személyi anyagban.
A munkavállaló besorolásához szükséges iskolai bizonyítványok másolata rendelkezésre állt, kivéve 1 fő esetében. A munkavállalók személyi anyaga felülvizsgálatra szorul.
 
Az intézménynél a vagyonnyilvántartással kapcsolatos tevékenység megfelelően szabályozott. Az ellenőrzés során javaslattételre nem került sor.
 
2012. évre a Hivatal elkészítette az intézményre vonatkozóan a „C” típusú elemi költségvetési beszámolót, 2013. I. félévre az A.) elemi költségvetési beszámolót. A 2013. III. negyedéves értékeléshez a pénzforgalmi kimutatások rendelkezésre álltak.
Mindkét évre vonatkozóan az előirányzatokról analitikus nyilvántartás készült a Polgármesteri Hivatal által, melyből tételesen megállapíthatók voltak a változások jogcímei és összegei. A nyilvántartás a költségvetési rendelet módosítás alapdokumentumaként funkcionál, megfelelő és informatív.
2012. évben az intézménynél az engedélyezett létszámkereten (32 fő) belül történt a munkavállalók foglalkoztatása.
2013. évre a testület jóváhagyta az engedélyezett munkavállalói létszámot 32 főben.
 
Javaslatok:

Javasolja az ellenőrzés a személyi anyagok átvizsgálását, és a hiányzó dokumentumokkal való kiegészítését.

 
2.2.)  A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése
 
A Szervezet vezetője a belső kontrollrendszer működésén keresztül biztosítja a tevékenységek szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes végrehajtását. Ezen keresztül ellenőrzi az elszámolási kötelezettségek teljesítését. Célja, hogy a belső kontrollrendszer
 
  1. megfelelő kontrollkörnyezetben működjön
  2. kidolgozásra kerüljön a kockázatkezelési rendszer
  3. kontrolltevékenységek megfelelően működjenek
  4. az információs és kommunikációs rendszer zavartalan biztosítása
  5. a nyomon követési rendszer (monitoring) végrehajtható legyen.
 
A fentiek biztosításának legfőbb eszköze a szabályzatok léte és betartása valamennyi területre kiterjedően. Továbbá a gazdálkodás területén a gazdaságosság szem előtt tartása, a vagyon megőrzése, visszaélések megakadályozása.
 
Az önkormányzatnál a pénzügyi és működési kockázatainak csökkentése érdekében az ellenőrzéseket a legkockázatosabb területekre kell koncentrálni.
 
3.)Az intézkedési tervek megvalósítása
 
A 2013. évben 9 ellenőrzés valósult meg, mely ellenőrzések közül egy esetben kellett a Belső ellenőri jelentésben feltárt hiányosságok pótlására Intézkedési tervet készíteni, mely a közfoglalkoztatási tevékenységgel kapcsolatos feladatok ellenőrzését érintette.
Az intézkedési tervben feltüntetésre került a hiányosság megállapítása, az intézkedésre való utalás, a felelős munkatárs neve, valamint a kitűzött határidő.
2013. évben a belső ellenőrzés büntető-, szabálysértési-, és kártérítési javaslattal nem élt, mivel az ellenőrzés során erre utaló gyanú nem merült fel.
 
A 2013. évi ellenőrzések során tett megállapítások segítették az Önkormányzat és az ellenőrzött intézmények vezetőit abban, hogy melyek azok a területek, amelyekre vonatkozóan újabb intézkedéseket kell tenni, vagy a működést fokozottabban figyelemmel kell kísérni, és melyek azok a területek, amelyek megfelelően működnek.
 
Békéscsaba, 2014. március 31.
 
 
                       
         Bencze Lajosné
         könyvvizsgáló, belső ellenőr
 

 

 


Döntéshozói vélemények

Pénzügyi, Gazdasági, Turisztikai, Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottság  

A Bizottság javasolja a T. Képviselő-testületnek a 2013. évi belső ellenőrzésekről készült összefoglaló jelentés elfogadását.
 
Városfenntartó, Környezetvédelmi és Mezőgazdasági Bizottság  

A Bizottság javasolja a T. Képviselő-testületnek a 2013. évi belső ellenőrzésekről készült összefoglaló jelentés elfogadását.
 
Ügyrendi, Oktatási, Kulturális, Kisebbségi és Esélyegyenlőségi Bizottság  

A Bizottság javasolja a T. Képviselő-testületnek a 2013. évi belső ellenőrzésekről készült összefoglaló jelentés elfogadását.
 
Döntési javaslat

"Összefoglaló jelentés a 2013. évben végzett belső ellenőrzésekről"

Tervezett döntéstípus: határozat
Tervezett ágazati besorolás: ÁLTALÁNOS ÜGYEK
A Városfenntartó, Környezetvédelmi és Mezőgazdasági Bizottság a javaslatról egyszerű többséggel, nyílt szavazással dönt.

A Bizottság javasolja a T. Képviselő-testületnek a 2013. évi belső ellenőrzésekről készült összefoglaló jelentés elfogadását.


Határidők, felelősök:

Határidő: azonnal

« Vissza
Vissza a főmenübe