21. napirendi pont
ELŐTERJESZTÉS
A Képviselő-testület
2011. január 27-i ülésére
2011. január 27-i ülésére
| Tárgy: | Beszámoló a "Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése Gyomaendrődön" c. projektről | |
| Készítette: | Hornok Réka, Kürtiné Erdősi Klára | |
| Előterjesztő: | Várfi András polgármester | |
| Véleményező bizottság: | Pénzügyi, Gazdasági, Turisztikai, Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottság, Ügyrendi, Oktatási, Kulturális, Kisebbségi és Esélyegyenlőségi Bizottság |
Tisztelt Képviselő-testület!
Gyomaendrőd Város Önkormányzata 2008 októberében pályázatot nyújtott be az Államreform Operatív Program pályázati felhívásai között meghirdetett ÁROP-1.A.2 kódszámú a Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztése című pályázati felhívás alapján a Gyomaendrődi Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése érdekében.
A pályázat kedvező elbírálásban részesült. Az Európai Unió támogatásával történő szervezetfejlesztés összes költsége 21 450 080 Ft, melyhez az Európai Unió az Államreform Operatív Programon keresztül 19 734 073 Ft támogatást nyújt, a fennmaradó összeget Gyomaendrőd Város Önkormányzata a 2009.-2010. évi költségvetéséből biztosította. A kivitelezés 2009.06.01-én kezdődött meg.
A megvalósítás 2010. november 30-val fejeződött be, a pályázatban megjelölt határidőnek megfelelően, jelenleg folyamatban van a projekt pénzügyi és szakmai elszámolása. Az Államreform Operatív Program keretében megvalósuló szervezetfejlesztési projektek esetében akkor tekinthető ténylegesen lezártnak egy projekt, ha az érintett szervezet belső eljárásrendjét érintő módosításról döntés születik. Jelen projekt tehát a Képviselő-testület és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló önkormányzati rendelet módosításának elfogadásával zárulhat le, hiszen a fejlesztés kapcsán bekövetkezett módosítások a szervezet belső működési szabályzatába kerültek beépítésre.
A „Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése” című projektünk két nagy részből tevődött össze: egyrészt a hivatal alkalmazottainak képzését, másrészt informatikai beruházásokat foglalt magába.
A szervezetfejlesztés célja új szervezési – működési kultúra széleskörű elterjesztése a Polgármesteri hivatalban elsősorban a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, a felügyelt intézmények felé a jó gazda hozzáállás és a költséghatékonyság elterjesztésével, megerősítésével.
Ennek érdekében, a projekt keretein belül, sor került egy szervezetfejlesztési tanulmány elkészítésére. Ez a helyzetfelmérő tanulmány nyújtott alapot a további szervezetfejlesztésre, a szükséges képzések kiválasztására.
A szervezetfejlesztési rész keretében az alábbi képzések valósultak meg:
- Szervezetfejlesztési tanácsadás- az információáramlás korszerűsítése
- Teljesítményértékelés értékelőknek, értékelteknek
- Együttműködési tréning
- Célkitűzés, célmegerősítés, döntéshozatal
- Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása
- Projektmenedzsment
- Kapcsolati menedzsment, PR
- Ügyfélkapcsolati menedzsment
- Stratégiai menedzsment
A képzések során szerzett tapasztalatokat a Hivatal alkalmazottai a mindennapi munkájuk során sikeresen alkalmazzák. A megszerzett ismeretek beépítésre kerültek a Polgármesteri Hivatal működési folyamataiba is. A képzéseken résztvevő alkalmazottak a munkaterületüknek megfelelően lettek kiválasztva az egyes tréningekre. (Pl.. a Projektmenedzsment tréningen a pályázatíró csoport, valamint az önkormányzati projektek vezetője vett részt, míg az Ügyfélkapcsolati menedzsment képzésen a Humánpolitikai, a Hatósági, a Városüzemeltetési, az Adó és Pénzügyi Osztályok illetékes, ügyfelekkel foglalkozó kollégái vettek részt).
A projekt másik nagy egységét képezte a korszerű informatikai rendszer kiépítése, amely azonban nem vált teljesen külön a szervezetfejlesztéstől, a folyamatok egymásra épültek. Az informatikai fejlesztések keretein belül: az Elektronikus Döntéstámogató Rendszer (EDTR), a Polisz 2000 Költségvetési Gazdálkodási Alapcsomag továbbfejlesztett változatának bevezetésére, a SeQuence Ügyfélhívó rendszer kiépítésére, valamint új internetes portál kialakítására került sor.
A megvalósított fejlesztések nemcsak önmagukban jelentenek fontos előrelépést, egymással is szoros kapcsolatban állnak: az Elektronikus Döntéstámogató Rendszer bevezetése nemcsak a döntési mechanizmusok fejlesztéséhez kapcsolódó informatikai fejlesztés, hiszen az új portál kialakításával, a rendszer lehetőséget teremt a nyilvánossági követelményeknek való azonnali megfelelésnek.
A projekt keretében megvalósult fejlesztések már önmagukban is jelentősek, ugyanakkor lehetőséget teremtenek további fejlesztésekre, illetve megalapozzák azokat. Ezen fejlesztések teremtették meg az alapját a Képviselő-testületi döntések elektronikus úton történő átadásának, ugyanakkor a jövőben további fejlesztési lehetőségeink nyilnak az elektronikus ügyintézésre vonatkozóan is.
A projekt megvalósításával a Polgármesteri Hivatalban az alábbi négy eljárásrend működésében történt jelentős változás:
1) A döntési mechanizmus fejlesztése
a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése, a stratégiai menedzsment erősítése
b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében
c) ügyfélszolgálati tevékenység ellátásának javítása
d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása
e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása
f) a hivatalon belüli koordinációs funkciók színvonalának növelése
g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása
h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe
i) a hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése
j) szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése
k) a projekt szemlélet megerősítése
2) A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása (az eljárás összegzéséről külön tanulmány is készült)
a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása
b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása
c) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata
d) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása
3) A partnerség erősítése
a) a szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére
b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa
c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba
4) Nyilvánosság
a) a Hivatal új portáljának létrehozása
b) interaktív felületek kialakítása
c) az e-ügyintézés első szintű előírásainak teljesítése
Ezen felülvizsgált és átalakított folyamatok a megvalósítás során a Polgármesteri Hivatal működési rendjének részeivé váltak, az alkalmazásukból adódó változtatások a Képviselő-testület és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló önkormányzati rendeletbe beépítésre kerültek. A szervezetfejlesztési projekt a fejlesztéssel érintett szervezet belső eljárásrendjének módosításáról szóló döntés meghozatalával válik befejezetté, elszámolhatóvá.
Kérjük a Tisztelt Képviselő-testületet, hogy az előterjesztést megvitatni és a „Polgármesteri hivatal szervezetfejlesztése Gyomaendrődön” ÁROP-1.A.2/A-2008-0213 sz. projektről készített beszámolót elfogadni szíveskedjen!
Döntéshozói vélemények
| Ügyrendi, Oktatási, Kulturális, Kisebbségi és Esélyegyenlőségi Bizottság |
Az Ügyrendi, Oktatási, Kulturális, Kisebbségi és Esélyegyenlőségi Bizottság az ÁROP-1.A.2/A-2008-0213 azonosító számú, „Polgármesteri hivatal szervezetfejlesztése Gyomaendrődön” című projektről készített beszámoló elfogadását és a belső eljárásrendben bevezetett változtatások jóváhagyását javasolja a Tisztelt Képviselő-testületnek. |
|
| Pénzügyi, Gazdasági, Turisztikai, Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottság |
A Pénzügyi, Gazdasági, Turisztikai, Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottság az ÁROP-1.A.2/A-2008-0213 azonosító számú, „Polgármesteri hivatal szervezetfejlesztése Gyomaendrődön” című projektről készített beszámoló elfogadását és a belső eljárásrendben bevezetett változtatások jóváhagyását javasolja a Tisztelt Képviselő-testületnek. |
|
"Beszámoló a "Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése Gyomaendrődön" c. projektről"
Tervezett döntéstípus: határozat
Tervezett ágazati besorolás: ÁLTALÁNOS ÜGYEK
A Képviselő-testület a javaslatról egyszerű többséggel, nyílt szavazással dönt.
Gyomaendrőd Város Képviselő-testülete az ÁROP-1.A.2/A-2008-0213 azonosító számú, „Polgármesteri hivatal szervezetfejlesztése Gyomaendrődön” című projektről készített beszámolót elfogadja, a belső eljárásrendben bevezetett változtatásokat jóváhagyja.
Határidők, felelősök:
Határidő: azonnal
Felelős: - AZONNALI VÉGREHAJTÁS -