18. napirendi pont
ELŐTERJESZTÉS
A Pénzügyi, Gazdasági, Turisztikai, Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottság
2010. november 16-i ülésére
2010. november 16-i ülésére
| Tárgy: | Képviselő-testületi előterjesztések elektronikus úton történő átadásának koncepciója | |
| Készítette: | Megyeri László aljegyző | |
| Előterjesztő: | Dr. Csorba Csaba jegyző | |
| Véleményező bizottság: | Városfenntartó, Környezetvédelmi és Mezőgazdasági Bizottság, Ügyrendi, Oktatási, Kulturális, Kisebbségi és Esélyegyenlőségi Bizottság, Pénzügyi, Gazdasági, Turisztikai, Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottság |
Tisztelt Képviselő-testület!
A november 4-i Képviselő-testületi ülésen Dr. Csorba Csaba jegyző úr Önök előtt kifejtette azt a polgármester úr által is szorgalmazott kezdeményezést mely szerint ez év végétől fokozatosan átállnánk a testületi vitaanyagok elektronikus úton történő továbbítására egy folyamatvezérelt rendszer bevezetésével.
Röviden a koncepció előzményéről.
Már 1992-ben az igazgatási rendszerszervezői diplomadolgozatom témájaként a képviselő-testületi működés ügyviteli kiszolgálásának és a döntések regisztrálásának informatikai fejlesztési lehetőségeit vettem számba, mivel már akkor is felmerült annak az igénye, hogy a testületi döntéshozatali folyamatot [döntés előkészítés – döntés - döntés végrehajtás – hatáselemzés, beavatkozás egy új döntéssel] hogyan lehetne a lassú, nagy emberi erőforrás igényű és nem hatékony manuális módszerről egy korszerűbb információ feldolgozási technológiára átállítani.
Ennek igénye nem egyszerűen az „úri passzióból” vagy az újdonság vezérelte kíváncsiságból eredt, hanem abból a nyomasztó körülményből, amit már a nyolcvanas(!) évek közepén egy amerikai tanulmányban leírtak: „Az USA-ban jelenleg évente 800 milliárd dollárt költenek irodai munkára. Ennek az összegnek a 75%-át bérezésre fordítják. 1990-re várhatóan megduplázódik az irodai költségek jelenlegi aránya.”
Már a kilencvenes évek elején végzett saját felmérésünk is arról tanúskodik, hogy évről évre exponenciálisan növekszik az adminisztrációs igény és ennek költsége is. 1990 óta a testületi ülések napirendjei és az ahhoz készített előterjesztések mennyisége drasztikusan növekszik.
|
Év
|
1992
|
2002
|
2010
|
|
Ülések száma
|
24
|
11
|
20
|
|
Napirendek száma
|
~90
|
~250
|
~380
|
|
Előterjesztések mennyisége (évi)
|
~1.500-2.000 oldal
|
~3.000-4.000 oldal
|
~5.000-7.000 oldal
|
|
Előállítás közvetlen költsége (évi)
|
NA
|
NA
|
700-900ezer ft
|
Az évről évre növekvő előállítási költségek mellett nem csökken a munkateher. Az amerikai tanulmányban bemutatott magas bérköltség arány miatt nincs lehetőség növelni az élőmunka ráfordítást, így azonos, vagy kisebb létszámmal kell magas színvonalú (szellemi és tárgyi) produktumot előállítani az előállításra rendelkezésre álló időkeret fokozatos csökkenése mellett. Ennek az ellentmondásnak a feloldása természetesen a korszerű információ feldolgozási technológiák bevezetésével volt megoldható a múltban és ez az egyetlen járható út ma is.
A korábban felvázolt döntéshozatali folyamatoknak tekintsük át a jelenlegi munkaszervezési állapotát.
|
Sor-szám
|
Folyamat
|
Irány
|
Feldolgozási technológia
|
Alkalmazott eszköz
|
|
1
|
Probléma felvetés
|
Bemenet
|
Vegyes
|
Szövegszerkesztő, elektronikus levelező
|
|
2
|
Döntés előkészítés (előterjesztés)
|
Belső folyamat
|
Elektronikus
|
Szövegszerkesztő, EDtR
|
|
3
|
Döntési javaslat továbbítása
|
Kimenet
|
Papíralapú
|
Nyomtató, hagyományos postázás
|
|
4
|
Döntés
|
Belső folyamat
|
Elektronikus
|
MikroVoks-EDtR
|
|
5
|
Döntés rögzítés
|
Belső folyamat
|
Elektronikus
|
MikroVoks-EDtR hangos jegyzőkönyv, szövegszerkesztő, EDtR döntéstár
|
|
6
|
Döntés közlés
(határozat kivonat, rendelet kihirdetés)
|
Kimenet
|
Elektronikus
|
Szövegszerkesztő,
önkormányzati portál
|
|
7
|
Végrehajtás
|
Belső folyamat
|
Vegyes
|
Hagyományos és elektronikus alkalmazások és eljárások sokasága
|
|
8
|
Végrehajtás rögzítése
|
Belső folyamat
|
Elektronikus
|
EDtR
|
|
9
|
Beszámolás
|
Kimenet
|
Papír alapú
|
Előterjesztés
|
|
10
|
Újabb probléma felvetés
|
Bemenet
|
Vegyes
|
Hagyományos vagy elektronikus küldemény és dokumentum
|
A fenti táblázatból is jól látszik, hogy ma már a testületi működést kiszolgáló igazgatási munka gyakorlatilag teljesen elektronizált. Két pontnál, a döntési javaslatok közlésénél (3) és a végrehajtásról szóló beszámolásnál (9) vált át papír alapúra az elektronikus információfeldolgozási folyamat.
Ebből az állapítható meg, hogy a képviselőkkel folytatott kommunikáció az pont, ahol a technológiai váltás nehézséget okoz.
A papír alapú előterjesztés előállítása:
- Lassú és nehézkes,
- Drága,
- A hibák lassan és nehézkesen korrigálhatók
- Az előkészítés szakasza fekete doboz, az előkészítők és döntéshozók közötti „párbeszéd” hiánya miatt,
- Sürgősségi, vagy rendkívüli esetekben az írásbeliség lehetetlensége, vagy döntés előtti közlése (repülő előterjesztések)
Milyen módon lehetne kiváltani a papíralapú döntés előkészítést úgy, hogy az mindenkinek komfortos és kezelhető legyen, de ne járjon túlzott költségekkel, műszaki nehézségekkel?
Ma már kézenfekvő megoldás az internet és a webes technológia. Ezzel az eljárással „bevarrható” az a rés, amely a döntéshozatali folyamatban jelenleg megtalálható. Az általunk javasolt megoldással az önkormányzati képviselők, külsős bizottsági tagok (döntéshozók) azon kívül, hogy a jövőben kizárólag elektronikusan jutnának az előterjesztésekhez, alkalmuk is lenne kétoldalú interakció kialakítására a hivatallal.
A kommunikáció és információ áramlása az interneten, mint kommunikációs közegen zajlana. Logikailag két pólust különböztetünk meg. A védett és zárt hivatali rendszert (back office) és a tűzfalon túli publikus világot (önkormányzati portálon publikált nyilvános előterjesztések és döntések)
A döntéshozók az internet segítségével, bár a tűzfalon túl, de egy védett autentikációs eljárással egy olyan privát információs teret érhetnek el, amelyet kizárólag nekik biztosítunk. Ezt az információs teret szigorú szerepköri besorolással és hozzáférési jogosultsággal lehetne csak elérni. Pl. az X bizottsági tag nem láthatja az Y bizottság zárt ülésének előterjesztéseit, a sajátját viszont igen.
Ezt az információs teret és felületet szélessávú internet kapcsolat mellett, közönséges web böngészővel lehetne elérni. A felület és annak outputjai nyílt szabványúak, így bármilyen asztali és mobil eszközzel, annak hardver és szoftver platformjától függetlenül elérhetők és kezelhetők. Így a hagyományos PC mellett szóba jöhetnek a notebook, netbook eszközök mellett az okostelefonok és egyéb kommunikációs eszközök (pl. tablet pc-k)
Milyen eszközökre, beruházási igényre van szükség?
Döntéshozóknál:
- megfelelő paraméterrel bíró, robusztus, de kedvező árú mobil eszköz (erős notebook konfiguráció optikai és kártya olvasóval, hálózati támogatás (RJ45, WiFi, BlueTooth, Infrared stb. interfészek), korszerű operációs rendszer, és irodai alkalmazáscsomag(ok) [beszerzendő]
- internet kapcsolat [akinek nincs privát előfizetése annak olcsó vezetékes vagy mobilinternet előfizetés biztosítása]
- elektronikus előterjesztéseket kezelő közgyűlési webes felület (front office) [kifejlesztendő]
Hivatalban:
- nagysebességű internet kapcsolat [már rendelkezésre áll]
- testületi üléseket előkészítő rendszer (back office) [már rendelkezésre áll]
- hálózat és internet szolgáltatás az ülésteremben (WiFi) [már rendelkezésre áll]
Hogyan működne az elektronikus előterjesztéseket kezelő közgyűlési webes felület?
(A rendszer blokkvázlatát az 1. ábra mutatja be)
A Hivatali apparátus az ülést megelőző 6. nap 16 óráig a back office rendszerben (EDtR) előkészíti az ülést. Ennek keretében letárolja a beterjesztések és a hozzájuk kapcsolódó döntés javaslatok szövegét, a mellékleteket, beállítja a hivatkozásokat. Ezt követően a belső szabályzatok és jegyzői utasítások szerint megtervezi az ülés tárgysorozatát (napirendi javaslat). PDF-be generálja a meghívót és kinyomtatja. A kinyomtatott és polgármester (bizottsági elnök) által aláírt példányt postázza, az elektronikus változatot emailben továbbítja az érintettnek. A back office szolgáltatással kipublikálja a nyilvános ülést, illetve a PDF-be generált előterjesztéseket is közzéteszi az önkormányzati honlapon.
Ez a folyamat a már meglévő és pótlólagos beruházás nélküli rendszerrel megvalósítható és már ma is működik.
Innen lépne be az új front office rendszer, amit most csak hívjunk egyszerűen elektronikus előterjesztés támogató rendszernek (EEtR). Ebben a rendszerben a kezelő személyzet elindítja a publikációs folyamatot.
A döntéshozó (képviselő, külsős bizottsági tag) a levelekből értesül arról, hogy ülés következik és annak az előterjesztései már elérhetők. Jogosultságtól függően számára nemcsak a nyílt, hanem a zárt ülés beterjesztései is rendelkezésre állnak.
1. ábra
Röviden bemutatjuk a - még nem működő, de elképzelt - EEtR fantázianevű internetes szoftver lehetséges szolgáltatásait
A döntéshozó élő internet kapcsolat mellett valamilyen web böngésző (IE, Firefox, Chrome, Opera, Safari) indításával csatlakozik a kiszolgáló szerverhez. Az autentikáció alapesetben belépő név és jelszó függő. A biztonság növelése érdekében a közönséges http protokoll helyett a titkosított https protokollal lesz elérhető. Tovább növelhető a biztonság – szükség szerint – az internetes banki rendszerekben alkalmazott biztonsági SMS kód bekérésével is.
Amikor a döntéshozó belép, akkor automatikusan üzenet kap, ha a belső üzenetküldő rendszerben értesítést kapott. Ez lehet egy kérdésre adott válasz, vagy tájékoztató arról, hogy az eredeti tárgysorozat időközben új előterjesztéssel egészült ki, módosult egy előterjesztés vagy annak döntésjavaslata, stb.
A döntéshozó az első fülön ki tudja választani a megfelelő döntéshozó testületet. A következő fülön az adott testület összes aktuálisan elérhető ülése lesz listázható.
A döntéshozó képviselők itt meg tudják nézni az üléshez tartozó előterjesztéseket.
A rendszer – technológiájából adottan – lehetővé teszi kapcsolódó információk csatolását. A hypertext adta lehetőséggel élve belinkelhetők a jogszabályok a Magyarországh.hu kormányzati portálról. Szintén belinkelhetők a képviselő-testület korábbi döntései (határozat és rendelet) illetve előterjesztései a Gyomaendrőd.hu oldalról, vagy az EEtR belső adatbázisából. Szükség szerint az előterjesztés szövegéhez csatolhatók pl. Word, Excel, PDF és egyéb digitális dokumentumok, képek, videók és hanganyagok. Műszaki korlátot pusztán az elérhető sávszélesség és a háttértároló kapacitás jelenthet.
A következő ábrák a fenti lehetőségeket demonstrálják.
Sokszor az előterjesztések írásmunkái azért terjedelmesek, mert sok bennük a jogszabályi és egyéb előzményekre történő hivatkozás. A fenti módszerrel az irományok tartalma jobban koncentrálható a lényegre és munkateher is megtakarítható a hivatkozások beépítésével. Nem kell így az információkat ismételni és halmozni.
A rendszer további szolgáltatásaként a döntéshozók, ha akarnak, írhatnak megjegyzést (feljegyzést) saját maguk számára, vagy írhatnak jegyzetet (javaslatot vagy kérdést) a készítő(k) számára (külön az előterjesztéshez és külön az egyes döntési javaslatokhoz).
A jegyzetnél megadható lenne, hogy azonnal kér rá választ, vagy ráér az ülésen is. A jegyzet írásakor email üzenet is megy annak, aki azt írta, illetve az összes beterjesztés készítőnek. Ha belép az előterjesztést készítő a rendszerbe, és írtak jegyzetet valamihez, akkor a program felugró ablakban szól, hogy van x db. olvasatlan üzenete. Egy jegyzetre jogosult választ írni a beterjesztést készítő és az előterjesztést ülésen képviselő személy is. Ez egyfajta fórumszerű felület lenne, ahol egymás után sok kérdés-válasz is lehet. Külön joggal beállítható (pl. jegyző számára), hogy megnézhesse, milyen üzenetek vannak kitől-kinek, ebből melyek lettek már elolvasva és reagálva.
A vizuális megtekintés mellett lehetne PDF dokumentumot is készíteni az ülés anyagáról. Ki lehet majd jelölni, hogy mely napirendi pontok legyenek a PDF-ben. Meg lehet adni, hogy a saját megjegyzések és feljegyzések is benne legyenek-e.
Összegezés:
Ez olyan felület lehetne, mintha egy külön weboldal lenne. A felhasználók és a jogosultságok - és természetesen az adatok is - a tűzfal mögött meghúzódó (back office) EDtR rendszerből jönnének. Mivel az adatmigráció a külvilággal a védelmi zóna mögött meghúzódó belső rendszerből kifelé irányul ezért az adatvédelem is biztosítható lenne.
Az állandó és folyamatos adatfrissítés miatt a back office rendszerben (EDtR) történt módosítások rövid időn belül a front office rendszerben (EEtR) is láthatók lesznek. Ez azt jelenti, hogy ha egy „repülő előterjesztés” az ülés napján délelőtt 10-kor kerül be a rendszerbe, akkor azt a döntéshozó már legkésőbb 10,30-kor láthatja és olvashatja. Az ülésre megérkezve a mobil és vezeték nélküli technológia támogatásával eléri a naprakész üléstervet, előterjesztéseket beleértve a saját feljegyzéseket, előzetes egyeztetéseket, kérdéseket és válaszokat. A döntéshozó rendelkezésére állnak kiegészítő információk. Korábbi döntések, előterjesztések, mellékletek, jogszabályok.
További előnyt jelent, hogy minden képviselő és bizottsági tag láthatja a másik bizottság nyilvános napirendjeinek előterjesztéseit, így ahhoz hozzá tud szólni. Ezzel érdemben is elérhető az, hogy egy előterjesztést a bizottságok párhuzamosan ne tárgyaljanak meg. A tárgysorozat ismeretében a bizottsági tagok kezdeményezhetik bizottság elnökénél a téma esetleges megtárgyalását, önálló megvitatását, segítve ezzel a bizottság elnökét a munka szervezésében.
A rendszer bevezetésével javul a képviselők információval történő ellátása, hatékonyabb lesz az ülésre a felkészülés, csökken a hivatal leterheltsége is, nem utolsó sorban hosszabb távon (2-4 év) olcsóbb és környezetkímélőbb lehet a jelenlegi rendszernél. Hosszú távon olyan előnnyel is számolhatunk még, mint a virtuális ülés (videókonferencia) és távszavazás lehetősége. Bevezetése esetén egy irányadó, egyedülálló kezdeményezés és megoldás birtokában lehetünk.
A fent felvázolt modell egy lehetséges megoldás. Ezzel – a betanulást követően - gyakorlatilag korlátlan eszközt és lehetőséget tudunk biztosítani a felkészülésre és döntéshozatalra. Egyetlen korlát marad csak: az idő. További kockázati tényezőként a nem kellő oktatásból, kezelési nehézségből eredő információhiány, műszaki meghibásodás miatti átmeneti elérhetetlenség vethető fel. Átgondolt és megtervezett oktatással, folyamatos konzultációval az ismerethiány és kezelési biztonság maximalizálható, illetve "katasztrófavédelmi" megoldásokkal a műszaki problémák is áthidalhatók.
Az elektronikus közgyűlési támogatás becsült költségvonzata (nagyvonalú, előzetes számítás)
- Notebook eszközök: 140-160ezer ft/db (bruttó).
- Internet előfizetés (szükség esetén):
o Fibernet start csomag (1/0,5 Mbps) 3ezer/hó
o Invitel Net&Go ADSL és Mobil megoldás (1,2/0,3 Mbps) 3,5ezer/hó
o Vodafone mobilnet (Internet Easy 2 GB) 3ezer/hó
o Telenor mobilnet (Internet Mini 1 Gb) 2,5ezer/hó
o T-Mobil mobilnet (RelaxNet M 3GB) 4ezer/hó
Költségszámítás:
Polgármester+11 képviselő+7 külsős bizottsági tag+jegyző = 20 db. mobil eszköz
Notebook = 20*140.000 = 2.800.000ft (bruttó)
Internet éves előfizetés (igény szerint) átlag 38.000ft/1 előfizetés
Tisztelt Képviselő-testület!
Az előterjesztést valamennyi bizottság megtárgyalta és támogatta. A vitában felmerült észrevételek és javaslatok alapján a bevezetését úgy kell végrehajtani és megszervezni, hogy a felkészülésre (tesztelésre, oktatásra, gyakorlásra stb.) kellő idő álljon rendelkezésre és a stabil működés beálltáig megfelelő vészág álljon rendelkezésre. A bevezetés javasolt folyamata és határidői.
Döntéshozói infrastruktúra beszerzése: 2010. december 31.
Kommunikációs felület (front office): 2011. március 31.
Oktatás és teszt üzem: 2011. március 16 - június 15.
Éles üzem: 2011. június 15-től
Kérem az előterjesztés megvitatását.
Döntési javaslat
"Képviselő-testületi előterjesztések elektronikus úton történő átadásának koncepciója"
Tervezett döntéstípus: határozat
Tervezett ágazati besorolás: Szervezet fejlesztés
A Pénzügyi, Gazdasági, Turisztikai, Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottság a javaslatról egyszerű többséggel, nyílt szavazással dönt.
Gyomaendrőd Város Önkormányzat Képviselő-testületének Pénzügyi, Gazdasági, Turisztikai, Ellenőrző és Közbeszerzési Bizottsága javasolja a Képviselő-testületnek, hogy a Képviselő-testületi előterjesztések elektronikus úton történő átadásának koncepcióját fogadja el és a megvalósításához szükséges forrásokat a 2010. évi költségvetésében biztosítsa.
Határidők, felelősök:
Határidő: 2010. 11. 25.
Felelős: Márjalaki József
Hivatali felelős: Megyeri László