8. napirendi pont
ELŐTERJESZTÉS
A Képviselő-testület
2011. április 26-i ülésére
2011. április 26-i ülésére
| Tárgy: | ELŐTERJESZTÉS a 2010. évi belső ellenőrzésről | |
| Készítette: | Széll Attila címzetes főjegyző | |
| Előterjesztő: | Széll Attila címzetes főjegyző |
ELŐTERJESZTÉS
a 2010. évi belső ellenőrzésről
Taksony Nagyközség Önkormányzata Polgármesteri Hivatala a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (IX.26.) sz. Korm. Rendelet 31. §-a előírásainak megfelelően elkészítette a 2010. éves ellenőrzési jelentést.
A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) sz. Korm. rendelet 31.§-a szerint az éves ellenőrzési jelentés összeállításáért a költségvetési szerv vezetője felelős.
Az éves ellenőrzési jelentés az alábbiakat tartalmazza:
1) A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatását:
a) az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelését, a tervtől való eltérések indokát, a terven felüli ellenőrzések indokoltságát,
b) az ellenőrzések minőségét, személyi és tárgyi feltételeit, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezőket (önértékelés alapján),
c) az ellenőrzések fontosabb megállapításait, következtetéseit, javaslatait,
d) az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számát,
e) a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatokat.
2) A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítását:
a) az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolót,
b) az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokat.
Kérem a Tisztelt Testületet a jelentés megtárgyalására és elfogadására.
Taksony, 2011. április
Széll Attila
Jegyző
ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS
2010.
Taksony, 2011. április
Széll Attila
Jegyző
1. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása:
a) Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtől való eltérések indoka, a terven felüli ellenőrzések indokoltsága:
Taksony Nagyközség Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalában (továbbiakban PH) a belső ellenőrzést megbízási szerződéses jogviszonyban külső könyvvizsgáló cég látja el. A munkát a PH épületében a könyvvizsgáló cég képviseletében eljáró egyéni könyvvizsgáló (továbbiakban: belső ellenőr) végezte a határozatban elfogadott 2010. évi belső ellenőrzési terv szerint.
Az év során a következőképpen alakult a vizsgálatok lefolytatása:
Ø Az előző éves ellenőrzések utóvizsgálatát végeztük.
Ø Ellenőriztük a Bölcsőde működését.
Ø Vizsgáltuk a kötelezettségvállalások rendjét.
Ø Vizsgáltuk a civil szervezeteknek nyújtott támogatások elszámolási rendjét.
Ø A költségvetési beszámoló készítésének szabályszerűségét ellenőriztük.
Ø Részt vettünk a gazdálkodás szabályozási folyamatának aktualizálásában.
Ø Áttekintettük a normatív hozzájárulások igénylésének rendjét.
A Polgármesteri Hivatal átfogó ellenőrzését a következő évre tettük, a szervezeti struktúra optimalizálását elősegítendő. A közbeszerzési eljárások vizsgálata 2011-ben folytatódik.
Az éves ellenőrzési tervben meghatározott vizsgálatok lezárultak.
b) Az ellenőrzések minősége, személyi és tárgyi feltételei, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők:
A PH 2010. január 4-én megbízási szerződést kötött az ELE-CASH Könyvelő, Könyvvizsgáló, Adószakértő Kft. néven bejegyzett könyvvizsgáló társasággal. A társaság részéről a munkát végző belső ellenőr bejegyzett könyvvizsgáló, tehát a belső ellenőrzési munka végzéséhez szükséges képesítéssel rendelkezik. A PM 18/2009. (X. 6.) rendelet szabályainak megfelelően, 5113297 regisztrációs számon a költségvetési szerveknél belső ellenőrzési tevékenység folytatásához szükséges engedéllyel is rendelkezik, és teljesítette az ÁBPE kötelező továbbképzését. A szerződés szerint a Jegyző által meghatározott munkarendben köteles a Megbízó érdekében tevékenykedni, illetve a helyszíni ellenőrzések idején a PH által biztosított helyiségben munkáját végezni. A jelentések elkészítése, és az ezzel kapcsolatos technikai munkavégzés a társaság eszközeivel, a Kft. telephelyén történik, az adatgyűjtés és az interjúk felvétele zajlik a PH területén. A tevékenységet akadályozó tényezők - a fenti munkaszervezésből következően - nem merültek fel.
.
c) Az ellenőrzések fontosabb megállapításai, következtetései, javaslatai:
o A Polgármesteri Hivatalban előző évben végzett ellenőrzések megállapításairól készített jelentésekben foglaltakat a vizsgált területek vezetői elfogadták, a helytelen gyakorlat kijavítására intézkedéseket tettek. Az intézkedési tervekben foglaltak minden esetben teljesítésre kerültek.
o A kötelezettségvállalás rendjét a kockázatbecslés szerint minden évben vizsgálni kell. Az ellenjegyzés, érvényesítés, utalványozás rendje megfelelő. A kötelezettségvállalási dokumentumok nyilvántartásának kezdő lépése nem minden esetben a folyamat indulásához kapcsolódik. Javasoltuk, hogy a kötelezettségvállalási nyilvántartásban szereplő azonosítók egyértelműen egy kötelezettségvállaláshoz rendelhetők legyenek. Amennyiben valamely belső okból azonos számon több kötelezettségvállalást kell nyilvántartani, akkor a visszakereshetőséget, ellenőrizhetőséget egy alszámmal biztosítsák.
o A Polgármesteri Hivatalnál a céljellegű támogatások odaítélésének és elszámolásának szabályszerűsége érdekében a belső ellenőrzés évente - az Áht. 13/A. § (2) bekezdésében foglaltak szerint - elvégzi a számadások tartalmi és formai felülvizsgálatát, illetve ellenőrzi a támogatások szabályszerű, célszerű felhasználását.
o A támogatások elszámolása előző éves vizsgálatunk idején még nem egységes rendszerben működött, ezért javasoltuk, hogy egy kézben összpontosuljon. Szigorúbb elszámoltatást javasoltunk, valamint annak az elvnek az alkalmazását, hogy amelyik szervezet nem számol el megfelelően, az a következő alkalommal ne kaphasson támogatást. Az ellenőrzés megállapította, hogy a támogatások elszámoltatásának gyakorlata megfelelő. Az elszámoltatást végző kolléganő kialakította a hatékony munkavégzéshez szükséges eljárásokat. Javasoltuk, hogy abban az esetben, ha nem teljes mértékben a támogatási célra fordítják az odaítélt összegeket, rendelkezzenek a visszafizetéséről.
o A költségvetési beszámoló a vonatkozó törvények szerint, a határidők betartásával készült el. A beszámoló készítését a belső ellenőrzés a munkavégzés folyamatában ellenőrizte.
o A Bölcsőde működését szabályszerűségi szempontból vizsgáltuk és megállapítottuk, hogy tevékenységét, gazdálkodását a vonatkozó törvényi előírásoknak megfelelve végzi.
o A normatívák igényléséhez áttekintettük a Német Nemzetiségi Óvoda és Általános Iskola adatszolgáltatását. A normatívák elszámolását megfelelőnek találtuk.
d) Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel.
e) A belső kontrollrendszer hatékonysága, javítása érdekében tett javaslatok:
A belső ellenőr munkája és a jól működő vezetői ellenőrzés kölcsönösen kiegészíti és erősíti az ellenőrzési munka hatékonyságát. Eredményességének növelése a kommunikáció folyamatosságával biztosítható: az ellenőrzési feladatok év közben a helyi igények felmerülésével bővülhetnek. A belső ellenőrzés tervezése folyamán a szakmai fejlődésnek megfelelően az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli a kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárások hatékonyságát.
2. A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása:
a) Az intézkedési tervek megvalósítása, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatai:
A PH vezetése folyamatosan tájékoztatást kapott és figyelemmel kísérte a belső ellenőrzés munkáját. Minden egyes vizsgálat befejezésekor az ellenőrzés megállapításai egyrészt megerősítették a Hivatal vezetését a vizsgált területek működésének helyes megítélésében, másrészt felhívták a figyelmet az esetleges hiányosságokra.
Az ellenőrzésekről szóló jelentések megállapításai hatására, a hibák kijavítására a vizsgált egységek vezetői szükség szerint intézkedési tervet dolgoztak ki. Minden esetben megfelelő volt az ellenőrzött szervezetek és az ellenőrzés viszonya, az ellenőrzöttek elfogadták az ellenőrzés megállapításait a közös cél: a színvonalasabb munkavégzés érdekében. Az intézkedési tervben előírt feladatokat minden esetben elvégezték.
Az intézmények szakmai vezetői és a Hivatal kapcsolódó szervezetei, munkatársai segítő szándékú együttműködése folyamatossá vált, a hibalehetőségek kiszűrése, lecsökkenése ezen az úton haladva megvalósítható.
b) Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok:
A megbízási szerződés könyvvizsgáló társasággal történt megkötése biztosítja a PH számára a belső ellenőrzési feladatok folyamatos ellátását. A belső ellenőrzést végző személy, a PM engedélyezési eljárásának megfelelve, rendelkezik a törvény szabta feltételekkel, jelenleg a belső ellenőrzés személyi feltételei nem igényelnek változtatást.
A belső ellenőri jelentések felhívták a PH vezetésének figyelmét a lehetséges kockázati tényezőkre a már vizsgált területeken. A Hivatal vezetése részéről tovább kívánjuk erősíteni a belső ellenőrzés és az egyes szervezeti egységek kapcsolatát abból a szempontból, hogy a megállapítások biztosítsák a helyes folyamatok mindennapos gyakorlattá válását, illetve segítsék a belső kontrollrendszer, ezen belül a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői és ellenőrzés működését.
Taksony, 2011. április
Széll Attila
Jegyző
Melléklet:
Belső ellenőrzési nyilvántartás 2010.
Döntési javaslat
"2010. évi belső ellenőrzésről"
Tervezett döntéstípus: határozat
Tervezett ágazati besorolás: pénzügyek
A Képviselő-testület a javaslatról egyszerű többséggel, nyílt szavazással dönt.
Taksony Nagyközség Önkormányzatának Képviselő-testülete a belső ellenőrzésről készült jelentést elfogadja.
Határidők, felelősök:
Határidő: azonnal