4. napirendi pont
ELŐTERJESZTÉS
Az Ügyrendi Bizottság
2016. április 27-i ülésére
2016. április 27-i ülésére
| Tárgy: | Összefoglaló jelentés a 2015. évben végzett belső ellenőrzésekről | |
| Készítette: | Bencze Lajosné | |
| Előterjesztő: | Hegedüs Roland polgármester | |
| Véleményező bizottság: |
Tisztelt Képviselő-testület!
1.) A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása
A belső ellenőrzés a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm. rend) előírásai szerint került megvalósításra polgári jogi szerződés keretében foglalkoztatott belső ellenőr által. A Korm. rend. 33. §-ban foglaltak alapján a belső ellenőr összeállította minden ellenőrzésre az ellenőrzési programot és elkészítette a javaslatokat is tartalmazó ellenőrzési jelentéseket (Korm.rend. 39. §).
1.1.) A 2015. évi ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése
A 2015. évi belső ellenőrzések végrehajtására az éves ellenőrzési terv alapján került sor az alábbiak szerint:
a.) 2014. évi költségvetésből cél jelleggel nyújtott támogatások rendeltetésszerű felhasználásának ellenőrzése Hunya Község Önkormányzatnál
b.) Hunya Községi Önkormányzatnál működő közfoglalkoztatási tevékenységgel kapcsolatos feladatok átfogó ellenőrzése.
A 2015. évi ellenőrzési tervben feltüntetett vizsgálatok 100 %-ban teljesítésre kerültek. Áthúzódó ellenőrzési vizsgálatra nem került sor.
Az Önkormányzatnál 2015. évben terven felüli, soron kívüli ellenőrzés nem volt elrendelve.
Az ellenőrzési tevékenységet elősegítette, hogy az ellenőrzési témákhoz szükséges dokumentációk, nyilvántartások, munkatársak rendelkezésre álltak.
b.) Hunya Községi Önkormányzatnál működő közfoglalkoztatási tevékenységgel kapcsolatos feladatok átfogó ellenőrzése.
A 2015. évi ellenőrzési tervben feltüntetett vizsgálatok 100 %-ban teljesítésre kerültek. Áthúzódó ellenőrzési vizsgálatra nem került sor.
Az Önkormányzatnál 2015. évben terven felüli, soron kívüli ellenőrzés nem volt elrendelve.
Az ellenőrzési tevékenységet elősegítette, hogy az ellenőrzési témákhoz szükséges dokumentációk, nyilvántartások, munkatársak rendelkezésre álltak.
1.2.) A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása
1.2./a. A belső ellenőrzés humánerőforrás–ellátottsága: biztosított volt
Az Önkormányzat 2015. évben külső szakértő igénybevételével látta el a belső ellenőrzési feladatokat.
A belső ellenőr rendelkezik a feladat ellátásához a jogszabályban – Bkr.24.§ - meghatározott belső ellenőrökre vonatkozó általános és szakmai követelményekkel, szakmai gyakorlattal, valamint az Áht.70.§ (4) bekezdésében meghatározott engedéllyel a tevékenység végzésére.
A belső ellenőr regisztrációs száma: 5112700
2015. évben a belső ellenőr az alábbi képzéseken vett részt:
1.2./a. A belső ellenőrzés humánerőforrás–ellátottsága: biztosított volt
Az Önkormányzat 2015. évben külső szakértő igénybevételével látta el a belső ellenőrzési feladatokat.
A belső ellenőr rendelkezik a feladat ellátásához a jogszabályban – Bkr.24.§ - meghatározott belső ellenőrökre vonatkozó általános és szakmai követelményekkel, szakmai gyakorlattal, valamint az Áht.70.§ (4) bekezdésében meghatározott engedéllyel a tevékenység végzésére.
A belső ellenőr regisztrációs száma: 5112700
2015. évben a belső ellenőr az alábbi képzéseken vett részt:
- Számvitel 2015. év
- Legfontosabb adójogszabályok változása, aktualizálása
- Számviteli törvény államháztartás vonatkozásai
- Számviteli törvény változásai
- Adók könyvvizsgálatának módszertani kérdései
Az ellenőrzéshez szükséges tárgyi feltételek biztosítottak voltak, iroda az Önkormányzatnál, korszerű technikai és informatikai háttér, valamint a telephelyeken történő ellenőrzések során megfelelő helyiség lett biztosítva az ellenőrzés lefolytatásához.
1.2./b. A belső ellenőr szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása
A belső ellenőr az Önkormányzat vezetőjének közvetlen alárendelve végzi a tevékenységét, jelentéseit közvetlenül a vezetőnek küldi meg.
A belső ellenőr nem vett részt az Önkormányzatnál olyan tevékenységek ellátásában, amelyek az Önkormányzat operatív működésével kapcsolatosak.
A belső ellenőr szervezeti és funkcionális függetlensége biztosított volt.
1.2./c. Összeférhetetlenségi esetek
A belső ellenőr esetében 2015. évben összeférhetetlenség nem állt fenn.
1.2./d. A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása
A belső ellenőr a munkavégzése során nem volt akadályoztatva, korlátozva.
A bizonyosságot adó tevékenységet akadályozó tényezők nem merültek fel, az ellenőrzött feladattal összefüggő valamennyi okmányt az ellenőrzés rendelkezésére bocsátották, vezetőktől, munkatársaktól szóbeli információkhoz jutott, nyilvántartásokba, iratokba, dokumentumokba betekintést kapott.
1.2./e. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők
A belső ellenőrzés végrehajtását illetően akadályozó tényezők nem merültek fel. Az ellenőrzéshez szükséges eszközellátottság, informatikai háttér, információkhoz való hozzájutás rendelkezésre állt.
1.2./f. Az ellenőrzések nyilvántartása
A belső ellenőr nyilvántartást (Bkr. 22. és 50) vezetett az elvégzett belső ellenőrzésekről, és gondoskodik az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről.
Az Önkormányzat a belső ellenőrzés jelentéseit papír alapú formátumban és elektronikus formátumban elkülönítetten tartja nyilván. A jelentéseket, ellenőrzési dokumentumokat, zárt helyen tartják nyilván. A belső ellenőr által megküldött jelentések iktatásra kerülnek, ezzel biztosított a visszakeresési lehetőség.
1.2./g. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
Az Önkormányzat és intézményei esetében a pénzügyi és működési kockázatok csökkentése érdekében az ellenőrzéseket a legkockázatosabb területekre kell koncentrálni. A belső ellenőrzési tevékenység során figyelembe kell venni a Minisztérium által közzétett iránymutatások, módszertani útmutatók érvényesülését.
1.3.) A tanácsadó tevékenység bemutatása
A 2015. évben a belső ellenőrt külön tanácsadó tevékenységre nem kérték fel, azonban a helyszíni ellenőrzések során felmerült, aktuális problémák megoldásában a belső ellenőr közreműködött, szakmai segítséget nyújtott.
2.) A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján
2.1.) A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok
a.) 2014. évi költségvetésből cél jelleggel nyújtott támogatások rendeltetésszerű felhasználásának ellenőrzése Hunya Község Önkormányzatnál
A belső ellenőrzés feladata volt a költségvetésből 2014. évben cél jelleggel nyújtott támogatások rendeltetés szerinti felhasználásának ellenőrzése. Ennek keretében került sor annak vizsgálatára, hogy a 2014. évi költségvetésben rendelkezésre álltak-e a támogatásra kifizetett pénzösszegek, van-e képviselő-testületi döntés a támogatásokról.
A 2014. évi beszámoló adatai szerint a támogatás felhasználásakor a költségvetési rendeletben meghatározott előirányzatokat nem lépték túl.
Az Önkormányzatnál nincs pályáztatási szabályzat, a támogatások odaítélése nem pályáztatással történik.
A belső ellenőrzés a számára átadott dokumentumokból azt a megállapítást tette, hogy nem minden esetben volt a támogatott szervezetek részéről támogatási kérelem benyújtása, illetve az odaítélt támogatásokkal kapcsolatban nem minden esetben készült támogatási szerződés.
A cél jelleggel nyújtott támogatásokról nem minden esetben van Képviselő-testületi döntés.
A 2014. évi költségvetésben jóváhagyott pénzösszeg nem teljes összegben került felhasználásra.
Az elszámolások nem minden esetben történtek meg, mivel nincs belső szabályozás az elszámolásra vonatkozóan.
Javaslatok:
A belső ellenőrzés feladata volt a költségvetésből 2014. évben cél jelleggel nyújtott támogatások rendeltetés szerinti felhasználásának ellenőrzése. Ennek keretében került sor annak vizsgálatára, hogy a 2014. évi költségvetésben rendelkezésre álltak-e a támogatásra kifizetett pénzösszegek, van-e képviselő-testületi döntés a támogatásokról.
A 2014. évi beszámoló adatai szerint a támogatás felhasználásakor a költségvetési rendeletben meghatározott előirányzatokat nem lépték túl.
Az Önkormányzatnál nincs pályáztatási szabályzat, a támogatások odaítélése nem pályáztatással történik.
A belső ellenőrzés a számára átadott dokumentumokból azt a megállapítást tette, hogy nem minden esetben volt a támogatott szervezetek részéről támogatási kérelem benyújtása, illetve az odaítélt támogatásokkal kapcsolatban nem minden esetben készült támogatási szerződés.
A cél jelleggel nyújtott támogatásokról nem minden esetben van Képviselő-testületi döntés.
A 2014. évi költségvetésben jóváhagyott pénzösszeg nem teljes összegben került felhasználásra.
Az elszámolások nem minden esetben történtek meg, mivel nincs belső szabályozás az elszámolásra vonatkozóan.
Javaslatok:
- A belső ellenőrzés javasolta a civil- és egyéb szervezetek benyújtott támogatási igényéről nyilvántartást felfektetni. A Képviselő-testület által jóváhagyott támogatott szervezetek esetében egy olyan analitikus nyilvántartás vezetését, melyből kitűnik mely szervezet, milyen összegű támogatásban részesült, és a kifizetés mikor történt, a kifizetés milyen módon történt (készpénz, vagy átutalás), illetve az elszámolás határidejét is javasolta felvezetni a nyilvántartásra.
- Javaslatot tett a belső ellenőrzés egy olyan ügyiratkezelésre, melyben egy mappában elhelyezve megtalálhatók az államháztartáson kívülre átadott pénzeszközökkel kapcsolatos támogatási kérelmek, a Képviselő-testület határozatainak kivonata, a támogatási szerződések vagy megállapodások, az elszámolásra benyújtott számlák fénymásolatai, illetve az elszámolások szöveges beszámolója.
b.) Hunya Községi Önkormányzatnál működő közfoglalkoztatási tevékenységgel kapcsolatos feladatok átfogó ellenőrzése.
Hunya Község Önkormányzata a közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó feladatokat Hatósági Szerződések alapján végezte.Az ellenőrzés alá vont időszak: 2014.07.01. – 2015.06.30.
Az Önkormányzat a közfoglalkoztatásba a vizsgált időszakban összesen 69 fő munkavállalót vont be a Hatósági szerződésekben feltüntetett feladatok ellátására, ezzel is enyhítve a munkanélküliek számának csökkentését.
A közfoglalkoztatási tevékenység végzéséhez a Támogatási szerződések rendelkezésre álltak.
A közfoglalkoztatáshoz nyújtott pályázati pénzeszközök a szerződésekben meghatározott célokra lettek felhasználva.
A közfoglalkoztatási tevékenységekhez kapcsolódó, ellenőrzés alá vont analitikus nyilvántartások rendelkezésre álltak.
A beszerzett eszközök a számviteli és az analitikus nyilvántartásokban rögzítésre kerültek.
A közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó személyi anyagok rendelkezésre álltak.
Javaslatok:
Hunya Község Önkormányzata a közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó feladatokat Hatósági Szerződések alapján végezte.Az ellenőrzés alá vont időszak: 2014.07.01. – 2015.06.30.
Az Önkormányzat a közfoglalkoztatásba a vizsgált időszakban összesen 69 fő munkavállalót vont be a Hatósági szerződésekben feltüntetett feladatok ellátására, ezzel is enyhítve a munkanélküliek számának csökkentését.
A közfoglalkoztatási tevékenység végzéséhez a Támogatási szerződések rendelkezésre álltak.
A közfoglalkoztatáshoz nyújtott pályázati pénzeszközök a szerződésekben meghatározott célokra lettek felhasználva.
A közfoglalkoztatási tevékenységekhez kapcsolódó, ellenőrzés alá vont analitikus nyilvántartások rendelkezésre álltak.
A beszerzett eszközök a számviteli és az analitikus nyilvántartásokban rögzítésre kerültek.
A közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó személyi anyagok rendelkezésre álltak.
Javaslatok:
- Javasolta a belső ellenőrzés a szabadságengedély tömb szabályos kitöltése esetében a munkavállaló és az engedélyező aláírásán kívül a munkahelyi vezető aláírásának elrendelését is.
Javasolta a belső ellenőrzés a Szabadság nyilvántartás első és hátlapján található oszlopok értelemszerű kitöltését.
- Javasolta a belső ellenőrzés a munka, védőruha, szerszám kiadása során az átadási jegyzék kiegészítését – visszaadott termék mennyisége, megnevezése, visszaadás dátuma, átadó, átvevő aláírása – a visszavétel adataira vonatkozóan, hogy egy lapot lehessen látni, mi lett kiadva a dolgozónak, és mivel számolt el a munkaviszony megszűnésekor.
- A mezőgazdasági földterületeken megtermelt termények „Átvételi elismervény" dokumentumon javasolta a belső ellenőrzés az átadó – átvevő aláírásának feltüntetését.
- Javasolta a belső ellenőrzés, hogy az év végi leltárfelvétel során a leltározók és a leltárellenőr aláírása, a bélyegző is megtalálható legyen a leltáríven, ezáltal a leltár hiteles dokumentummá válik.
- Javasolta a belső ellenőrzés a hiányzó dokumentumok személyi anyagba való elhelyezését.
2.2.) A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése
A Szervezet vezetője a belső kontrollrendszer működésén keresztül biztosítja a tevékenységek szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes végrehajtását. Ezen keresztül ellenőrzi az elszámolási kötelezettségek teljesítését. Célja, hogy a belső kontrollrendszer
- megfelelő kontrollkörnyezetben működjön
- kidolgozásra kerüljön a kockázatkezelési rendszer
- kontrolltevékenységek megfelelően működjenek
- az információs és kommunikációs rendszer zavartalan biztosítása
- a nyomon követési rendszer (monitoring) végrehajtható legyen.
A fentiek biztosításának legfőbb eszköze a szabályzatok léte és betartása valamennyi területre kiterjedően. Továbbá a gazdálkodás területén a gazdaságosság szem előtt tartása, a vagyon megőrzése, visszaélések megakadályozása.
Az Önkormányzatnál a pénzügyi és működési kockázatainak csökkentése érdekében az ellenőrzéseket a legkockázatosabb területekre kell koncentrálni.
3.) Az intézkedési tervek megvalósítása
A 2015. évben 2 ellenőrzés valósult meg, mely ellenőrzések közül nem kellett a Belső ellenőri jelentésben feltárt észrevételek, hiányosságok pótlására Intézkedési tervet készíteni.
2015. évben a belső ellenőrzés büntető-, szabálysértési-, és kártérítési javaslattal nem élt, mivel az ellenőrzés során erre utaló gyanú nem merült fel.
A 2015. évi ellenőrzések során tett megállapítások segítették az Önkormányzat és az ellenőrzött intézmények vezetőit abban, hogy melyek azok a területek, amelyekre vonatkozóan újabb intézkedéseket kell tenni, vagy a működést fokozottabban figyelemmel kell kísérni, és melyek azok a területek, amelyek megfelelően működnek.
Kérem a T. Képviselő-testületet, hogy az előterjesztést megvitatni és elfogadni szíveskedjen.
Kérem a T. Képviselő-testületet, hogy az előterjesztést megvitatni és elfogadni szíveskedjen.
Döntéshozói vélemények
| Ügyrendi Bizottság | A Bizottság javasolja a Tisztelt Képviselő-testületnek a belső ellenőrzési jelentés elfogadását. | |
"Jelentés elfogadása"
Tervezett döntéstípus: határozat
Tervezett ágazati besorolás: költségvetés
Az Ügyrendi Bizottság a javaslatról egyszerű többséggel, nyílt szavazással dönt.
Hunya Község Önkormányzatának Képviselő-testülete elfogadja a 2015. évi belső ellenőrzésekről készült összefoglaló jelentést.
Határidők, felelősök:
Határidő: azonnal