Hunya Község Önkormányzatának a Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal Hunyai kirendeltség 2017. évi működési kiadásait az elszámolások alapján 3.597 ezer Ft összegű önkormányzati hozzájárulással kellett kiegészíteni. Önkormányzatunk a 2017-es évben 3.596 ezer Ft összegű támogatást utalt Gyomaendrőd részére, melyből 2016. évről áthúzódó kiegészítő támogatás 656 ezer Ft, melyet a kirendeltség december hónapban jelentkezett működési kiadásaihoz kellett biztosítania.
2018. február 6-án átutalásra került a 2017. IV. negyedévre vonatkozó hozzájárulás, melynek összege 1.312.421 forint volt.

 

A belső kontroll rendszer működtetését az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 69. §-a teszi kötelezővé a költségvetési szerv vezetője részére. A belső kontroll rendszer keretében biztosítani kell, hogy a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan és hatékonyan végezzék el, az elszámolási kötelezettség teljesítésre kerüljön és az erőforrásokat megóvják a károktól és veszteségtől.

 

 

A szabálytalanságok megelőzésének egyik legfontosabb eleme, hogy a gazdálkodással foglalkozó köztisztviselők számára, hozzáférhetővé váljanak azok a normák, melyek alapján feladataikat ellátják. A Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatalon belül minden dolgozó számára egységesen biztosított a hatályos önkormányzati és nem önkormányzati normák elérése. A napi munkavégzést szabályozó belső utasítások elérhetősége szintén biztosított. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják a pénzügyi döntéseket megelőző és azt megalapozó dokumentumoknak a megfelelő előkészítését is. A képviselő-testületek döntéseinek nyilvántartása elektronikusan történik, mely lehetővé teszi a megalapozó előterjesztések megismerését és későbbi időpontokban történő visszakeresését.

 

A személyi változások miatt felülvizsgálatra került a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési jogosultság. Az önkormányzat nevében kötelezettségvállalásra a polgármester jogosult. A jegyző, aljegyző kötelezettségvállalásra vonatkozó szabályait, feltételeit a Gazdálkodási szabályzat rögzíti.

Összességében a fenti intézkedések eredményeként folyamatosan biztosított, hogy a dolgozók a gazdálkodással, valamint az egyéb munkavégzéssel kapcsolatos hatályos szabályokat és egyéb tájékoztató anyagokat megismerjék, a pénzügyi döntésekre vonatkozó dokumentumok a hatályos előírásoknak megfelelően készüljenek.

Az egységes iratkezelési szabályzat és program alkalmazása, a községi ügyirat kezelés ellenőrzése biztosítja a jogszabályoknak megfelelő iratkezelést, a dolgozók teljesítményének nyomon követését.

A szabálytalanság kialakulásának megelőzését szolgálják a közös hivatal, mint önálló gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési intézmény életében a folyamatosan, heti rendszerességgel megtartásra kerülő osztályvezetői értekezletek, ahol az elvégzendő feladatok megbeszélése mellett lehetőség nyílik a végrehajtás ellenőrzésére, valamint a hivatal gazdálkodásával kapcsolatos folyamatok értékelésére. Az osztályvezetői értekezletekről feljegyzés készül. Az osztályvezetői értekezleten megbeszélésre kerülő témakörök és az ott elhangozottakról készült összefoglalók szintén minden vezető és hivatali dolgozó számára elérhető. Az osztályvezetői értekezleten elhangzottakról az osztályvezetők osztályértekezlet keretében nyújtanak tájékoztatást a dolgozók számára, szintén heti rendszerességgel. Az osztályvezetői értekezleten elhangzottakat a községi és hivatali dolgozók is figyelemmel kísérhetik.

 

A kötelezettség vállaláshoz szervesen kapcsolódik az utalványozás, ellenjegyzés kérdése. Az ellenjegyzésre a pénzügyi osztály vezetője, illetve a települések Gazdálkodási szabályzatában meghatározott dolgozója jogosult, míg az önkormányzat működésével kapcsolatos kiadások utalványozására polgármester, a hivatal működésével kapcsolatos kötelezettség vállalás utalványozására a jegyző jogosult. Az utalványozásra váró okiratok aláírásának sorrendisége szintén a szabálytalanság megelőzésének eszköze, melynek során az utalványozásra jogosultak egymás feladat ellátására rálátnak, így azzal kapcsolatosan kérdéseket tehetnek fel, ellenőrzési jogosultságaikkal élhetnek. A közüzemi számlák érvényesítésére külső szakember, energetikus került alkalmazásra. A teljesítés igazolása, a jogosultak köre a Gazdálkodási szabályzatban került rögzítésre. A beérkező számlák szignálása az iktatói érkeztetést követően a napi postabontás során történik. Az eljárás bevezetésével lehetővé vált a pénzügyi követelést tartalmazó okiratokkal kapcsolatos teljesítés igazolás folyamatában történő ellenőrzése.

A kötelezettség vállalás naprakész nyilvántartását a POLISZ rendszer biztosítja, melynek folyamatos vezetéséért a pénzügyi osztály vezetője, illetve a kirendeltség vezetők a felelősek.

 

Az önkormányzati munkatársaknak az elmúlt évben egy új kifejezéssel, az önkormányzati ASP fogalmával kellett megismerkedniük, az önkormányzatok jelentős részénél pedig már a gyakorlati alkalmazást is meg kellett tanulni, ez a kötelezettség a Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatal dolgozói számára 2018-ban jelentkezik, hiszen a Közös Hivatalt alkotó települések 2019. január 1-jén csatlakoznak az ASP rendszerhez. Az ASP (Application Service Provider, vagyis alkalmazás-szolgáltató) modell lényege, hogy a felhasználók az interneten keresztül vehetik igénybe a távoli szolgáltató központtól a tevékenységük támogatásához szükséges szoftvereket, alkalmazásokat, amelyek segítenek a gazdálkodási, adóztatási, hagyatéki, kereskedelmi feladatok ellátásában. Az elérhető szakrendszerek: az iratkezelési, a gazdálkodási, az adó, a hagyatéki leltár, az ingatlanvagyon-kataszter, valamint az ipar és kereskedelmi szakrendszer segítségével optimalizálhatóak a települések belső működési folyamatai. Az ASP-hez való csatlakozás előnyei: központilag karbantartott programok segítségével hatékonyabbá válik az önkormányzati ügyvitel, az elektronikus ügyintézésnek köszönhetően egyre inkább háttérbe szorul a papír alapú adminisztráció, emellett a települések könnyebben tehetnek eleget az adatszolgáltatási kötelezettségüknek. Az ASP rendszer teljes körű bevezetésére 2019-ben kerül sor. Mindez jelentős többletfeladatot ró a hivatal dolgozói számára, hiszen az új rendszer használatához szükséges képzések, adatok migrálása a napi munkavégzés mellett fog jelentkezni.

 

 

A költségvetési intézmény gazdálkodása során a belső kontroll működésének biztosítani kell a hatékony gazdálkodást, az erőforrásokkal való takarékosságot is. A hivatal, mint költségvetési intézmény beszerzései, valamint a gazdasági szervezeti feladatkörébe tartozó költségvetési szervek beszerzései tekintetében a közbeszerzési eljárás vagy amennyiben a beszerzés nem tartozik a Kbt. hatálya alá, úgy a legalább három ajánlat beszerzésének szabálya (Beszerzések lebonyolításának szabályzata szerint) határozza meg az eljárási rendet a beszerzés tárgyának nettó értéke alapján. A fenti szabályok alapján történik a papír, irodai eszközök, festék és festékpatron, üzemanyag beszerzése, mobil szolgáltató kiválasztása. A villamos energia és gáz beszerzése szintén a Kbt. szabályai szerint történt meg évente, ami lehetővé teszi a legkedvezőbb árat adó szolgáltató kiválasztását.

 

 

A gazdálkodással kapcsolatos döntések végrehajtását biztosítja egyrészt a testületi döntéseket nyilvántartó rendszer, melyből a lejárt határidejű határozatok jelentéséből egyrészt a képviselő-testület, másrészt a hivatali vezetés is folyamatos információt kap. A gazdálkodással kapcsolatos döntések végrehajtása nyomon követhető a költségvetési beszámolókból, valamint a zárszámadási rendeletből. A POLISZ rendszer alkalmas a gazdálkodással kapcsolatos döntések végrehajtásának nyomon követésére is. A döntések nyomon követését biztosítják továbbá azok az eljárások és fórumok is melyek az I. pontban ismertetésre kerültek.

 

A döntések végrehajtásának ellenőrzését szolgálják: a települések honlapján megtekinthető képviselő-testületi előterjesztések, rendeletek és jegyzőkönyvek.

 

A döntések végrehajtásának ellenőrzése során nem került feltárásra olyan súlyú szabálytalanság, melynek alapján fegyelmi vagy más eljárást kellett volna kezdeményezni.

 

A beszámolóval érintett időszakban a testületi ülések száma, ideértve a bizottsági és társulási üléseket is jelentősen növekedett, ami csökkentette az előkészítésre fordítható időkeretet. Az alapos és széleskörű kockázat és hatásvizsgálat követelménye így nehezen elégíthető ki. A folyamatosan változó jogszabályi környezet, és a szűk határidők egyre nehezebb feladat elé állítják a döntés előkészítőit. Sok esetben problémát jelent a szakképzett, gyakorlattal rendelkező munkaerő hiánya is. Az elkövetkező évek nagy kihívása, hogyan hozható összhangba a dinamikus, a folyamatosan változó körülményekhez alkalmazkodni akaró döntéshozatal, a széles körű kockázatelemzésen alapuló alternatívák kidolgozásával. Az informatikai lehetőségek a problémát csak részben képesek megoldani, hatékonyabbá tenni az előkészítést.

 

A hatósági munkavégzés területén a kiadmányozási jogosultságok újra szabályozásával biztosítottá vált a többszöri ellenőrzés, a „négy szem” elvének érvényesülése. A jóváhagyási rendszer a kirendeltségek esetében elektronikus úton történik az ügymenet modell megküldését követően. A belső kontrollt segíti az ügyvédi tanácsadás igénybevételének lehetősége, melynek során az érintett szervezeti egység vezetőjével együttesen lehet az adott problémát megbeszélni.