ügyiratszám: 03/6802/2017.

Fonyód Város Önkormányzat  

2018. évi belső ellenőrzési terve

Tisztelt Képviselő-testület!

A belső ellenőrzés tervezésének bemutatása

Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 61. §-a szerint az államháztartási kontrollok célja az államháztartás pénzeszközeivel és a nemzeti vagyonnal történő szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás biztosítása. Az államháztartás belső kontrollrendszere a költségvetési szervek belső kontrollrendszere keretében valósul meg, beleértve a belső ellenőrzést is. A belső kontrollrendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembe vételével és egyben köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.

A 2013. január 1-jén hatályba lépett Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 119-§-a rendelkezik –többek között- a helyi önkormányzat belső ellenőrzési rendszere működésének főbb szabályairól, megjelölve az általa elérni kívánt fontosabb célokat is. A helyi önkormányzat belső ellenőrzése keretében gondoskodni kell a felügyelt költségvetési szervek ellenőrzéséről is. Az utóbbi ellenőrzési forma a tulajdonosi funkcióval összefüggő átfogó vagy általános ellenőrzésként valósul meg.

A helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségű szervek feladat és hatásköreiről szóló 1991. évi XX. Törvény 140. § (1) bekezdésének e) pontja a jegyző gazdálkodási feladat- és hatáskörébe sorolja az önkormányzat által alapított és fenntartott  költségvetési szervek pénzügyi-gazdasági ellenőrzését.

A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 29.§ (1) bekezdése minden költségvetési szerv részére kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves ellenőrzési terv készítését íta elő.

A helyi önkormányzatokról szóló 2011. évi CLXXXIX. Tv. 119. 0(5) bekezdése szerint a helyi önkormányzatra vonatkozó éves belső ellenőrzési tervet a Képviselő-testület az előző év december 31-éig hagyja jóvá.

I. Az éves ellenőrzési terv összeállítása

Fonyód Város Önkormányzat 2018. évi éves belső ellenőrzési terve összeállítása során a belső ellenőrzés figyelembe vette a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendeletet (Bkr.), és a Fonyódi Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Kézikönyvének előírásait, a Nemzetközi és a Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáit (IIA Normák) és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok 5000-es Tervezési standardjait, valamint a Nemzetgazdasági Minisztérium a 2018. évi, az éves ellenőrzési terv elkészítéséhez kiadott módszertani útmutatójának szempontjait.

 A terv a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon és a rendelkezésre álló erőforrásokon alapul.

a) Az ellenőrzési terv elkészítése során felhasznált kimutatások, elemzések, egyéb dokumentumok

A 2018. évi belső ellenőrzési terv Fonyód város Önkormányzat felülvizsgált belső ellenőrzésének a 2016. – 2019. évi stratégiai tervén és megbeszéléseken, interjúkon az aljegyzőtől és az egyes szervezetek vezetőitől összegyűjtött célok, mint szervezeti stratégiai célkitűzések szolgálnak alapul.

A 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről (továbbiakban: Bkr.) 22.§ (1) b) pontja szerinti stratégiai ellenőrzési terv ismeretében az éves ellenőrzési terv elkészítéséhez, interjú keretében felmérésre kerültek a kockázati tényezők és a kockázatosnak ítélt folyamatok.

Meghatározásra kerültek azok a folyamatok, amelyekre a belső ellenőrzésnek fókuszálni kell.

A kockázatelemzés során értékelésre kerültek az egyes folyamatokhoz tartozó egyedi kockázatok és megtörtént összesítésük, majd a belső ellenőrzés feladatainak kiválasztására.

Figyelembe vette a belső ellenőrzés a korábbi évek belső ellenőrzései során szerzett tapasztalatokat, az ellenőrzési jelentésekből összegyűjtött megállapításokat, javaslatokat, illetve azokra vonatkozó intézkedéseket.   

Nagyon fontos kockázati tényező a kontrollkörnyezet (pl. a jogszabályok) változásaira való reagálás.

A kockázatos folyamatok meghatározása tekintetében az állandó folyamatok közül a kontrolltevékenységek és az intézményi működés kapott nagyobb súlyt.

Az éves ellenőrzési terv tartalmazza

- az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatást,

- a tervezett ellenőrzések tárgyát

- az ellenőrzések célját

- az ellenőrizendő időszakot

- a rendelkezésre álló és a szükséges ellenőrzési kapacitás meghatározását

- az ellenőrzések típusát

- az ellenőrzések tervezett ütemezését

- az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését

- az egyéb tevékenységeket.

A külső szolgáltatói feladatellátás miatt a soron kívüli ellenőrzések és a kötelező szakmai képzések szakértői nap szükséglete nem kerülhet tervezésre.

Az éves ellenőrzési tervet megalapozó kockázatelemzés

Fonyód Város Önkormányzat 2018. évi Belső Ellenőrzési terve kockázatelemzésen alapul, melyet a belső ellenőrzési vezető számára a Magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok 5300 számú irányelve alapján a Bkr. 29 § (1) bekezdése rendel el kötelezettségként.

A kockázatelemzési tevékenységet az előző évek tapasztalataira építve permanensen végezte a 2017 évben. A korábban azonosított kockázatok hatásának értékelésében és a tárgyidőszakban feltárt kockázati kritériumok minősítésében folyamatosan közreműködtek a Fonyódi Polgármesteri Hivatal illetékes szakemberei és az intézmények vezetői.

Fonyód Város Önkormányzat költségvetési szerveinek 2018. évi belső ellenőrzési terve folyamat alapú kockázatelemzésen alapszik.

A folyamatok feltérképezése a kockázati tényező meghatározása és elemzése, illetve a végeredmény kialakítása a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben rögzített modell szerint történt, a működési és a gazdálkodási folyamatokban feltárt és azonosított kockázati tényezők rangsorának kialakítása. A folyamatok kockázati rangsora alapján meghatározásra kerültek azok a fő témakörök, amelyek potenciális veszélyforrást jelentenek az önkormányzati gazdálkodás vagy egyes ellátandó területek működtetése szempontjából.

A megjelölt kockázati tényezők mindenképpen további analízist és válaszlépéseket igényelnek. Az egyes kritériumokhoz hozzárendelte a belső ellenőr azokat a szervezeteket vagy szervezeti egységeket ahol a kockázati tényezők bekövetkezési valószínűségének gyakorisága illetőleg lehetséges negatív hatásuk a legnagyobb veszélyt jelenti. Az elemzések szintézise alapján a következő fő folyamatokban vizsgálta meg az ellenőrzés a kockázati tényezők szerepét, jelentőségét, súlyát és kezelésük alternatíváit.

·       Szakmai feladatellátás

·       Szabályozás

·       Jogi feladatok

·       Minőségmenedzsment

·       Koordinációs folyamatok

·       Kommunikáció

·       Külső szervezetekkel aló együttműködés

·       Tervezés, költségvetés készítés

·       Irányítás, belső kontroll

·       Humánerőforrás gazdálkodás

·       Gazdálkodási, pénzkezelési folyamatok

·       Számviteli folyamatok

·       Üzemeltetés

·       Fenntartás, karbantartás

·       Iratkezelés

·       Adatkezelés, adatvédelem

·       Informatikai támogató folyamatok

A prioritások meghatározása a főbb célkitűzésekből került levezetésre az interjú (fókuszmegbeszélés) során.

Prioritások:

Ø     A külső és belső kockázatok csökkentése a szabályozottsággal és szabályszerűséggel.

Ø     Vagyongazdálkodás.

Ø     Az önkormányzati feladatok átrendeződése,
- a pénzkezelés és a könyvvezetés szabályszerűsége,
- belső kontrollok működése, ellenőrzési nyomvonalak

Ø      munkaköri leírások

Ø      Közérdekű adatok megjelenítése

Ø      Az irányított/felügyelt szervek ellenőrzése

Az ellenőrzési terv a korábbi évek belső ellenőrzéseinek tapasztalatait és a jelentésekben foglaltakat figyelembe vette.

A magas kockázatú folyamatokból az ellenőri kapacitás (ellenőrzésre fordítandó forrás) függvényében, csak a legnagyobb szabályszerűségi és rendszer jellegű kockázattal azonosított területek és folyamatok ellenőrzése került tervezésre.

„A belső ellenőrzés kiemelt feladata elemezni, vizsgálni és értékelni a belső kontrollrendszerek kiépítésének működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelést, valamint működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét” (idézet: Bkr. 21.§ (2) a) pont),

amely az ellenőrzés korszerű szemléletű elvégzését jelenti a Fonyódi kulturális Intézmények esetében.

A kockázati tényezők összesített rangsorában is első helyen szerepel a jogszabályi változások intézményekre és a hivatal szervezeti egységeire gyakorolt hatása. Ezen külső kockázati kritériumok kompenzálására szolgáló kockázati reakciók kidolgozását kívánja segíteni a belső ellenőr a végrehajtandó belső ellenőrzések tapasztalatainak felhasználásával.

A fő folyamatokhoz rendelt kockázati tényezőket a Fonyódi Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Kézikönyvben rögzített két kritérium a bekövetkezés valószínűsége és a szervezetre gyakorolt hatásának összevont értékelése alapján került kialakításra.

A 2018. évi ellenőrzésre javasolt területek és folyamatok az alábbiak:

Ø     Fonyódi Kulturális Intézmények 2017. évi gazdálkodása

Ø     Közterület használat engedélyeztetésének, bérleti díjak megállapításának folyamata Fonyód Város Önkormányzata és a Fonyódi Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft –nél.

Ø     Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések Fonyód Város Önkormányzat által alapított Intézményeknél.

Ø     Ellenőrzési nyomvonalak, munkaköri leírások vizsgálata a Fonyódi Polgármesteri Hivatal vonatkozásában.

Ø     Közérdekű adatok nyilvánosságra hozatalának ellenőrzése.

A javasolt belső ellenőrzési tervben meghatározott ellenőrzési feladatok átfogják az önkormányzati gazdálkodás kiemelt területeit.

A fentiek figyelembevételével elkészített 2018. évi ellenőrzési tervet az 1.számú melléklet (ütemterv), valamint a 2. számú melléklet (kockázatelemzés) alapján  terjesztem, Tisztelt Képviselő-testület elé.

Kockázatelemzési kritériummátrix

A kockázati szempontokhoz 1-től 5-ig terjedő kockázati mérőszám rendelése történt a súlyosságnak megfelelően ("1" a legalacsonyabb, "5" a legsúlyosabb). A kockázatok előfordulásának valószínűsége 1-től 5-ig került meghatározásra ("1"- „2” alacsony, "3" –„4” közepes, "5" magas).

Kockázati pontok= Súlyok mérőszám X a kockázat előfordulásának valószínűsége.
Elérhető minimum pont: 23
Elérhető maximum pont: 115
Alacsonynak minősíthető a kockázat 50 pontig.
Közepesnek minősíthető a kockázat 100 pontig.
Magasnak minősíthető a kockázat 100 pont fölött.

Fonyód Város Önkormányzat feladatait ellátó szervezetek

A) Fonyódi Óvoda és Bölcsőde

B) Fonyódi Kulturális Intézmények

C) Fonyódi Polgármesteri Hivatal

D) Fonyódi Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft.

E) Fonyódi Média Nonprofit Közhasznú Kft.

F) Egészségügyi Ellátást Szervező és Működtető Nonprofit Kiemelkedően Közhasznú Kft.

G) Fonyód Konyha Kiemelkedően Közhasznú Kft.

H)Fonyód-Balatonfenyves Alapszolgáltatási Központ

Az éves ellenőrzési terv összeállításakor a belső ellenőrzés a kockázatelemzés során nagyobb figyelmet fordított az előző ellenőrzés óta eltelt időszakra, az előző vizsgálatkor észlelt hibákra, a hiányosságok számára, az előző pénzügyi ellenőrzés óta a gazdasági területen bekövetkezett személyi változásokra, valamint az intézmények vezetésében bekövetkezett személyi változásokra, az intézmény összetettségére, feladatbővülésére.

Az önkormányzat és általa fenntartott intézményeknél a 2018. évi ellenőrzések programjainak összeállításakor az operatív gazdálkodási feladatok ellátása mellett, elsősorban a folyamatleírásokra, a szabályzatokkal való lefedettségre, a belső kontrollrendszer megfelelő kiépítésére vonatkozó tanácsadásra  helyezte a hangsúlyt a belső ellenőrzés, tekintettel a az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban Áht.), valamint az államháztartás törvény végrehajtásáról szóló törvény végrehajtásáról rendelkező 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban Ávr.) előírásaira.    

A belső ellenőrzés fontos feladata a potenciális hibák megelőzése érdekében, hogy a megjelenő új, illetve jelentős mértékben módosuló jogszabályok értelmezéséhez egységes végrehajtásához segítséget nyújtson, együttműködve az ellenőrzött költségvetési, illetve egyéb szervezettel.

A fentiekből következően, a belső ellenőrzés a törvényeknek megfelelő szabályzatok, a működés érdekében saját hatáskörben kiadott utasítások, eljárásrendek, folyamatleírások meglétének, kidolgozottságának, a folyamatok működésének rendszerszemléletű elemzésével, értékelésével is fog foglalkozni a 2018. évben, a stratégiai tervezésnek megfelelően.   

A tervezett ellenőrzések tárgya

A kiemelt kockázati prioritás miatt az ellenőrzés tárgyaként jelenítette meg az ellenőrzés a belső kontrollrendszer, ezen belül a kapcsolódó ellenőrzési nyomvonalak és kapcsolódó szabályzatok, munkaköri leírások vizsgálatát , a Fonyódi Polgármesteri Hivatalban.

Mindez rendszerellenőrzést jelent, a terv szerint, 1 ellenőrzéssel.

Az Önkormányzat Stratégiai Belső Ellenőrzési Tervével alátámasztva folytatódik az elmúlt évekhez hasonló gyakorlat, amely az önkormányzat által alapított intézmény működtetésének és gazdálkodásának szervezettségét és az önkormányzatoktól kapott támogatások felhasználását jelöli meg a vizsgálatok tárgyául.

A klasszikus hagyományoknak megfelelően az ellenőrzések tárgya 2018. évben is a gazdálkodással összefüggő beszámoló, jelentések, költségvetések és az ezekhez kapcsolódó pénzügyi-számviteli bizonylatok szabályszerűségének, összefüggésének vizsgálata, egy-egy konkrét területen. (beszerzések, közterület használat).

Ebben az esetben rendszer és pénzügyi ellenőrzésre kerül sor, Fonyód Város Önkormányzatánál és Intézményeinél. - 5 ellenőrzés

A tervezett ellenőrzések célja és módszerei

Az ellenőr a 2018. évi belső ellenőrzési tervben négy rendszerellenőrzés végrehajtását prognosztizálja. A rendszerellenőrzések célja a vizsgált területek  komplex belső kontrollrendszerének és az ehhez kapcsolódó alrendszereknek a felülvizsgálata a szabályozottság és a működés szempontjából egyaránt. A rendszerellenőrzéseken belül azt a kiemelt célt kívánja megvalósítani, hogy megállapítsa, milyen színvonalon érvényesültek azok a funkciók, amelyeket az Áht. 69 § (1) bekezdése meghatározott a kockázatok kezelése és a tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében a teljes folyamatrendszerrel szemben.

Az előző célrendszer keretében vizsgálja az alábbi követelmények érvényesülését.

Ø     A működés és a gazdálkodás során hogyan valósult meg a tevékenységek gazdaságos, hatékony és eredményes végrehajtása.

Ø     A vizsgált területek és szervezetek milyen színvonalon teljesítették elszámolási kötelezettségeiket.

Ø     Hogyan érvényesült az a funkció, hogy az erőforrásokat megvédjék a veszteségektől, a károktól és a nem rendeltetésszerű használattól.

Továbbá megállapítani, hogy az önkormányzatoktól kapott pénzeszközök felhasználása mennyiben felelt meg a hatályos jogszabályoknak. Fontos szempont a pénzügyi ellenőrzések lebonyolításánál a költséghatékonyság vizsgálata, az elvárások teljesítésének számszaki meghatározása és annak megállapítására, hogy a vizsgált szervezet törekedett-e feladatainak a lehető legkisebb erőforrás bevonásával történő megoldására.

A szabályszerűségi ellenőrzés evidenciális célja, a hatályos jogszabályokhoz, illetőleg a belső eljárásrendekhez való igazodás szintjének értékelése és a korábban megállapított színvonallal történő összehasonlítása.

A belső ellenőrzés, 2018-ban, kiemelten kezeli, a Fonyódi Polgármesteri Hivatal, és az intézmények általi igényeknek megfelelően, a tanácsadói tevékenységet. Ugyanakkor, 2018. év I. negyedévében felülvizsgálja  Fonyód Város Önkormányzata és költségvetési intézményeire kiterjedő Belső Ellenőrzési Kézikönyvet..

A belső ellenőrzés, nevesitetten a belső ellenőrzési vezető kötelező feladata a kockázat elemzéssel alátámasztott stratégiai ellenőrzési terv elkészítése, amelyre 2018. év IV. negyed évében kerül sor. Az éves belső ellenőrzési terv, az ellenőrzések nyomon követésére és az éves ellenőrzési beszámoló elkészítésére 12 munkanap került tervezésre.

A felmért kockázatok elkerülésére és elviselhető mértékre való mérséklésére a tanácsadások is szolgálhatnak, amelyek elsősorban a szabályozottság, az ellenőrzések során szerzett tapasztalatok, és rendszerismeretek oktatásában jelenhetnének meg,

A külső szolgáltatói feladatellátás miatt a soron kívüli ellenőrzések és a kötelező szakmai képzések szakértői nap szükséglete sem kerülhet tervezésre.

A jogszabályokban előírt belső ellenőrzési tevékenység ellátásához a tárgyi feltételek biztosítottak.

A belső ellenőrzés külső szolgáltatással kerül ellátásra, összesen 62 munka (szakértő) nap felhasználással.

A belső ellenőr rendelkezik

-        az előírt szakirányú (közgazdasági) felsőfokú iskolai végzettséggel-,

-        az államháztartásért felelős miniszter engedélyével - a belső ellenőri tevékenység végzésére,

-        rendszer-teljesítmény-, államháztartási számvitel-, közbeszerzések-, uniós támogatások belső ellenőrzésére vonatkozó hatósági vizsgával,

-        A belső ellenőrzési vezető szármára előírt jogszabályi előírásoknak megfelel.

II. Az önkormányzatok stratégiájához való viszony

A 2018. évi ellenőrzési terv az önkormányzat stratégiai céljaival és költségvetési koncepciójával összhangban áll.

III. Előzmények

A 2018. évi ellenőrzési terv javaslatok a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. Törvény, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 31. § alapján kerültek beterjesztésre, Fonyód Város Önkormányzata Képviselő-testülete elé.   

IV. Várható szakmai hatások

A belső kontrollok működtetésének egységes, önkormányzati szintű vizsgálatai hozzájárul ahhoz, hogy a szervezet tevékenysége során fokozottan érvényesülhessenek a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség Ávr.-ben is előírt követelményei. Így teljesíti azokat a követelményeket, amelyek a pénzügyi ellenőrzési rendszer EU- konform átalakítását, hatékony és átlátható működését célozzák.  

Fonyód, 2017. október 22.

                                                                                         Kahó Ildikó sk.

                                                                               belső ellenőrzési vezető

Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szüksége kapacitás megállapítása